In goede orde

In het door onze Generale Synode op voorstel van het deputaatschap Kerkrecht in 2005 aanvaarde reglement ”kerkvisitatie” zijn enkele vragen ingevoegd die met dit onderwerp verband houden. Bezinning op het punt van het binnen kerkenraden werken met geautomatiseerde gegevensbestanden blijft een belangrijke aangelegenheid. Van tijd tot tijd bereiken ook ons deputaatschap Kerkrecht vragen over dit soort zaken.

Protocol mailverkeer
Binnen de kerkenraad van onze Thoolse gemeente is op dit punt goed werk verricht. Er is een zorgvuldig document samengesteld. Dit document is ons deputaatschap Kerkrecht ter kennis gebracht. Het deputaatschap heeft er met belangstelling kennis van genomen en vindt het een goede gedachte dat ook andere kerkenraden van dit document gebruik zouden kunnen maken. De Thoolse kerkenraad en de auteur kunnen van harte met deze gedachte instemmen. Zo geven we bredere bekendheid aan dit document via dit schrijven in De Saambinder. Nu zullen verschillende kerkenraden zelf een soortgelijk document hebben opgesteld. Dat is uiteraard de verantwoordelijkheid en de autonomie van iedere kerkenraad. En niemand hoeft gebruik te maken van genoemd stuk. Maar ook al heeft een kerkenraad reeds een document dan zou kennisneming van dit document eventueel een goede gedachte kunnen zijn. En uiteraard vooral voor kerkenraden die nog geen document hebben, kan dit een welkome handreiking bieden. Wij zijn de Thoolse samensteller en de Thoolse kerkenraad erkentelijk voor dit werk en het ter beschikking stellen ervan voor het bredere geheel van ons kerkelijk leven. Er komen in dit document allerlei onderwerpen systematisch aan de orde. Het gaat over het gebruik van computerbestanden, over het maken van back ups, over het verwijderen van gegevens, het vergrendelen van een computer, over het gebruik van e-mail, over het beantwoorden of doorsturen en het verwijderen van e-mails, over verdachte e-mails. Er is ook aandacht voor het gebruik van papieren stukken, en daarbij voor het bewaren en afvoeren van documenten. Ingegaan wordt op beëindiging van het ambt en het opruimen van een computer. Er wordt geschreven over beveiliging en over verantwoordelijkheden. Zelfs is er aandacht voor het tere onderwerp: hoe te handelen bij overlijden. Met betrekking tot het laatste wordt bijvoorbeeld een praktische suggestie gedaan. Om te voorkomen dat beveiligde gegevens (door de ambtsdrager met een wachtwoord beveiligd) na diens overlijden voor niemand meer toegankelijk zijn, is het de overweging waard om alle kerkenraadsleden te vragen hun wachtwoord voor hun computer, gebruikersnaam en/of kerkenraadgegevens in een envelop te doen, deze dicht te plakken en in de kluis van de kerk te bewaren. De envelop mag alleen geopend worden bij overlijden van de betreffende ambtsdrager. Zo komen er vele praktische en nuttige zaken naar voren.

Zorgvuldigheid vereist
Vanzelf is hier en daar merkbaar dat is uitgegaan van de situatie in Tholen. Het is immers ook een Thools document. Zo wordt er bijvoorbeeld voor gekozen om agenda en notulen op papier te distribueren. Er zijn gemeenten die deze zaken toch via email verzenden met een wachtwoord op de documenten. Deze werkwijze wordt wel genoemd, maar niet zo zeer uitgewerkt. Een kerkenraad die deze stukken wel (beveiligd) via email verzendt, zal dit verder moeten doordenken, of doordacht hebben, en dit in het eigen document zo kunnen verwoorden. Want juist hier zijn zorgvuldigheid en voorzichtigheid uiterst belangrijk. Ook is goed op te merken dat er blijvend gerede aandacht moet zijn voor vertrouwelijke gegevens. Zo zijn er kerkenraden die naast de zakelijke notulen ook vertrouwelijke notulen hanteren. Deze worden niet gedistribueerd maar op de vergadering voorgelezen. Hierin worden ook namen genoemd van personen, wat dus niet gebeurd in de algemene. Beveiliging van alle vertrouwelijke gegevens moet steeds onze gerede aandacht hebben, ook als notulen op papier worden verspreid. Soms komt het voor dat in de agenda of notulen van een meerdere vergadering personen (soms ook bij appelzaken of dergelijke) met name worden genoemd. Weliswaar is niet bij iedere appelzaak sprake van censuur, zodat soms namen vermeld (zouden) mogen worden. Toch is het goed zorgvuldigheid hieromtrent nog eens nadrukkelijk onder de aandacht te brengen. In veel gevallen is het beter om dergelijke zaken te anonimiseren in algemene stukken en namen alleen in vertrouwelijke stukken te verwerken. Via deze mededeling in De Saambinder wordt melding gemaakt van het bestaan van dit stuk. Kerkenraden kunnen dit desgewenst via ons Kerkelijk Bureau in Woerden verkrijgen. Het telefoonnummer is 0348-489900 en het e-mailadres kbgg@cbgg.nl We hopen dat dit document zo een dienstbare plaats mag vervullen onder ons.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen