+ Meer informatie

DE VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN KERKELIJKE VERGADERINGEN VOOR DE ARCHIEVEN

11 minuten leestijd

In artikel 45 van onze Kerkorde is bepaald, dat iedere kerkelijke vergadering als bedoeld in artikel 29 op behoorlijke wijze moet zorgdragen voor haar archief. Hierbij heeft iedere meerdere vergadering het toezicht op haar mindere.

De in dit artikel genoemde verantwoordelijkheden zijn dus:

- het op behoorlijke wijze zorgdragen voor het archief;

- het houden van toezicht door een meerdere vergadering.

Het op behoorlijke wijze zorgdragen

Wat moeten we daaronder verstaan?

Behoorlijke zorg wil zeggen: de bestuurlijke verantwoordelijkheid. Het is dus een beleidsaangelegenheid. In een voorgaand artikel (A.C. nr. 2/86) is er reeds op gewezen waaruit die zorg bestaat. Ook in de Toelichting op de Regeling voor het beheer van de archiefbescheiden van een kerkelijke vergadering wordt dit begrip nader verklaard. Allereerst wordt daar genoemd: de verantwoordelijkheid van een kerkelijke vergadering om de onder haar berustende archiefbescheiden in goede staat te bewaren. Dit betekent ten minste, dat de archiefbescheiden zodanig moeten worden bewaard dat ze ongeschonden blijven, niet onder het stof geraken, tegen vochtwering blijven gevrijwaard, niet brandgevaarlijk zijn opgelegd of op andere wijze kunnen worden aangetast. Een kerkelijke vergadering moet dus ervoor zorgen, dat met haar archiefbescheiden zorgvuldig wordt omgegaan en dat deze bescheiden op zijn minst in een brandveilige en stofvrije ruimte of kast onder goede klimatologische omstandigheden worden opgelegd. Verder wordt onder die verantwoordelijkheid genoemd: het in geordende staat bewaren van de archiefbescheiden. Dus de archiefstukken moeten in het archief geordend worden opgelegd, zodanig dat ze toegankelijk zijn. Aan iedere kerkelijke vergadering wordt daarbij natuurlijk de vrijheid gelaten welk systeem van ordening wordt toegepast. In de eerder genoemde Toelichting worden twee mogelijkheden genoemd: de chronologische ordening (dus op datum i.c. volgnummer van inschrijving) of de systematische ordening. In de meeste gevallen zal de chronologische ordening voor de hand liggen, ook al omdat deze het eenvoudigst is.

Om beide verantwoordelijkheden te kunnen realiseren, zal een kerkelijke vergadering:

a. voor een doeltreffende opbergruimte moeten zorgen;

b. beheersregels moeten vaststellen;

c. (een) beheerder(s) moeten aanstellen;

d. de benodigde financiële middelen ter beschikking moeten stellen.

Onder c wordt genoemd: het aanstellen van (een) beheerder(s). De beheerder is degene die de feitelijke werkzaamheden verricht om een goed geordend archief te krijgen en te behouden. Dit zijn de scriba’s en de archivarissen. De scriba is belast met het beheer van de recente archiefbescheiden die hij onder zijn berusting heeft. Hij draagt zorg voor de notulen en de registratie van de ingekomen en verzonden stukken. Hij bewaart deze archiefbescheiden totdat overdracht plaatsvindt aan de archivaris (maximaal na vijf jaar). Nu zal het zeker voorkomen, dat een kerkeraad van een kleinere kerk niet overgaat tot de benoeming van een archivaris. In dat geval blijft steeds de dienstdoende scriba belast met het beheer van het totale kerkelijke archief. Het verdient in dit geval wel aanbeveling, dat de kerkeraad in de door hem vast te stellen beheersregeling bepalingen opneemt om bij wisseling van het scribaat de continuïteit in het systeem van registratie, ordening en veilige bewaring te waarborgen. Het mag zeker niet voorkomen, dat gedeelten van het archief (tijdelijk) op de zolder of in de kelder bij verschillende scriba’s worden bewaard. De kans bestaat dan, dat die gedeelten op den duur uit het gezichtsveld verdwijnen en op zekere dag bij verhuizing of opruiming van zolder of kelder als oud papier worden opgeruimd.

Het toezicht houden

Toezicht betekent in dit verband: de verantwoordelijkheid van de meerdere vergadering om erop toe te zien dat de mindere vergadering op behoorlijke wijze zorg draagt voor haar archiefbescheiden. De generale synode moet dus terzake toezicht houden op de particuliere synodes, de particuliere synodes op de onder haar ressorterende classes en de classes op de tot haar ressort behorende kerkeraden. Daarnaast zal iedere kerkelijke vergadering zelf toezicht moeten houden op het beheer van de eigen archiefbescheiden.

Hoe wordt deze verantwoordelijkheid nu uitgeoefend?

Aangezien de generale synode de hoogste kerkelijke vergadering is, kan in dit geval niet gesproken worden van „toezicht op de zorg” als bedoeld in artikel 45 van de kerkorde. Vandaar dat de generale synode een deputaatschap voor kerkelijke archieven heeft benoemd, dat als deskundig orgaan ervoor zorgt, dat het archief van de generale synode op behoorlijke wijze wordt verzorgd en veilig bewaard.

Door het indienen van voorstellen of het geven van adviezen en die na gunstige beslissing in de praktijk uitte voeren, streeft het deputaatschap ernaar dat de generale synode zelf in eerste instantie voldoet aan de opdracht vermeld in meergenoemd artikel 45. Daarnaast wordt door de drie daartoe aangewezen leden van het deputaatschap persoonlijk eens in de drie jaar het beheer van het archief van de generale synode gecontroleerd, alsmede dat van de deputaatschappen die gerechtigd zijn een eigen archief te houden (Theologische Hogeschool, buitenlandse zending en Israël).

Steeds wordt aan iedere generale synode over een en ander uitvoerig rapport uitgebracht. In dit verslag worden verder de voorstellen opgenomen die de beide archivarissen als deskundigen noodzakelijk achten om het archief dat zij beheren, optimaal te kunnen verzorgen en bewaren. Tevens gaat dit verslag vergezeld van een door de archivarissen opgestelde aanwinstenlijst gedurende de drie voorgaande jaren. Een volledige inventaris wordt in de acta van de generale synode opgenomen.

Ook de generale synode zelf is actief betreffende de haar opgedragen zorg. Na afloop van iedere synode krijgen de daarvoor in aanmerking komende deputaatschappen (die dus geen eigen archief mogen houden) een aanschrijving om de onder hen berustende archiefbescheiden die meer dan zes jaren oud zijn ter opneming in het synodale archief in te leveren.

Het toezicht van de generale synode op de particuliere synodes is inmiddels ook geregeld. Volgens artikel 3 sub b van het Reglement voor het deputaatschap kerkelijke archieven is de uitvoering van dit toezicht opgedragen aan genoemd deputaatschap. In verband met de nieuwe regeling voor het kerkelijk archiefbeheer die inmiddels is verschenen, zal er echter eerst een informatievergadering worden belegd met de archivarissen van de verschillende kerkelijke vergaderingen, alvorens dit toezicht in praktijk zal worden gebracht.

Het is bekend dat de particuliere synode van het Noorden om haar verantwoordelijkheid na te komen een eigen archiefcommissie bezit. Een dergelijke commissie kan voor een particuliere synode zeer effectief zijn. De samenstelling van een particuliere synode is aan verandering onderhevig, terwijl de communicatielijnen langer zijn dan bijvoorbeeld bij een kerkeraad. Een dergelijke commissie kan de zorgdragende taak van de particuliere synode overnemen wat het archief betreft en toezien op het beheer. Indien de leden van deze commissie niet steeds wisselen, blijft de continuïteit gewaarborgd. Als dit niet reeds het geval mocht zijn, is het aan te bevelen dat ook de archivaris van de particuliere synode lid is van een dergelijke archiefcommissie, net als dit het geval is bij het deputaatschap voor de kerkelijke archieven.

De particuliere synodes op haar beurt hebben het toezicht op de zorg voor de archieven bij de onder haar ressorterende classes. Op welke manier dit toezicht (reeds) is geregeld, is thans nog niet bekend. Hier zou bijvoorbeeld een door de particuliere synode ingestelde archiefcommissie een taak kunnen hebben.

De classes op haar beurt moeten weer toezicht houden op de onder haar ressorterende kerkeraden. Dit toezicht heeft vorm gekregen door middel van het Reglement voor kerkvisitatie. Met betrekking tot de zorg voor de archiefbescheiden worden in dit reglement in paragraaf VIII, Beheer en financiën, onder punt 9, de volgende vragen gesteld:

1. Wordt het archief bijgehouden en op een veilige plaats bewaard?

2. Wie is hiervoor verantwoordelijk?

3. Vindt er regelmatig controle plaats?

Zoals reeds is opgemerkt, en ook artikel 45 van de kerkorde verordineert dit, gaat het toezicht van de meerdere vergadering op de mindere in dit verband allereerst over de zorg (het behoorlijk zorgdragen). Aangezien de kerkeraad verantwoordelijk is voor het „in goede en geordende staat bewaren”, is vraag 2 feitelijk overbodig. Wellicht zou het juister zijn hier te vragen, hoe de bewaring is geregeld. Bij de beantwoording van die vraag komt dan vanzelf naar voren, hoe het beheer is geregeld (scriba en archivaris of alleen scriba).

Naar is gebleken kan ook vraag 3 problemen geven. Hoe moet de daarin bedoelde controle in praktijk worden gebracht? Een van de kerkeraden heeft bij besluit de concept- regeling volgens bijlage 54 van de kerkorde overgenomen, maar, om te voldoen aan de controle als bedoeld in vraag 3, de regeling uitgebreid. Er is namelijk een bepaling opgenomen, dat elk jaar door de kerkeraad een controlecommissie (uit de kerkeraad) wordt benoemd om met name na te gaan of:

1. het archief op een veilige plaats wordt bewaard;

2. er een plaatsingslijst is gemaakt, waaruit blijkt welke bescheiden zich in het archief bevinden en op welke plaats;

3. voldaan wordt aan de eisen van postregistratie;

4. er regelmatig wordt vernietigd.

Vanzelfsprekend heeft iedere kerkeraad het volste recht de beheersregels naar eigen goeddunken aan te vullen. Het is juist prettig te constateren, dat een kerkeraad daadwerkelijk zijn verantwoordelijkheid beseft ook ten aanzien van de zorg voor de archiefbescheiden. Maar gelet op de bovenstaande aanvulling lijkt de waarschuwing niet overbodig, dat er gewaakt dient te worden voor een over-organisatie. Is het namelijk wel noodzakelijk dat een kerkeraad voor de controle van de genoemde punten elk jaar een commissie benoemt?

We gaan de punten van aanvulling nog eens apart na.

ad 1. Zo’n commissie moet controleren of het archief op een veilige plaats wordt bewaard. Tot de verantwoordelijkheid van een kerkeraad behoort zorg te dragen voor een veilige bewaring van de archiefbescheiden in een voldoende en geschikte ruimte, die behoorlijk is ingericht. Als eenmaal zo’n ruimte is aangewezen (hetzij kluis, hetzij archiefkast), dan behoeft dit toch niet elk jaar door een speciale commissie opnieuw te worden gecontroleerd? Het is een kwestie van „zorg”, dus zou de kerkeraad in dit geval steeds zichzelf controleren. Organisatorisch zijn de communicatielijnen voor een kerkeraad zodanig, dat een en ander zonder meer is te overzien.

ad 2. Jaarlijks moet zo’n commissie controleren of er een plaatsingslijst aanwezig is van de stukken die in het archief zijn opgelegd. Het is prachtig als dit gebeurt en de samenstelling van zo’n lijst behoort tot de taak van de beheerder. Als echter in de plaatselijke regeling wordt opgenomen, dat de beheerder periodiek schriftelijk rapport moet uitbrengen over de stand van zaken en daarbij tevens een plaatsingslijst voegt, behoeft ook hiervoor jaarlijks geen aparte controlecommissie te worden benoemd.

De kerkeraad bezit in dat rapport met plaatsingslijst tevens een bewijsmiddel dat aan kerkvisitatoren kan worden overgelegd om van „het behoorlijk zorgdragen” te doen blijken.

ad 3. Ook moet de commissie jaarlijks controleren of de post geregistreerd wordt. Omdat de scriba alle stukken ontvangt en verzendt, behoort de inschrijving (registratie) tot zijn taak. Ook dit is een kwestie van beheer. Aangezien de scriba normaal bij iedere kerkeraad aanwezig is, kan de kerkeraad zelf tijdens een kerkeraadsvergadering nagaan of de stukken worden geregistreerd. Dus ook hiervoor is een aparte controlecommissie overbodig. In dit verband zij nog opgemerkt, dat in de regeling van een andere kerkeraad een bepaling voorkomt, dat de postregistratie moet plaatsvinden door de archivaris. Als de archivaris tevens de scriba is, is hiertegen geen bezwaar. Zo niet, maar krijgt de archivaris achteraf de stukken van de scriba, nadat ze behandeld zijn, dan is deze oplossing niet helemaal logisch. Maar ook hier weer, iedere kerkeraad heeft de volle vrijheid van handelen om het behoorlijk zorgdragen te realiseren.

ad 4. Jaarlijks moet door de controlecommissie worden nagegaan of de beheerder stukken van weinig belang vernietigt. Dus weer een kwestie van beheer. Bij de vernietiging is de zorgdrager i.c. de kerkeraad nauw betrokken, want de beheerder (archivaris of scriba) mag niet zonder meer vernietigen. Afgezien van een termijn van vijf jaar, mag niet worden vernietigd zonder dat daartoe machtiging is verstrekt door het moderamen van de kerkeraad. Van iedere vernietiging moet de beheerder een verklaring opmaken, waarin staat vermeld welke bescheiden zijn vernietigd en wanneer. Als van deze verklaring een kopie naar de kerkeraad wordt gestuurd, is ook hiervoor geen commissie nodig om dit jaarlijks te controleren.

De beantwoording van de vragen die tijdens de kerkvisitatie over het archief worden gesteld, kan dus op deze manier verantwoord worden toegelicht.

Rest nog de vraag, wat er gedaan kan worden als in enig jaar door onvoorziene omstandigheden geen kerkvisitatie plaatsvindt. Zoals bekend, is het gebruikelijk dat in zo’n geval de desbetreffende kerkeraad aan de classis schriftelijk verslag uitbrengt over de gang van zaken binnen de gemeente gedurende het afgelopen jaar. Het zou aan te bevelen zijn om in dit verslag tevens te vermelden dat en in hoeverre wordt voldaan aan de verantwoordelijkheid als bedoeld in artikel 45 van de kerkorde.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.