+ Meer informatie

De Kerkeraadsvergadering 2 I VOORBEREIDING EN OPZET

8 minuten leestijd

We konden in ons eerste artikel niet alle punten bespreken, die onder dit opschrift behandeling verdienen. Daarom zullen we in dit artikel trachten daarmee klaar te komen.

Ingekomen stukken.

Zij plegen een niet onbelangrijk deel van de vergadertijd in beslag te nemen, terwijl dat over het algemeen niet overbodig is. Natuurlijk zijn er stukken die uitvoerige bespreking behoeven. Er kunnen allerlei belangrijke dingen van uit de gemeente en van buiten op onze tafel gelegd worden, die we de nodige aandacht hebben te geven. Maar er is toch ook wel tijdsbesparing mogelijk, zonder dat daarbij aan ook maar iets tekort wordt gedaan.

Ik denk in de eerste plaats aan de brieven, die om steun vragen. Dikwijls gaan ze vergezeld van een toelichting op de werkzaamheden van de betreffende inrichting, stichting of iets dergelijks. Het lijkt me in het algemeen zeer gewenst deze brieven aan de penningmeester, of zo deze geen deel van de kerkeraad uitmaakt, aan de finantiële commissie ter hand te stellen ten einde de kerkeraad over de toekenning van een gift van advies te dienen. De penningmeester weet hoeveel er in het betreffende fonds — dikwijls oliekruikje genoemd — aanwezig is. Hij kan bovendien nagaan, wat er een vorig jaar gegeven is op een gelijk verzoek. Niet dat het nodig is om altijd hetzelfde of aan altijd dezelfden te geven. Maar het is goed, dat men de gegevens over een vorig jaar bij de hand heeft. Wanneer er — zoals toch uitermate gewenst is — eens per drie maanden finantiëel verslag wordt uitgebracht aan de kerkeraad kan de penningmeester de aanvragen van de laatste drie maanden meenemen en voorstellen doen over de grootte van de gift. Dan hebt u er maar éénmaal per drie maanden en heel kort mee te maken.

Verder is het niet onmogelijk en misschien wel gewenst om allerlei verslagen van deputaatschappen te bewaren tot u er wat bij elkaar hebt. Het is de taak van de praeses om deze stukken goed door te nemen, eventueel met behulp van enkele onderstrepingen in het kort de belangrijkste dingen er uit te memoreren, zodat de kerkeraad een inzicht heeft in wat ter tafel wordt gebracht en het toch weinig tijd kost. Natuurlijk heeft het geen zin om allerlei dingen die we uit de Wekker, U.K.K. of Vrede over Israël al gehoord hebben nog eens uitvoerig voor te lezen. Wanneer deze dingen goed voorbereid worden, kunnen de brs in korte tijd van het echt belangrijke op de hoogte gebracht worden.

Wanneer er ingekomen stukken zijn, die bij een agendapunt behoren, dienen ze bewaard te blijven tot dat punt aan de orde is.

De rondvraag.

Het lijkt me erg verstandig om deze aan het begin van de vergadering te houden. Het komt immers nogal eens voor, dat deze òf niet tot zijn recht komt, òf de vergadering, die toch al niet vroeg eindigt, pas na het middernachtelijk uur gesloten doet worden. Beide komen me ongewenst voor.

Wanneer men nu aan het begin van de vergadering de agenda voorleest, weet elke broeder wat er aan de orde komt. Heeft hij iets, dat bij een der punten behandeld kan worden, dan bewaart hij het tot zo lang. Anders brengt hij het in het begin bij de rondvraag ter sprake. Zijn het belangrijke dingen, die eigenlijk een punt op zichzelf vormen, dan make men er een apart agendapunt van. Men voorkomt daarmee, dat de rondvraag de hele avond in beslag neemt. Men kan bij de afhandeling van de agenda naar de urgentie van de punten te werk gaan. Is iets, bij de rondvraag ter sprake gebracht, belangrijker dan een ander agendapunt, dan kan men het onderaan laten staan en eventueel over laten staan.

De rondvraag is echt voor de „klusjes”. Wat aan belangrijks bij de rondvraag ter sprake gebracht wordt, moet een apart agendapunt worden. Het komt ook als belangrijk voor, dat alle punten (waarvan de behandeling) uitgesteld wordt op elke volgende agenda een plaats krijgen. Op die manier ziet men bij elke vergadering, wat is blijven overstaan. Zo bewaart men zichzelf er voor bepaalde lastige dingen geruisloos van de tafel te doen verdwijnen. Neem toch vooral een beslissing. Er is voor een gemeente niets zo vervelend, als wanneer de kerkeraad wel van alles aansnijdt, maar niet afhandelt. Wanneer men er niet uitkomt of er niet verder over wil handelen, laat men dat dan ook besluiten. Op deze wijze weet een gemeente, wat ze aan het overleg in de kerkeraad heeft en kan ze eventueel bezwaren maken tegen een besluit van de kerkeraad.

Overleg tussen breed en smal.

Het is duidelijk wat hiermee bedoeld wordt. Er zijn gemeenten, waarin het werk niet zo omvangrijk is, dat #########men in breed en smal verband vergadert. Dat is prettig, omdat men dan op de hoogte blijft van hetgeen de brs. over en weer doen. Tenminste, wanneer in zo’n gemeente, de diakenen de diakonale zaken ook op de kerkeraadsvergadering brengen. Het komt immers wel voor dat men geen smalle (ouderlingen) vergadering kent, doch wel een smalle (diakenen) vergadering, terwijl men dan toch niet van smalle kerkeraad pleegt te spreken. Nu gaat het er mij niet om hoe men die vergadering moet noemen. Maar wel is het belangrijk, dat op die wijze het gevaar dreigt. dat de gehele kerkeraad weinig of niets van de diakonale zaken afweet. Ik kom hieronder daarop terug. Overigens is hetgeen ik nu ga schrijven voor kerkeraden die altijd volledig vergaderen, niet van direkt belang.

Wanneer men tot de ontdekking komt, dat eenmaal vergaderen per maand niet voldoende is, omdat de zaken dan te vluchtig besproken moeten worden, of de vergaderingen tot na twaalf uur duren — m.i. een groot kwaad! — dan moet men tweemaal per maand gaan vergaderen. En dat moet dan als vaste regel worden aangenomen. Dat moet niet maar eens gebeuren als men niet klaar komt, doch steeds, wanneer men ziet dat het in het algemeen gewenst is.

Dan kan men natuurlijk die vergaderingen door alle brs. laten bijwonen. Men kan ook voor die tweede vergadering in de maand alleen de ouderlingen uitnodigen en op die vergadering de huisbezoeken met alles wat daaraan vastzit bespreken. Ik geloof, dat men het al of niet met de diakenen vergaderen van de diakenen moet laten afhangen. De ouderlingen hebben immers niet het recht om te zeggen: daar hebben de andere brs. niets mee te maken. Ware dat wel het geval, dan moesten in kleine kerkeraden ook de diakenen vertrekken wanneer de huisbezoeken besproken worden, hetgeen zelden geschiedt.

Het gaat hier niet om een principiële kwestie, maar om een praktische werkverdeling en regeling. Het kan ook zo, dat de diakenen, op diezelfde avond voor hun werk in een andere zaal vergaderen. Blijven er punten overstaan van de eerste vergadering in de maand, dan kan men die afhandelen op die avond waarop èn ouderlingen èn diakenen vergaderen. Het eerste gedeelte zou men samen kunnen vergaderen, daarna zou ieder zijn eigen werk kunnen doen.

Nu gaat het er me om hòe het overleg tussen breed en smal zal plaatsvinden. Mogen de diakenen iets weten van wat er op de smalle kerkeraad plaats vindt? Omgekeerd moet men ook vragen: mogen de ouderlingen (en ds.) niets weten van wat er op de vergadering der diakenen plaats vindt?

Het lijkt me goed, dat de notulen van de smalle kerkeraadsvergadering in breed verband gelezen worden. Dan weten ook de diakenen, wat daar behandeld is en hebben het recht om inlichtingen te vragen, voorzover het althans niet specifiek ouderlingenarbeid betreff. Maar er wordt immers op een smalle kerkeraad ook wel iets behandeld wat niet helemaal specifiek voor het ouderlingenambt is. Bovendien, wanneer de diakenen in gevallen van opzicht en tucht niet hebben mee te oordelen, hebben ze toch wel mee te weten. Dat vloeit m.i. voort uit het feit, dat ze mede tot de kerkeraad behoren. Via de notulen kunnen ze dan mede-weten.

Omgekeerd hebben de ouderlingen recht om te weten in welke gezinnen de diakenen hulp verlenen. Het gaat niet om bedragen, maar wel om het feit. Dat kan trouwens voor de ouderlingen van belang zijn. Daarom lijkt het me goed, dat op elke kerkeraadsagenda het punt diakonalia voorkomt. De kerkeraad in zijn geheel heeft recht te weten, hoe de dingen in de diakonale sfeer verlopen. Bovendien, kan men op deze wijze toezicht op de bediening van elkaars ambten uitoefenen. Het gaat er natuurlijk niet om, dat de ouderlingen over diakonale zaken beslissen. Maar wel, dat de ouderlingen van de diakonale zaken in de gemeente op de hoogte zijn. De diakenen hebben dan ook de gelegenheid om zaken waar ze zelf niet uit kunnen komen ter advies voor te leggen aan de kerkeraad. Het is niet zo gemakkelijk hier regels voor te geven. Wanneer men het in het prestige vlak trekt, is het bij voorbaat verkeerd. Er mag trouwens geen enkele konkurrentie-gedachte tussen beide soorten ambtsdragers wezen. Tenzij de konkurrentie om voor elkaar de minste te zijn, Matt. 18 : 4.

Men dient tesamen het belang van de gehele gemeente op het oog te hebben.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.