+ Meer informatie

HOE VERTROUWELIJK IS COMITÉ?

over de verslaglegging van vertrouwelijke zaken op de kerkenraad

3 minuten leestijd

Er kwam een vraag binnen over de regels rond het notuleren van kerkenraadsvergaderingen, met name wanneer het over personen gaat.

Zo nu en dan gaat een kerkelijke vergadering in comité. Dit gebeurt wanneer er zaken aan de orde zijn die een vertrouwelijk karakter dragen. Meestal gaat het dan over personen. Zoals alle agendapunten wordt ook dit deel van de vergadering genotuleerd. Bij de verga deringen van de classis, particuliere synode en generale synode wordt daarvan dan apart (al of niet digitaal) verslag van gedaan. Voor de generale synode geldt overigens dat deze bepaalde dat ‘niet meer dan noodzakelijk’ gegrepen wordt naar het instrument van de besloten zitting (art. 50 lid 6 K.O.): ook al gaat het over personen, niet alles hoeft immers per se comité te zijn.

Het is de vraagsteller opgevallen dat, in tegenstelling tot de gang van zaken bij de meerdere vergaderingen, bij de kerkenraad niet altijd sprake is van een comité-notulenboek of de digitale variant daarvan. Er is één notulenboek, waarin alles wat op een vergadering aan de orde komt, wordt beschreven. In de kerkorde spittend, kwam hij geen aanwijzingen voor de gewenste gang van zaken tegen.

Dat klopt. De achtergrond zou kunnen liggen in het feit dat vroeger de huisbezoeken - en daaruit voortvloeiend eventuele zaken van tucht - op een aparte vergadering van de ouderlingen en predikant werden verslagen (de zogeheten ‘smalle kerkenraad’, zie art. 38 lid 2). Daarvan werden notulen gemaakt en die werden automatisch apart gehouden van de notulen van de kerkenraad in volledige samenstelling. Ze werden dan ook als ‘vertrouwelijk’ bestempeld. Dat was niet altijd nodig, want lang niet alles wat een ouderling bij een huisbezoek hoort, is vertrouwelijk. Maar het was natuurlijk wel zo eenvoudig.

Meer en meer verdwijnt de smalle kerkenraad (niet overal overigens): pastorale verslagen worden in het bijzijn van de diakenen verslagen (andersom is dit overigens niet het geval, naar mijn waarneming). Strikt genomen zou de voorzitter dan scherp in de gaten moeten houden wanneer een bepaald gedeelte vertrouwelijk is; daarvan zouden comité-notulen gemaakt moeten worden, apart gehouden van de openbare notulen. Dat is dan het geval bij vertrouwelijke gedeelten van huisbezoeken, bij vertrouwelijke mededelingen over bepaalde situaties van gemeenteleden en bij tuchtzaken.

In de praktijk wordt dit onderscheid vaak niet zo scherp gemaakt (soms is die scheiding ook niet zo eenduidig). De notulen vormen één geheel, en de vergadering, in eerste instantie via voorzitter en scriba, let erop dat de kerkenraadsleden scherp blijven in het houden van hun belofte van geheimhouding. Maar let wel: comité is echt vertrouwelijk. Wanneer de notulen één geheel vormen, mogen deze niet in handen van derden vallen (bij digitale verspreiding dus een wachtwoord!). En zelf roep ik op gezette tijden heel hard in de kerkenraadskamer: ‘Broeders, let op: comité!!’ En als dit het geval is, is het goed dat dit woord ook in de notulen ter plekke wordt opgenomen.

Aparte aandacht verdient dan een verzoek om notulen in te zien, bijvoorbeeld in het kader van een studie. Dan moeten voorzitter en/of scriba eerst nagaan of er vertrouwelijke zaken in de notulen staan. Zo ja, dan kan alleen een uittreksel verstrekt worden, namelijk dat gedeelte dat niet vertrouwelijk is. Want comité moet te allen tijde vertrouwelijk blijven.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.