+ Meer informatie

Iets over kerkelijk beheer en administratie

9 minuten leestijd

Ons kerkelijk leven in breder en smaller verband heeft ook een stoffelijke zijde. Het is een goede gedachte, dunkt mij, van de redactie ook daaraan in dit blad aandacht te schenken.

Men onderschatte de materiële kant van ons kerkelijk leven niet. Zij is veelal een graadmeter voor de geestelijke welstand onder ons. De Schrift zegt ons op vele plaatsen, dat ons geloof met de werken gepaard zal gaan, anders is het geen geloof, geen waarachtige verbondenheid aan de Here en Zijn dienst. Daar waar dat wel wordt gevonden zal de liefde werkzaam zijn, daar zal de bereidheid gevonden worden tot het offer om des Heren wil. Welk offer dat zal zijn is niet in zijn algemeenheid aan te geven, het hangt van persoonlijke en plaatselijke omstandigheden af, het kan van geestelijke aard zijn of in het materiële vlak liggen, n.l. het afstaan van een deel van hetgeen God ons aan geld en goed schonk voor Zijn dienst.

Ik wil mij tot dit laatste beperken. Ook zonder dat onze bijdragen van financiële aard aan ons kerkelijke leven de grens van het offer naderen wordt trouw gevraagd, trouw in het afstaan van onze gaven tot instandhouding van de dienst der barmhartigheid en de eredienst. Tot dit laatste terrein reken ik dan ook de bijdragen, welke van ons worden gevraagd voor de algemene kerkelijke behoeften.

Ook op dit terrein dient alles met orde te geschieden, zowel plaatselijk als landelijk.

Welke eisen dienen plaatselijk aan de financiële administratie van kerk en diakonie te worden gesteld?

Vanzelfsprekend behoren deze administraties gescheiden te zijn, d.w.z. er dient een afzonderlijke vastlegging te zijn van de ontvangsten en uitgaven van de kerk en van de diakonie.

De kerkelijke boekhouding betreft alle zaken de eredienst rakende, zoals traktement, verdere salariskosten, sociale lasten, onderhoud gebouwen, verzekering. schoonhouden, verwarming, verlichting, rente, aflossing etc. Daartegenover staan dan de ontvangsten aan collecten, vrijwillige bijdragen, giften, erflatingen.

Het verdient aanbeveling ook de tevoren gefixeerde bijdragen aan de algemene kassen in de begroting onder de geraamde lasten op te nemen en daartegenover de ontvangsten te ramen uit de collecten, waardoor men deze uitgaven (Emiritikas, Hogeschool) wil dekken. De overige uitgaven voor algemene kerkelijke doeleinden laten zich moeilijk tevoren begroten omdat, voorzover geen streefbedragen zijn vastgesteld, de grootte der af te dragen bijdragen niet bekend is. Deze is afhankelijk van de opbrengst der collecten, welke worden „doorbetaald”, zodat in de staat van baten en lasten aan het einde van het jaar het totale bedrag van de ontvangsten en uitgaven voor deze doeleinden gelijk moet zijn.

Daar waar de verplichtingen bekend zijn, voor de Hogeschool b.v. f 1,— per lid en dooplid per jaar, rame men in ontvangst en uitgaaf het verschuldigde bedrag. De kerkeraad kan er dan op toezien, dat deze begrotingsposten in ontvangsten worden gehaald resp. kan gemakkelijk worden vastgesteld hoever dit geraamde bedrag is overschreden (eventueel — wat ook gebeurt — hoever men er beneden blijft).

De afzonderlijke financiële administratie van de diakonie betreft de ontvangsten en uitgaven, welke de dienst der barmhartigheid raken.

In onze kerken bestaan de ontvangsten vrijwel steeds uitsluitend uit collecten en giften (w.o. erflatingen), de uitgaven betreffen de bedragen waarmede Christus als de barmhartige Hogepriester door de ambtelijke dienst voor de Zijnen, die dit nodig hebben, op stoffelijk gebied zorgt.

Een apart punt is hier de vraag in hoever de diakonale administratie voor de kerkeraad, al of niet smal of breed, toegankelijk is. De praktijk is ten deze verschillend. Soms gaat de geheimhouding omtrent het werk van de broeders diakenen zover dat de ouderlingen geen kennis dragen van de namen van de broeders en zusters, die diakonale hulp ontvangen, noch van de daarmede per geval gemoeide bedragen. Dit laatste, de grootte van de uitgereikte bedragen, acht ik niet zo’n belangrijk gemis voor de ouderlingen, de predikant inbegrepen. Wèl echter acht ik het onjuist indien de ouderlingen niet geïnformeerd zijn omtrent de personen, met wie de diakonie contact onderhoudt, evenals het onjuist is indien de diakenen in het algemeen en soms ook van geval tot geval onbekend zijn met de geestelijke noden, waarop predikant en ouderling stuiten. Indien men deze beide takken van de ambtelijke dienst teveel van elkander isoleert, is dat tot beider schade.

In het vorenstaande heb ik reeds gesproken over de plaatselijke begroting en de jaarlijkse staat van baten en lasten. Beide steunen op de boekhouding.

De verhoudingsgewijs betrekkelijk geringe omvang van ons plaatselijke kerkelijke leven maakt het veelal mogelijk met een eenvoudige administratie te volstaan. Een kas-giro- (eventueel een bank-kas-giro-) boek met wat kolommen voor de verschillende specificaties is veelal voldoende.

Wel is het van betekenis dat met tussentijdse overzichten wordt gewerkt, opdat de kerkeraad b.v. per kwartaal de ontwikkeling van de financiële situatie kan bezien. Daarbij ga men uit van de begroting en plaatse men naast het begrote bedrag per post het in het eerste kwartaal, het tweede en derde kwartaal uitgegeven bedrag. Men voorkomt hierdoor verrassingen, als regel teleurstellingen, aan het einde van het jaar en maakt op deze wijze tijdig beraad omtrent tussentijds te treffen maatregelen mogelijk.

Tot zover over de administratie. Uiteraard is dit onderwerp hiermede niet uitgeput, doch verdere detailbeschrijvingen zou mij wat te ver voeren, gezien het doel van dit artikel.

Nu dan het beheer. Men versta wel, dat dit iets geheel anders is dan de administratie. Wij kennen penningmeesters die administreren en beheren. Toch zijn het twee wel verwante maar afzonderlijke begrippen. Het beheer houdt n.l. de beschikkingsbevoegdheid in, de administratie is het middel om de beheersdaden te registreren. Het beheer behoort principiëel tot de taak van de kerkeraad als zodanig (resp. van de diakonie voor haar deel), de administratie, althans van de financiën van de eredienst, kan men gevoeglijk aan een daartoe deskundige broeder of zuster der gemeente opdragen.

Waar nodig kan de kerkeraad zich in zijn beherende taak doen bijstaan door een Commissie van beheer, maar hij doet van deze taak geen afstand. Een Commissie van beheer worde nooit een zelfstandigheid, naast de kerkeraad, met een eigen verantwoordingsplicht jegens de gemeente. Indien zij wordt ingesteld heeft zij geen andere taak dan het vervullen van hulpdienst aan de kerkeraad, die goed doet één uit zijn midden te belasten met het eigenlijke beheer.

De kerkeraad is immers tot op zekere hoogte verantwoording verschuldigd aan de gemeente, zij kan zich daarvan niet ontdoen en naar de Commissie van beheer verwijzen.

Ideaal lijkt mij scheiding van beheer en administratie. Niet de administrateur telle de collecte-opbrengst, hij kan daarbij natuurlijk wel behulpzaam zijn, doch de verantwoordelijkheid voor de vaststelling van de grootte der te administreren bedragen beruste bij de kerkeraad (diens penningmeester of wie ander daartoe is gedelegeerd). Dit geldt ook b.v. voor de te ontvangen vaste vrijwillige bijdragen. De administrateur ontvange van de kerkeraad opgaaf van de te ontvangen bedragen. Hetzelfde beginsel handhave men ook t.a.v. de betalingen. De tekeningsbevoegdheid behoort in beginsel niet bij de administrateur, maar bij de daartoe door de kerkeraad gedelegeerde te berusten.

Ik weet wel, dat de praktijk ten onzent in de meeste gevallen een andere is.

Het voorenstaande geldt dan ook alleen in die gevallen, waarin men de boekhouding „uitbesteedt”. Men vergete echter niet dat dit het belangrijke voordeel kan hebben van een deskundige administratie en van continuïteit bij periodieke aftreding in de kerkeraad.

Tot slot wil ik nog even ingaan op de verhouding kerkeraad en gemeente in verband met het financiële beheer. Ik meen dat op dit terrein wel eens misverstanden bestaan. De kerkeraad is n.l. in ons kerkelijk bestel geen vertegenwoordigend lichaam, zoals b.v. in het staatkundig bestel de Tweede Kamer het volk vertegenwoordigt.

Daarom is de jaarlijkse begroting niet aan de goedkeuring van de gemeente onderworpen, noch behoeft de staat van baten en lasten, die de financiële uitkomsten over een afgelopen jaar aangeeft, door de „vergadering van manslidmaten” te worden vastgesteld.

De kerkeraad doe wel verantwoording van zijn beleid, handele in belangrijke zaken ook niet buiten de gemeente om, maar deze verantwoording draagt het karakter van een informatie. De kerkeraad hoort de gemeente, verstrekke haar alle gewenste inlichtingen, doch besluite daarna zelfstandig en naar eigen inzicht.

Dit betekent ook, dat in de verhouding gemeente-kerkeraad geen controleelement ligt opgesloten. De kerkeraad doe de administratie na afloop van een boekjaar op haar juistheid controleren en late vaststellen of de staat van lasten en baten een juiste weergave is van het gevoerde financiële beleid. Verder dan deze administratieve juistheid kan de controle niet gaan, zij raakt dus niet de doelmatigheid van de verantwoorde uitgaven. Om dit met behulp van een voorbeeld te illustreren: gesteld dat de kerkeraad besloot per 1 januari 1964 het traktement van de predikant en het salaris van de koster met 10 % te verhogen. Hiervan is aan de gemeente mededeling gedaan. Na afloop van het jaar heeft de controle (door wie ook verricht) er niets mee te maken of deze verhoging doelmatig was of niet, zij heeft er alleen op te letten of de administratieve verantwoording juist is geschied.

Wie moet controleren? In ieder geval een deskundige, d.w.z. iemand die genoegzaam boekhoudkundig geschoold is en over voldoende zelfstandigheid en eigen oordeel beschikt om een rapport over het gevoerde beheer uit te brengen dat de kerkeraad in staat stelt zijn gedelegeerde (penningmeester) te dechargeren. Niet de gemeente-vergadering dechargeert derhalve, doch de kerkeraad. Deze kan aan de gemeente mededelen, dat de controle is verricht en dat op grond daarvan decharge is verleend. Dit kan het beste geschieden door ondertekening van de staat van baten en lasten door de penningmeester èn door degene(n) die met de controle was of waren belast.

Vaak komt het voor, dat de kerkeraad twee broeders uit zijn midden benoemt „om de boeken van de penningmeester na te zien”. Ik sta daar op grond van allerlei ervaringen wat sceptisch tegenover. Laat elke kerkeraad voor deze controletaak omzien naar een administratief deskundige. Indien men deze niet onder eigen kerkeraadsleden vindt drage men de controle op aan een comptabel geschoold man, misschien zelfs een accountant, al is dit laatste, gezien de veelal bescheiden omvang der administratie, indien dit werk gehonoreerd moet geschieden, mogelijk wat prohibitief. In elk geval zoeke men, als men buiten de kring van de kerkeraadsleden gaat, zoals reeds gezegd, naar een deskundige met een onafhankelijk oordeel.

Mijn artikel is reeds te lang geworden. Ik eindig met te verwijzen naar het opschrift: het is slechts iets over dit onderwerp, mogelijk echter geeft reeds dit enige stof tot gesprek en onderling beraad.

Bussum.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.