INBEWARINGGEVING VAN KERKELIJKE ARCHIEVEN

In het kort verslag van de vergaderingen van de particuliere synode van het Noorden, gehouden op 13 mei en 16 november 1982, staat een opmerkelijke mededeling (zie De Wekker van 24 december 1982). Een mededeling, waar vermoedelijk de gemiddelde lezer aan voorbijgegaan is, maar die toch wel enige aandacht verdient. In bedoeld verslag staat namelijk, dat het archief van deze particuliere synode straks wordt ondergebracht in het Rijksarchief te Leeuwarden, waarvoor een goede regeling mogelijk lijkt.

Deze mededeling is daarom zo belangrijk, omdat de particuliere synode van het Noorden daarmee blijk geeft zich bewust te zijn van de waarde van haar archief, zodat een goede bewaring en toegankelijkheid gewaarborgd moeten blijven.

In Ambtelijk Contact nr. 5 van 5 mei 1982 werd reeds uitvoerig gewezen op het grote belang, dat zowel uit administratief en juridisch als uit historisch oogpunt gezien, een kerkelijk archief heeft. Dit belang werd onlangs nog eens extra benadrukt in een advies over kerkelijke archieven, uitgebracht door een commissie aan het Convent van Archivarissen. In dit advies wordt er vóór alles op gewezen, dat kerkelijke archieven grote culturele betekenis bezitten voor onze samenleving.

Het is daarom een eerste vereiste dat deze archieven op verantwoorde wijze worden beheerd. Niet ieder kerkelijk college is echter in staat dit te realiseren. Vooral niet als het gaat om de oudere archiefgedeelten (bijv. van 25 jaar of meer geleden). Afgezien nog van de eisen die voor een goede bewaarplaats zijn vereist, ontbreekt ook veelal de specifieke deskundigheid die het beheer van oudere archieven vraagt. Daarnaast is het ook van belang dat deze archieven toegankelijk worden gemaakt voor serieus wetenschappelijk onderzoek.

Om aan beide eisen — een verantwoord beheer en de vereiste toegankelijkheid — te voldoen, bestaat er de mogelijkheid een kerkelijk archief in bewaring te geven aan officiële archiefbewaarplaatsen van de overheid. In het algemeen verlenen de rijks-, streek-en gemeentearchivarissen gaarne hun medewerking aan een dergelijke inbewaringge-ving, die gratis geschiedt. In het bovengenoemd advies, dat mede werd uitgebracht naar aanleiding van een terzake gedaan verzoek van de Commissie tot registratie van de Protestantse Kerkelijke en Semikerkelijke archieven, worden daartoe dan ook verschillende aanbevelingen gedaan.

Indien een kerkelijke vergadering besluit tot inbewaringgeving van oudere archiefgedeelten, wordt aanbevolen:

— het centrale archief van een kerkelijk verband (dus het archief van de generale synode) in bewaring te geven aan het Rijksarchief te Utrecht, dat zich heeft ontwikkeld tot een centrum van kerkelijke archieven;

— de archieven van de particuliere synoden in bewaring te geven aan de rijksarchieven in de provinciale hoofdsteden. Aangezien onze particuliere synodes meer dan één provincie omvatten, zal in voorkomend geval een keus moeten worden gemaakt. De particuliere synode van het Noorden koos voor het rijksarchief te Leeuwarden;

— ook de classes zouden hun oudere archieven in bewaring kunnen geven aan een rijksarchief, dat binnen de grenzen van de desbetreffende classis is gevestigd. Omvat een classis geheel of bijna geheel het rayon van een streekarchief, dan kan ook voor dat streekarchief worden gekozen;

— de oudere archieven van de plaatselijke kerken kunnen in bewaring worden gegeven aan een gemeentearchief, mits de desbetreffende gemeente beschikt over een archivaris die voldoet aan de eisen van deskundigheid die de Archiefwet aan een dergelijke functionaris stelt. Is deze niet aanwezig, dan zijn de kerkeraden aangewezen op een streekarchief en anders eveneens op een rijksarchief.

Een opmerkelijke lezer zal zich misschien afvragen of het nu wel verantwoord is oudere kerkelijke archieven zonder meer in bewaring te geven aan overheidsarchiefplaatsen. Want overbrenging van archieven naar een officiële archiefbewaarplaats impliceert, dat zulke archieven openbaar worden. Maar in kerkelijke archieven bevinden zich toch ook stukken betreffende tuchtzaken, diaconale zaken en andere zaken die in comité zijn behandeld en dus voorlopig niet aan de openbaarheid mogen worden prijsgegeven?

Inderdaad, maar bij overbrenging van oudere archieven kunnen beperkende bepalingen worden gesteld, die via een overeenkomst tussen bewaargever en bewaarnemer nader worden geregeld.

Voorop staat dat, hoewel inbewaringgeving van oudere kerkelijke archieven sterk wordt aanbevolen, iedere kerkelijke vergadering zelf hierover dient te beslissen.

Besluit men niet over te gaan tot inbewaringgeving, dan zullen er wel de nodige maatregelen dienen te worden getroffen voor een eigen verantwoorde bewaring, zoais het aanschaffen van brandvrije archiefkasten en bij een groter archief het bouwen van een archiefkluis die aan de vereiste voorwaarden voldoet. Doet men dit niet, dan is het verlies van het oude archief van de generale synode in 1940 te Rotterdam een duidelijk voorbeeld wat de gevolgen daarvan zijn.

Goedkoper en veiliger is echter gebruik te maken van de mogelijkheden die er zijn bij de officiële overheidsarchiefbewaarplaatsen en die te benutten.

In het laatste geval blijft het betrokken kerkelijke college altijd de eigenaar van het overgebrachte archiefgedeelte. Bij het sluiten van een overeenkomst worden o.m. de volgende voorwaarden gesteld:

— de inbewaringgeving geldt voor een termijn van tien jaar;

— nadat de termijn van tien jaar is verstreken, wordt de overeenkomst van jaar tot jaar geacht stilzwijgend te zijn verlengd, tenzij ten minste zes maanden van tevoren één van de partijen de overeenkomst schriftelijk opzegt;

— de overgebracht archiefdelen worden, voorzover dit nog niet is gedaan, geordend en geïnventariseerd; van de inventaris krijgt de bewaargever een afschrift;

— de overgebrachte archieven, voorzover jonger dan tachtig jaar, zijn voor derden slechts toegankelijk met machtiging van de bewaargever.

Verder dienen in de overeenkomst bepalingen te worden opgenomen over te nemen maatregelen in tijd van oorlog, oorlogsgevaar en andere omstandigheden, om te voorkomen dat de overgebrachte archieven door wie dan ook voor ongewenste doeleinden worden aangewend.

Wanneer een kerkelijke vergadering besluit tot overbrenging van een oud archiefgedeelte naar een overheidsarchiefbewaarplaats, dan zijn — naast de bovenstaande — ook de volgende punten nog van belang:

a. het over te brengen archiefgedeelte moet op een bepaald jaar zijn afgesloten. Het verdient aanbeveling de afsluiting te doen plaatsvinden aan het eind van een jaar met als laatste cijfer een 0 of een 5 (dus bijv. 1940 of 1945);

b. voordat tot inbewaringgeving wordt overgegaan, controleert men of het archiefgedeelte compleet is; eventueel wordt een onderzoek ingesteld om afgedwaalde archiefbescheiden alsnog op te sporen;

c. het volledig archiefgedeelte moet in bewaring worden gegeven en dus niet alleen het belangrijkste of het meest interessante daaruit.

Indien gewenst, zal het deputaatschap voor de controle van het synodale archief gaarne nog nadere inlichtingen omtrent de inbewaringgeving verstrekken. Kerkelijke vergaderingen die hierop prijs stellen, krijgen op een daartoe gedaan verzoek aan de secretaris van genoemd deputaatschap een model-overeenkomst van inbewaringgeving toegezonden. Indien daaraan behoefte bestaat, kan verder ook nog een model worden verstrekt betreffende een Aanvraag van een machtiging tot raadpleging van niet-openbare archiefbescheiden aan een kerkelijke vergadering.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen