+ Meer informatie

ZORGVULDIG NOTULEREN

14 minuten leestijd

Kerkordelijk overeengekomen

Onder het hoofd ‘Van de kerkelijke vergaderingen’ wordt in onze Kerkorde in artikel 35 bepaald: ‘In alle vergaderingen zal naast de praeses een scriba optreden, om zorgvuldig te notuleren hetgeen het optekenen waard is’. Tot de synode van 1989 is dit een artikel geweest zonder nadere bepaling - zoals dit bij ongeveer de helft van de kerkordeartikelen het geval is. Ruim vier eeuwen werd het blijkbaar niet nodig geacht dit artikel van bepalingen te voorzien ter toepassing, verduidelijking of uitbreiding. Kennelijk waren er geen kerkordelijke problemen rondom het scribaat en de notulering van de kerkelijke vergaderingen. Toen in 1921 de Kerkelijke Adviezen van prof.dr. F.L. Rutgers werden uitgegeven, was er geen advies met betrekking tot dit artikel voorhanden (wel wordt de vraag beantwoord ‘Wat behoort in de notulen van een kerkeraad te worden opgenomen?’, maar dat geschiedt onder de artikelen 37 - 41 K.O.). Het feit dat er eeuwenlang geen nadere bepalingen nodig werden geacht en dat in een tijd dat kerkrechtelijke vragen met een zekere graagte werden gesteld, geen vragen rezen betreffende het scribaat, betekent uiteraard niet dat de scriba ‘bij broed’ren laag geacht’ werd - om met het Eigen geschrift Davids te spreken -, al zal dat zeker wel eens het geval zijn geweest.

Hoewel nog niet als scriba aangeduid, wordt zijn werk reeds op de synode van Dordrecht in 1574 aan de orde gesteld: ‘In een ieghelick Consistorie sal een boeck wesen waer inne neerstelick ende ghetrouwelick opgheteijkent sal worden wat tot de regieringhe der Kercke dient’. De volgende synoden herhalen met iets andere bewoording dit besluit. De synode van Middelburg 1581 noemt dan de scriba: ‘In allen Tsamencoemsten sal bijden Preses een Scriba gheuoecht werden, om neerstelick op te schrijven tghene weerdich is aangheteijkent te zijn’. Het is deze formulering die in 1618/18 in de Kerkorde van Dordrecht is opgenomen en zelfs als artikel 34 een plaats werd gegeven vóór het artikel over het ‘ampt vanden Preses’ tot de synode van 1947 de volgorde wisselde en artikel 35 formuleerde zoals in het begin werd aangegeven.

Het resultaat van het opteijckenen, aenteijckenen, - sinds 1947: notuleren - dat aan de scriba is opgedragen, wordt aangeduid met: notulen, handelingen of acta. Men heeft wel eens enig verschil tussen deze namen gezien. De notulen zouden dan niet alleen de besluiten met overwegingen en gronden weergeven, maar ook de discussie erover, terwijl de handelingen of - in het Latijn - acta dat doen zonder de discussie. Wat het optekenen waard is van kerkeraads- en classisvergaderingen zou dan notulen heten en van de synodale vergaderingen - particulier en generaal - zou dan bij voorkeur handelingen of acta genoemd moeten worden. Hoe dit ook moge zijn - gewoonten hebben hun plaats in het leven -, wat de Afgescheiden kerk betreft lijkt het geen principieel verschil: de Algemene kerkelijke vergaderingen van de Gereformeerde Kerk onder het Kruis lieten hun Notulen na (1844-1869), de Christelijke (Afgescheidene) Gereformeerde Kerk hun Handelingen (1836-1846, 1854-1892) of Verslagen (1849, 1851); na 1892: van 1892 tot 1898 wordt op de omslag het woord Handelingen gebruikt en op de titelpagina Notulen (dus twee namen voor dezelfde zaak), daarna is tot 1916 Notulen gangbaar, tot 1922 Handelingen en sinds 1925 tot de huidige dag Acta. Deze variatie wijst er niet op dat men zwaar aan het verschil tilde.

In het belang van de continuïteit

Sinds de mensheid het gedachte, het gesproken woord kan weergeven met behulp van onderling overeengekomen, herkenbare tekens op papier of op ander materiaal, is het mogelijk dat woord zo te bewaren dat het wel eens gebrekkig en eenzijdig (eenkennig) vasthoudend geheugen wordt geholpen respectievelijk gecorrigeerd. Tevens is het mogelijk dat woord, dat is de zaak van het woord, zo goed mogelijk door te geven aan hen die afwezig waren, zodat ook zij kennis ervan kunnen nemen. In de kerk krijgt dit een extra accent. Het heeft immers de Here onze God behaagt Zijn openbaring, Zijn Woord op ‘schrift’ te laten stellen. Hij heeft die kerk geroepen, opgedragen die Heilige Schrift te bewaren en door te geven met behulp van haar woorden en - zelf levend uit dat Woord - van haar daden. Dat bewaren en doorgeven - zonder de tekens, al of niet ‘gesneden’, te vereren en religieuze waarde toe te kennen - vereist een zekere continuïteit hoe dan ook, daar op wanorde en willekeur elke gemeenschap stukbreekt. Leven uit het Woord van God en naar het Evangelie verdraagt zich niet met wanorde en willekeur waarbij de onderlinge trouw een indifferente zaak wordt. In de kerkelijke omgang met elkaar geldt dat wel in bijzondere zin. In dat kerkelijk verkeer is aan de ambtsdragers een bijzondere verantwoordelijkheid toebedeeld. Ten bate van de gemeente, het lichaam van Christus en in deze bedeling ook een gemeenschap van mensen die kerkelijk met elkaar omgaan, verkeren, dienen die ambtsdragers de vereiste continuïteit in hun onderling overleg, hun gezamenlijke bezinning en besluitvorming door ‘neerstelijk’ te laten opschrijven oftewel te laten notuleren “t gene waardig is opgeteekent te zyn’. Het schriftelijk vastleggen van het verhandelde op een kerkelijke vergadering in notulen of acta kan voorkomen dat later dezelfde zaak opnieuw wordt behandeld, en als die zaak weer aan de orde komt, kan worden nagegaan wat er vroeger over besloten is (vandaar dat bijv. in 1578 werd bepaald dat wat opgeschreven was ‘men ter naester versamelinghe telker reyse oplesen sal, op dat men niets en vergethe’). Daarom werd in het Visitatie Reglement, ‘opgesteld in de Synode van Delft Anno 1721’ reeds gevraagd of ‘alle het noodige verhandelde in den Kerkenraad ordentelyk geboekt’ wordt, maar óók of ‘het geschreven daar van zorgvuldig bewaart wordt’. Het naar behoren ‘boeken’, notuleren heeft zijn waarde ook voor het nageslacht dat erdoor geïnformeerd wordt inzake besluiten enz. van voorgaande generaties. Wijlen prof. De Bruin noemde de ‘historische waarde’ ervan (Wekker, 22 mei 1925). In onze dagen van herdenkingen zijn vele oude notulenboeken ten behoeve van de geschiedschrijving met meer of minder resultaat geraadpleegd! Het ‘neerstichlick ende ghetrouwelick’ (1578), ‘ordentelyk’ (1721) en ‘zorgvuldig’ (1947) notuleren blijkt wel zeer gevarieerd opgevat te zijn!

Dat ingeval van meningsverschillen een beroep op notulen en acta mogelijk is, behoeft waarschijnlijk geen nader betoog. De toepassing van het recht van appel volgens artikel 31 K.O. zal een kerkelijke vergadering zonder meer nopen notulen, resp. acta te raadplegen. De gesignaleerde variatie kan dan wel eens enige moeite geven!

Aan de scriba opgedragen

Wanneer sinds Middelburg 1581 de kerkorden bepalen dat aan de praeses een scriba zal worden toegevoegd ten behoeve van de notulering, dan wordt in feite verondersteld dat elke kerkeraad over iemand beschikt die een pen kan hanteren. Heel vaak zal echter de predikant ook het scribaat hebben waargenomen (tot de eerste helft van deze eeuw zijn er gemeenten geweest waar dat het geval was), omdat de als scriba aangewezen ambtsdrager beter met de schop of de schaaf overweg kon dan met de pen. Prof. De Bruin accentueert dan ook in het reeds genoemde artikel de noodzaak van ‘goed, duidelijk schrift’. Uiteraard betekende het ontbreken van een ‘pen van een die vaardig schrijft’ - laat staan ‘naarstig’ en ‘zorgvuldig’ - dat de notulen tijdens een vacante periode weieens heel beknopt en onduidelijk uitvielen (zo bijv. ergens eens aangetroffen: na vermelding van de openingsgegevens enz. noteerde scriba dat ‘na nog eenige onwaardige dingen besproken te hebben’ de vergadering werd gesloten -met ‘onwaardig’zal wel bedoeld zijn: niet de moeite van optekenen waard).

Aangenomen dat vandaag de dag een ‘vaardig’ schrijver gemakkelijker te vinden zal zijn, het feit dat de meeste ambtsdragers die voor het eerst met het scribaat belast -en ook wel eens verrast - worden, onwennig staan tegenover hun nieuwe taak, zal ook heden ten dage niet onbekend zijn. Hoogstens wordt het enigszins gecompenseerd als de betrokkene reeds enkele jaren ‘meeloopt’ en met de materie in elk geval bekend is. Mensen die beroepshalve in secretariaatswerk en dus in het notuleren zijn ingewerkt, zullen slechts sporadisch als ambtsdrager beschikbaar zijn voor het kerkelijk scribaat. Wanneer, om welke redenen dan ook, het moeilijk is iemand onder de ambtsdragers te vinden die het notuleren voor zijn rekening kan nemen, is er de laatste tijd wel eens een beroep op de assistentie van een notulist(e) gedaan die geen lid van de kerkeraad is. Prof. Bouwman acht dit niet ‘aanbevelingswaardig’ omdat deze dan betrokken raakt bij ‘de intiemste (ook allerlei tuchtgevallen)’ handelingen van de kerkeraad (Gereformeerd Kerkrecht, deel II, blz. 84v.). Zonder de assistentie van een notulist af te wijzen hebben de synoden van 1986 (Acta, art. 199) en van 1989 (Acta, art. 71) er zich mee bezig gehouden en zijn tot de uitspraak gekomen dat ‘zowel de praeses als de scriba van de kerkelijke vergaderingen ambtsdrager dienen te zijn’. Zij dragen ambtelijk de verantwoordelijkheid ook voor de notulering.

Naar eis uit te voeren

Wie voor ’t eerst als scriba gaat ‘optreden’ (aldus art. 35) zonder daadwerkelijke ervaring - laat staan speciale training - inzake het notuleren van kerkelijke vergaderingen, zal er goed aan doen eerst eens na te gaan hoe zijn voorganger deze zaak heeft aangepakt. Natuurlijk behoeft dat niet te betekenen dat hij diens voorbeeld klakkeloos volgt; hij heeft zijn eigen verantwoordelijkheid om het ‘zorgvuldig’ van de Kerkorde te effectueren. Dat de notulering van kerkelijke vergaderingen specifieke en soms ook unieke eisen stelt, zal duidelijk zijn wanneer wordt bedacht dat de notulen aan het oordeel van dezelfde of de(een) opvolgende vergadering worden onderworpen ter goedkeuring - al of niet gewijzigd - en ter ondertekening krachtens volmacht van die vergadering. Immers goedkeuring met ondertekening sluit in dat er bepaalde normen, eisen aan de notulering worden gesteld. Niet zonder reden spreken de acta steeds weer over ‘neerstelick ende ghetrouwelick (1574, 1578), ‘neerstelick’ (1581, 1586, 1618/19), ‘zorgvuldig’ (1947) notuleren wat daartoe ‘weerdich’ (1581), ‘waerdigh’ (1586, 1618/19), ‘waard’ (1947) is, woorden die erop wijzen dat er kerkrechtelijk behoorlijk gewicht aan werd en wordt toegekend.

Het behoeft geen betoog dat zonder meer gestreefd moet worden naar een leesbaar geheel, correct woordgebruik, overzichtelijkheid en formuleringen die voor geen tweeërlei uitleg vatbaar zijn. Dat is de scriba/secretaris/notulist eenvoudig verplicht tegenover de leden van de vergadering die hij notuleert, en zeker ook tegenover latere lezers van zijn notulen.

Al naar de aard van de vergaderingen en de wensen die er ten dezen leven, zijn er dan enkele mogelijkheden die de scriba ten dienste staan.

Het is mogelijk een woordelijk verslag van de vergadering te bieden door al het gesprokene stenografisch op te nemen - eventueel met gebruikmaking van geluidsbanden. Daar spreektaal niet zonder meer is om te zetten in schrijftaal, zal de scriba toch moeten ‘bijwerken’ en dan uiteraard zijn verhaal aan de verschillende sprekers ter verificatie moeten voorleggen (de Tweede Kamer kent dat systeem). Het is duidelijk dat de notulen dan heel breed - om niet te zeggen: breedsprakig - kunnen uitvallen. Er zullen slechts weinigen zijn die een regelmatig gebruik van deze mogelijkheid prefereren. Dat dit systeem een objectieve, waarheidsgetrouwe weergave het meest benadert, is duidelijk.

Het is ook mogelijk alleen de besluiten, desgewenst mèt de overwegingen en de argumenten waarop deze gegrond zijn, te notuleren. In de oude acta wordt dit systeem vrij consequent gevolgd. Op de reeds eerder geciteerde vraag wat in de notulen behoort te worden opgenomen, wordt door prof. Rutgers geantwoord dat een kerkeraad ‘gewoonlijk’ enkel zijn besluiten notuleert: ‘meer te notuleeren doet nooit eenig goed en heeft nooit nut, maar doet integendeel doorgaans veel kwaad’; de besluiten ‘dan natuurlijk met de overwegingen (…..) die de kerkeraad zelf geformuleerd aannam’ (a.w. deel II, blz. 270). Prof. Bouwman was echter van oordeel dat het in vele gevallen van betekenis is ‘om den gang der discussie op te teekenen’ al erkent hij dat ‘een getrouwe vertolking van wat besproken is, zeer moeilijk is’. Uiteraard dienen de besluiten van een vergadering met de gronden, waarop deze rusten, in de acta opgenomen te worden. Maar ‘wanneer een scriba in staat is om de hoofdmomenten van het debat op te teekenen, zou dit zeer aan te bevelen zijn, omdat op deze wijze de lezers later eenigszins met de vergaderingen kunnen medeleven’, hoewel: in dat geval ‘dient men zeer voorzichtig te zijn’ (a.w. blz. 85).

De derde mogelijkheid - een ‘midden’ tussen een woordelijk, stenografisch verslag en ‘alleen besluiten’ - is behalve de besluiten plus overwegingen en gronden een samenvatting te geven van het gesprek, de discussie die tot de besluiten leidde - verreweg het moeilijkste aspect van de notulering voor de scriba/secretaris/notulist. Wat de synodale acta betreft, heeft de synode van 1950 aan deze mogelijkheid de voorkeur gegeven: voortaan ook op te nemen de hoofdpunten van de discussie; zij het alleen ‘bij de meest belangrijke zaken’ (Acta, art. 16), in 1937 was reeds besloten ‘bij belangrijke zaken ook de gronden’ op te nemen (Acta, art. 11, onderstreept in 1941 in dier voege dat ‘de synode zelf geformuleerd de gronden, waarop haar besluiten rusten, zal aangeven’, Acta, art. 16).

leder die een beetje met het kerkelijk leven op de hoogte is, zal begrijpen dat de toepassing van dit systeem de nodige voorzichtigheid vereist, zoals wijlen prof. Bouwman reeds aangaf. Vooral als controversiële zaken aan de orde zijn of als de onderlinge verhoudingen tot seismografische gevoeligheid drijven, zal degene die notuleert, getrouw èn objectief te werk moeten gaan, afgedacht nog van de vraag of de zaak ‘belangrijk’ is of niet. Elk verwijt dat de notulering eenzijdig en partijdig is, dient tot het uiterste voorkomen te worden - anders riskeert men op de volgende vergadering bij de vaststelling van de notulen een urenlange discussie èn afkeuring. Wie aan de eis van getrouwe objectiviteit niet kàn voldoen, moet zijn taak neerleggen; wie er niet aan wil voldoen, verraadt een moreel verwerpelijke instelling. Een weliswaar kleine hint kan misschien in dezen behulpzaam zijn: formuleer altijd in de 3e persoon (dus niet ‘wij’ en ‘ons’ gebruiken) en gebruik steeds de tegenwoordige tijd. Kunnen namen genoemd worden? Een vaste regel is daarvoor niet aan te geven; het hangt af van de zaak èn van de persoon. De vraag is ook of het zin heeft voor latere lezers.

Dat dit systeem moeilijk is voor de notulist, is eveneens te begrijpen. Hij dient behoorlijk bekend te zijn met de te bespreken materie en niet vreemd te staan ten opzichte van het kerkewerk. Hij zal ook over enig kerkrechtelijk aanvoelen dienen te beschikken en bovendien moet hij daarbij tegelijkertijd goed kunnen luisteren en snel analyseren om de hoofdlijnen op te pakken en te noteren en dat soms uren(dagen) lang. Wanneer de bespreking soms chaotisch verliep, zal de notulist bij het uitwerken samenvattend orde moeten scheppen in het geheel, bedenkend wat J.M. Moerdijk/P.Sluimer terecht opmerken: ‘logisch gaat voor chronologisch’ (Taalgids voor de ambtenaar, 9e druk, blz. 183). Vooral nu het hoe langer hoe meer gebruikelijk wordt de notulen te vermenigvuldigen, is dit - èn na-tuurlijk het voorgaande - temeer van de grootste betekenis. Of vermenigvuldiging van kerkeraadsnotulen aanbeveling verdient? Wat de ‘intiemste handelingen’ (Bouwman) betreft, zeker niet, gelet op het zonder meer vertrouwelijke karakter van die notulen.

Na vaststelling rechtsgeldig

Pas na vaststelling door dezelfde of door een volgende vergadering kunnen de notulen door voorzitter en scriba ondertekend worden (de laatste is dus allerminst bevoegd om ze bij voorbaat te tekenen, zoals nog wel eens gebeurt). Vroeger was het wel gebruikelijk dat staande de vergadering voorlezing, vaststelling en ondertekening plaatsvonden. Hoe terecht ook, dat de ‘zorgvuldigheid’ daarmee beslist niet gediend was - uitgezonderd dan wanneer slechts besluiten genotuleerd werden -, zal ieder die zich realiseert wat dat voor de direct betrokkene betekent èn voor het geheel, toestemmen, vooral als de bovenaangegeven derde mogelijkheid in toepassing wordt gebracht. Allen die tot vaststelling besluiten (eventuele wijzigingen dienen dàn daarbij genotuleerd te worden - dus niet naast of tussen de vast te stellen notulen gekrast te worden) en machtiging geven tot ondertekening, zijn daarna verantwoordelijk. Het verdient aanbeveling hun namen voluit in de notulen te noemen. Dat kan latere lezers heel wat speurwerk besparen!

Wanneer zo het ‘zorgvuldig notuleren’ tot geldigheid is gebracht, waarnaar rechtens verwezen kan worden, waarop ook rechtens een beroep gedaan kan worden, is de taak van scriba volbracht. Hij zal hopen dat zijn zo nagestreefd ‘zorgvuldig notuleren’ later aan eventueel historisch onderzoek - en beoordeling - ten goede zal komen. En voorts zich in dienst weten van de éne Meester, werkend aan de realisering van het ‘en gij zijt allen broeders’, tot welzijn van Zijn gemeente nu en in de toekomst.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.