+ Meer informatie

HET HUISBEZOEK OP DE KERKERAADSVERGADERING

8 minuten leestijd

Een verslag

Het is gebruikelijk dat er van de afgelegde huisbezoeken verslag wordt gedaan op de kerkeraadsvergadering. Vaak zal dat gebeuren op de vergadering in smal verband, waar alleen ouderlingen aanwezig zijn. Het is echter evengoed denkbaar dat de verslagen worden uitgebracht op een vergadering waar ook diakenen aanwezig zijn. Iedere kerkeraad heeft daarvoor zijn eigen regels en mag doen wat hem het beste voorkomt.

In sommige kerkeraden wordt er mondeling verslag uitgebracht: veelal vanuit de herinnering, soms aan de hand van gemaakte aantekeningen. Er zijn kerkeraden waar het verslag door de ouderling op schrift gesteld moet worden. Na afloop van de vergadering wordt zo’n verslag door de scriba in ontvangst genomen. Na verloop van tijd worden al die verslagen vernietigd (of in het archief bewaard).

Juist in verband met deze laatste manier van het verslaan van huisbezoeken bereikte mij een vraag. Deze bestaat uit verschillende onderdelen, die met de gecompliceerdheid van de situatie samenhangen. Ik zal de onderdelen successievelijk ter sprake brengen.

Allereerst de vraag wat een goede handelwijze is bij de behandeling van huisbezoekverslagen: schriftelijk of mondeling?

Bij mijn beantwoording ga ik ervan uit dat hiervoor geen kerkelijke voorschriften zijn. Iedere kerkeraad moet zelf weten hoe hij de zaak regelt. Het komt aan op de kwaliteit van het verslag.

Niemand kan eisen dat er een schriftelijk verslag wordt uitgebracht. Als er eventueel iets vastgelegd moet worden, dan moet dan gebeuren in het verslag van die vergadering. Ik neem aan dat dit tot de uitzonderingen behoort.

De kerkeraad schreef mij dat met de bezochte wordt afgesproken wat aan de kerkeraad wordt gerapporteerd. Daarom heeft deze kerkeraad ook als gewoonte aangenomen: er wordt schriftelijk verslag uitgebracht. Ik neem aan dat de uitdrukking ‘Behandeling van deze verslagen’ inhoudt, dat dit schriftelijk verslag besproken wordt. Helemaal duidelijk wordt dat niet uit de brief. De verslagen worden door de scriba ingenomen en na verloop van tijd vernietigd.

Aan dit verhaal zit een vervolg. Een nieuwingekomen ouderling vraagt inzage in de verslagen. Hij meent daarop als wijkouderling recht te hebben. Hij beroept zich daarvoor op de openbaarheid van persoonsgegevens. Ik wil op de vraag ingaan zonder in eerste instantie met het vervolg rekening te houden.

Wat is de beste methode?

De verslagen dienen mijns inziens mondeling uitgebracht te worden. Het pastoraal karakter van het bezoek en van het gesprek daarover brengt mee dat er een korte weergave van het gesprek plaatsvindt, aangevuld met de indruk die de wijkouderling(en) heeft (hebben) overgehouden. Dit kan, als er geen bijzonderheden zijn, kort gebeuren. Het moet echter geen formaliteit worden. Er moet echt iets gezegd worden. Als er moeilijkheden, zorgen of andere bijzonder vermeldenswaardige dingen zijn, moeten die wat extra aandacht krijgen in het verslag, en eventueel ook een bredere bespreking. Het laat zich denken dat de ouderling die het verslag uitbrengt, voor zichzelf enkele aantekeningen maakt om zo zuiver, zo efficiënt en tegelijk zo beknopt mogelijk weergave te doen van wat besproken is. Deze aantekeningen zijn zijn persoonlijk bezit. Hij dient ze, lijkt me, te vernietigen, als hij de kerkeraad verlaat of van de betreffende wijk als ouderling afscheid neemt. Ik vind het een goede zaak dat de verslaggever enkele aantekeningen maakt. Wel moet daaraan direct worden toegevoegd, dat hij ervoor dient te zorgen dat deze aantekeningen niemand anders onder ogen komen.

Het gaat mij te ver, dat de kerkeraad om een schriftelijk verslag vraagt. Dan worden de persoonlijke zaken van mensen als in een archief gedeponeerd en voor korter of langer tijd bewaard. Men moet als kerkeraad over gemeenteleden niet veel, eigenlijk beter niets op papier zetten - tenzij daarvoor een aanwijsbare noodzaak is (in gevallen van schuld, van conflicten die moeten worden opgelost). Zelfs dan dienen de officiële aantekeningen sober te zijn. Alleen wat men voor de voortgang van de behandeling en voor de goede afwikkeling nodig heeft, moet worden opgeschreven. Dat dient de scriba te doen.

Men ziet, ik ben geen tegenstander van aantekeningen als geheugensteuntje, maar wel van schriftelijke verslagen, die voor korter of langer tijd worden bewaard. De aantekeningen te maken en te bewaren is een zaak van de desbetreffende ouderling. Hij is ook verantwoordelijk voor het beheer en het vernietigen van deze aantekeningen. Zaken die hem onder ambtsgeheim worden toevertrouwd, moet hij in geen geval op papier zetten.

Recht op inzage?

Als een kerkeraad het hiermee eens is, is de vraag ook beantwoord of anderen recht hebben op inzage in de aantekeningen. Dat recht is er niet. De aantekeningen zijn een persoonlijk hulpmiddel voor de wijkouderling. Niemand anders heeft er recht op ze in handen te krijgen. Ik kan me voorstellen dat in bijzondere gevallen een nieuwe wijkouderling bij zijn voorganger om enige informatie vraagt. Dat dit gebeurt acht ik alleen in uitzonderlijke gevallen gewenst en geoorloofd. Die informatie moet dan mijns inziens achteraf gevraagd worden en niet voordat de ouderling gaat kennismaken.

Ik heb een predikant gesproken die in een nieuwe gemeente kwam. Een van de ouderlingen bood hem aan de nodige informatie te verschaffen over een aantal probleemgezinnen. De dominee antwoordde dat hij er de voorkeur aan gaf eerst met de mensen zelf kennis te maken. Als er dan vragen of onduidelijkheden overgebleven zouden zijn, wilde hij wel nader geïnformeerd worden. Dit lijkt mij ook voor ouderlingen een goede handelwijze. Eerst zelf eropuit, niet ingeseind of (misschien wat gekleurd) voorgelicht door een voorganger. Natuurlijk mogen er vragen gesteld worden. Geen ouderling heeft echter recht op inzage in aantekeningen die iemand persoonlijk heeft gemaakt.

En als een kerkeraad nu aantekeningen in zijn beheer heeft? Ook dan, zou ik zeggen, heeft de ouderling niet vanzelfsprekend het recht die in te zien. Het laat zich denken dat de scriba in eigen woorden weergeeft wat er in een bepaald verslag staat. En dat alleen in antwoord op heel concrete vragen van de nieuwe wijkouderling. Datgene waarover hij opheldering nodig heeft, mag hem meegedeeld worden. Verder is het beter dat hij zelf zijn weg zoekt en met de mensen spreekt.

En de wet op openbaarheid van persoonsgegevens dan?

De hierboven genoemde wet is in geding gebracht als grond voor het verzoek om verslagen die de kerkeraad in zijn bezit heeft, te mogen inzien. Is dat terecht? Het lijkt me van niet. De eigen aard van het gemeentelijke leven verzet zich er tegen behandeld te worden als een maatschappelijke organisatie. Het kerkeraadswerk, het huisbezoek, de pastorale bearbeiding is een werksoort van eigen aard. Zij is geen maatschappelijk verschijnsel, gelijk er zo vele zijn. Zij is een zaak van de Koning der Kerk Die Zijn herderlijke zorg uitoefent door mensen. Wat met dit werk samenhangt, is geen zaak die valt onder de regels van openbaarheid van persoonsgegevens.

Wie meent dat dit wel het geval is, kan ook niet-ambtsdragers in allerlei situaties het recht niet ontzeggen om inzage in schriftelijk vastgelegde gegevens te verlangen. Daarmee zou het vertrouwelijk karakter van deze pastorale gegevens geschonden zijn. Natuurlijk moet een kerkeraad in het contact met gemeenteleden openheid betrachten. Als iemand door de kerkeraad vermaand wordt of onder censuur gezet, moet hem dat in officiële bewoordingen meegedeeld worden. Hij heeft eventueel ook het recht om te weten wat er over hem (of haar), over de situatie officieel genotuleerd staat.

Het gaat mij er niet om een soort geheime (en geheimzinnige) boekhouding te verdedigen. Men moet in de kerk open en eerlijk met elkaar omgaan. Dat betekent echter niet, dat de kerkeraad aan ieder die over een ander wat vraagt, moet meedelen wat er in de boeken of verslagen staat; zelfs niet aan de opvolgende wijkouderling. Wat hij nodig heeft te weten over specifieke voorvallen, mag hem meegedeeld worden. Dat moet op bescheiden en gepaste wijze gebeuren, voorzover dat met het oog op een goede omgang met de desbetreffende mensen noodzakelijk is.

Voorzover ik kan zien, heeft de wet op de openbaarheid van persoonsgegevens geen betrekking op kerkelijke gegevens, verslagen en correspondentie. Het is niet ondenkbaar dat een of andere rechter hierover anders oordeelt. Dan zou dat meningsverschil tot aan de Hoge Raad moeten worden uitgezocht.

Wel heeft de kerk de taak om het oordeel dat zij over personen velt, met argumenten te onderbouwen en daarvan aan de betrokkene kennis te geven. Ik herinner eraan dat er juist op dit punt in de laatste jaren een proces is geweest, waarin de kerk werd gedwongen de gronden voor een kerkelijk vonnis openbaar te maken.

Op zichzelf genomen kan ik niet inzien dat dit ten onrechte van de kerk is gevraagd. Als de kerk met een veroordeling een publieke uitspraak doet, en dus een publieke daad stelt, dienen de argumenten en de grond voor die uitspraak ook publiek bekend gemaakt te worden. Anders ontstaan er allerlei misverstanden, niet het minst door de geruchtenstroom.

Moet de kerkelijke ledenadministratie geregistreerd worden?

Tenslotte nog de vraag of een kerkeraad de kerkelijke ledenadministratie moet laten registreren? Van zulk een verplichting is mij niets bekend. Die administratie moet intern bijgehouden worden. Dat is duidelijk. Indien iemand voor hem of haar relevante, of zelfs noodzakelijke gegevens daaraan wil ontlenen, zal dat in het algemeen niet geweigerd worden. Het staat aan de kerkeraad ter beoordeling of het verzoek billijk is en of er gehoor aan wordt gegeven.

Tenslotte

Ik sluit af met twee opmerkingen. Hoe het verslaan van de huisbezoeken in andere gemeenten is geregeld, is mij niet bekend. Er zal een vrij grote verscheidenheid zijn! Ik heb voor een bepaalde wijze van verslaggeving gepleit.

Vervolgens: er moet over mensen zo weinig mogelijk op papier gezet worden. Alleen dat wat voor de toekomst van belang is, mag niet onbeschreven blijven. Voor het overige is een beknopt en efficiënt pastoraal gesprek over het afgelegde bezoek het beste.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.