onze archieven

Iedere zakenman weet dat, als zijn boekhouding niet in orde is, het hem geld kost. Bij die boekhouding behoort onvermijdelijk een hoeveelheid kwitanties, brieven enz. die een bepaald aantal jaren bewaard moeten worden om de zaak goed te doen lopen. Grotere zaken hebben daarvoor een speciale afdeling die de te bewaren stukken ordent zodat ze met weinig moeite te voorschijn gehaald kunnen worden als het nodig is. Wie op zo’n afdeling werkt, weet dat het humeur van de „baas” er niet op vooruit gaat als een of ander stuk dat hij stante pede moet hebben en dus op dat moment uiterst belangrijk is, onvindbaar blijkt te zijn! Daarom zal een goede zaak ook zorgen dat het archief van de zaak prima in orde is. Anders kost het geld. En een zakenman zou geen zakenman zijn, als dat argument geen gewicht in de schaal zou leggen!

Misschien zou dat argument ook voor een kerkeraad betekenis hebben en een aansporing zijn om toch vooral te zorgen dat het archief goed in orde is, als dit argument inderdaad van kracht was wanneer het gaat om de kerkelijke archieven. ’t Zal echter zelden voorkomen dat een archivale wanorde in financieel opzicht een kerk duur komt te staan. Of er een archief is, of dat archief al dan niet in orde is, de kerkekas merkt er in de regel niet veel van. Soms is misschien verwaarlozing nog zelfs voordeliger dan het in orde brengen én houden van een archief — althans financieel — want het laatste kost immers een paar centen en het eerste niets. Hoogstens wordt een uitzondering gemaakt voor koopacten, kwitanties, rekeningen enz. Want dat zijn immers „zakelijke” stukken. Voor de rest — de stukken van de scriba dus — interesseert het in doorsnee niemand wat er mee gebeurt.

Natuurlijk er zijn lofwaardige uitzonderingen. Er zijn gelukkig kerken die een behoorlijk archief hebben, ook al brengt het geen of weing financieel voordeel en kost de inrichting iets. Maar wie voor de een of andere zaak wel eens in het „praalgraf der archieven” moest duiken weet ook, dat deze ontstellend vaak „leeg” blijken te zijn. De „praalgraven” van de farao’s werden leeg geplunderd omdat hun inhoud zo kostbaar was; de hier bedoelde konden niet geplunderd worden, eenvoudig omdat er nooit iets geweest was! De bekende Afscheidings-historicus, dr. G. Keizer, vertelt ergens dat hem de plaats werd gewezen waar een belangrijk archief uit de tijd van de Afscheiding begraven was omdat men eindelijk eens van de „rommel” die her en der was gesleept, af wilde zijn! Dan is het altijd nog beter — wat schrijver dezes overkwam — dat Notulenboe-ken enz. na lang speuren te voorschijn komen uit een ijzeren bak op zolder die in de „turftijd” gebruikt was om de voorraad turf bij het fornuis te bewaren! Er is dan tenminste nog iets bewaard gebleven! Hoewel, in het onderhavige geval bleek toch dat het belangrijkste Notulenboek spoorloos verdwenen was. Toch is het van ontzaglijke betekenis dat het kerkelijke archief in orde is. Dat geldt niet alleen van classes en synoden, maar ook van de plaatselijke kerken. Art. 45 van onze Kerkorde stelt niet voor niets: Iedere kerk heeft behoorlijk zorg te dragen voor haar achief. De redactie van dit artikel moge vroeger iets anders geluid hebben (de „roepende” kerk moest zorgen dat de acta van de voorgaande vergadering ter tafel waren), het besef dat er een goed ingericht en goed bewaard archief moest zijn, was vroeger terdege aanwezig. Dat blijkt bijv. uit een besluit van de particuliere synode van Zuid-Holland die in 1593 te Brielle vergaderde. In feite worden in dit besluit alle elementen genoemd die ook nu nog belangrijk zijn. Daarom worde het hier geciteerd: „Alsoot hoochnoodich is niet alleen voor de tegenwoordige tydt maer oock voor onsen nacomelingen, dat memorie gehouden werde van tgene by de synoden en de haren gedeputeerden gedaen wordt, mitsgaders van alle remonstrantiën ende requesten, den h. Staten gepre-senteert, ende oock d’ordonnantien, van hare E.E. vercregen, ende andere stucken den gemeenen kercken aengaende, soo sullen de gedeputeerde des synode alle voorgaende ende tegenwoordige schriften ende stucken, den gemeenen kercken van Suydthollandt toebehoorende,byeenversamelen ende daervan behoorlyck ende ordentlyck register gemaeckt hebbende, deselve in een coffer sluyten, twelck in bewaringe der predicanten in sGravenhage gestelt sal worden, ende sal hebben twee verscheyden sloten, waervan d’een slotel bewaert sal worden bij de voorsz. predicanten ende d’ander by een van de gedeputeerde, buyten den Hage residerende. Ende en sullen daeruyt niemandt eenige stucken gelangt worden dan midts gevende hiervan recepisse van syn handt, opdat alsoo de voorsz. schriften niet verstroydt noch vervreemdet werden.”

Weliswaar heeft dit Brielse besluit betrekking op de particuliere synode, maar mutatis mutandis geldt het ook voor classes en kerkeraden. Voor heel het kerkelijke bestand is het van belang dat „memorie gehouden” wordt van de handelingen die verricht zijn, en van de stukken die gepasseerd zijn. Dit belang raakt niet alleen het heden maar ook het nageslacht. Het is zelfs overbodig de vraag te stellen volgens een bekende „Kamper ui” wat het nageslacht voor het heden heeft gedaan!

In de eerste plaats komt dan aan de orde de vraag wat er bewaard moet worden. Natuurlijk kan geantwoord worden: alles wat op de gemeente betrekking heeft, nl. wat op schrift staat. Notulenboeken moeten dan allereerst genoemd worden. Vervolgens komen de lidmaten- en doopledenboeken of de desbetreffende kaartsystemen en alle stukken die daarop betrekking hebben, als attestaties van binnengekomen leden en de afschriften ervan voor vertrokken leden, overlijdensberichten enz. Verder de financiële bescheiden als eigendomsbewijzen, koopakten, assurantiepolissen enz. Voorts de acta van classes, particuliere en generale synoden met eventuele rapporten en circulaires die door deputaatschappen dezer kerkelijke vergaderingen zijn toegezonden (helaas worden de acta van classes en particuliere synoden in vele gevallen niet vermenigvuldigd, zodat deze dus in de meeste archieven van de plaatselijke kerken ontbreken; nu de vermenigvuldiging en de toezending van deze acta aan alle kerken die ressorteren onder de betrokken classis resp. particuliere synode, tegenwoordig zonder veel financieel bezwaar mogelijk is, dient zeker ernstig overwogen te worden dit de doen). Tenslotte behoort de ingekomen correspondentie alsmede afschrift van uitgegane brieven (en circulaires aan de leden der gemeente) in het archief opgenomen te worden. Uiteraard zal hier een schifting moeten plaats vinden. Niet elke brief is even belangrijk en dus waard bewaard te blijven. Steunaanvragen bijv. die praktisch op elk agendum van een kerkeraadsvergadering prijken, kunnen in de meeste gevallen na afhandeling vernietigd worden. Maar elke scriba bedenke dat hij in dezen niet naar eigen willekeur mag handelen. Geen brief aan de kerkeraad gericht is zijn privé eigendom waarover hij zelf mag beslissen. Dit betreft zowel de beantwoording als de bewaring. Het verdient aanbeveling dat de kerkeraad voor het al of niet bewaren een algemene regel stelt. In geval van twijfel kan het oordeel van de kerkeraad gevraagd worden. Over ’t algemeen kan men beter iets te veel dan te weinig bewaren!

Een tweede zaak die bovengenoemd Briels besluit aan de orde stelt, is de vraag hoe het archief geadministreerd moet worden: er moet een „behoorlyck ende or-dentlyck register” gemaakt worden. Natuurlijk is het al te mooi dat de stukken in het archief opgeborgen zijn. Maar als de administratie van het archief gebrekkig is of zelfs helemaal ontbreekt, dan is het vooral bij een reeds jarenlang bestaand archief praktisch ondoenlijk een bepaald stuk te voorschijn te brengen. Een „behoorlyck ende ordentlyck register” waarin alle stukken ingeschreven staan met verwijzing naar de vindplaats, is onmisbaar. Dit kan niet genoeg benadrukt worden. Natuurlijk kan een kaartsysteem ook — misschien zelfs beter — dienst doen. Men heeft dan ten allen tijde een vlotte zgn. „ingang” tot de archivalia en bovendien het bewijs dat het stuk in het archief is opgenomen. Het zou het bestek van dit artikel te buiten gaan hier een beschrijving te geven van de verschillende systemen die hier mogelijk zijn. De archivaris van de generale synode (br. W. v. d. Kamp — Govert Bidloostraat 107, ’s-Gravenhage) is graag bereid in dezen van advies te dienen. Het verdient natuurlijk aanbeveling de regels die men bij het ordenen en bewaren volgt, schriftelijk vast te leggen, zodat een eventuele opvolger zich gemakkelijk kan oriënteren.

De derde aangelegenheid die ter sprake moet komen, is die van de plaats waar het archief bewaard moet worden. De praktijk is vaak dat het archief berust ten huize van de scriba. Zodra deze aftreedt en een nieuwe scriba de zaak moet overnemen, verhuist dus het archief. „Verhuizing kost bedstroo” zei men vroeger. Al gaat er dan tegenwoordig geen bedstroo meer verloren, achiefstukken dreigen me’ elke verhuizing wel verloren te gaan! Dat behoeft niet opzettelijk te geschieden — hoewel de praktijk uitwijst dat er ook wel eens opzettelijk stukken verdonkeremaand worden! Maar de nieuwe functionaris kan onmogelijk controleren in de meeste gevallen of alle stukken overgedragen zijn. Wat dat betreft heeft een penningmeester van de kerkeraad het gemakkelijker, daar geen overdracht geschiedt zonder controle. In 1593 besefte men reeds dat er één plaats moest zijn voor de bewaring van het archief. Daar moest het archief in een dubbelgesloten „coffer” bewaard worden. Natuurlijk kan een „coffer” of kist nog dienst doen. Maar in deze tijd zijn er andere mogelijkheden. In elk kerkgebouw moest eigenlijk een brand- en vochtvrije kluis zijn voor de berging van het archief! (Kunnen de deputaten voor kerkbouwaangelegenheden in deze richting geen suggesties doen zodra ze ergens met kerkbouw te maken krijgen?) Zolang een dergelijke kluis niet mogelijk is, kan men ook met een brandkast volstaan, maar deze zal spoedig te klein blijken. De meeste waardevolle stukken kunnen daarin (of in een safe-loket bij een bank) worden ondergebracht, terwijl dan de rest (voorlopig) in een stalen archiefkast wordt opgeborgen, bij voorkeur in zgn. archiefdozen die het mogelijk maken compact en stofvrij op te bergen, uiteraard met gebruikmaking van het gekozen systeem van inschrijving en inventarisatie. Ideaal blijft een brandvrije qluis!

Tenslotte: wie moet eht archief beheren? Brielle stelde twee personen aansprakelijk, elk met een aparte sleutel. Het verdient aanbeveling naast de scriba een archivaris te benoemen die beide aansprakelijk zijn voor de goede verzorging van het archief. Wordt een archivaris benoemd die geen kerkeraadslid is, dan geschiedt zo’n benoeming ui’eraard volgens belijnde instructie, waarin geheimhouding van alle zaken die hem door zijn arbeid ter kennis komen, een eerste vereiste is. Is de betrokkene lid van de kerkeraad dan kan hij reeds ter vergadering aantekening houden van de stukken die hij t.z.t. in het archief kan verwachten. Natuurlijk is een goede, desnoods welomschreven samenwerking tussen scriba en archivaris van het grootste belang. Of er dan „twee verscheyden sloten” moeten zijn, waarvan ieder één „slotel” hanteert, is een vraag die het verantwoordelijkheidsbesef van deze beiden èn van de betrokken kerkeraad raakt! Sinds jaar en dag wordt in het Reglement voor de kerkvisitatie ook gevraagd naar het archief. Afgedacht van het feit dat de daarin genoemde generaal-synodale deputaat voor de archieven reeds sinds 1950 niet meer in functie was en zijn richtlijnen over ’t algemeen niet bekend waren (de synode van 1931 stelde voor de eerste maal deze zaak aan de orde) worden de betrokken vragen in het Reglement doorgaans meer goedmoedig dan conscientieus beantwoord. Meestal gelooft men het wel en de kerkvisitatoren geloven het ook wel. Zal de kerkvisitatie op dit punt zin hebben, dan zal een kerkeraad regelmatig controle moeten oefenen of inderdaad het archief „behoorlijk ingericht” is, of het „geregeld bijgehouden en op een veilige plaats” bewaard wordt. En zij die in opdracht van de kerkeraad deze controle oefenen, zullen in elk geval vóór de kerkvisitatie verslag van hun controle moeten uitbrengen, zodat de kerkeraad met een eerlijk geweten de betreffende vragen kan beantwoorden.

Moge dit artikeltje meewerken om opnieuw het belang van een goed verzorgd archief onder de aandacht der broeders te brengen. De kerkeraad is geen directie van een „zaak”, maar de zaak van de kerk is het waard dat ook het archief in orde is!

A.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen