FUNCTIONERINGSGESPREKKEN TUSSEN PREDIKANT EN KERKENRAAD

Wat is een functioneringsgesprek?

In vrijwel iedere organisatie worden gesprekken over het functioneren gevoerd. Deze gesprekken kennen zeer uiteenlopende vormen. Wat in de ene organisatie een functioneringsgesprek wordt genoemd, heet in een andere organisatie een beoordelingsgesprek. Daarom geef ik hieronder een kort overzicht van de belangrijkste gespreksvormen.

Beoordelingsgesprek

Bij het beoordelingsgesprek wordt gekeken naar het functioneren in het verleden. Het oordeel is gebaseerd op feiten. Het doel van de gesprekken is de rechtszekerheid van de werknemer te vergroten. Er zijn organisaties waar een medewerker eerst minimaal drie keer een negatieve beoordeling moet hebben gehad voor hij ontslagen kan worden. Zo kan de werknemer vaak bezwaar tegen de beoordeling maken als hij het daar niet mee eens is. Beoordelingsgesprekken vormen een basis voor het verbeteren van de motivatie, maar zij verbeteren de motivatie zelf niet. De kerkenraad zou met een predikant een beoordelingsgesprek kunnen voeren als er problemen zijn die ertoe kunnen leiden dat de predikant mogelijk niet in het ambt kan blijven of niet aan de gemeente verbonden kan blijven.

360°-feedback

360°-feedback is een vorm van beoordelen, waarbij een medewerker aan verschillende mensen vraagt een mening over het functioneren te geven. Zo kan een chef aan zijn medewerkers, zijn directeur, aan de collega-chefs en aan de klanten een beoordeling vragen. Doel is zicht te krijgen op de vraag hoe het functioneren door anderen wordt ervaren. Als de ervaringen minder positief zijn, wordt geprobeerd die te verbeteren.

Ik weet niet wat uw ervaringen met het bespreken van bijvoorbeeld preken zijn. In de verschillende kerkenraden, waarvan ik lid was, heb ik dat nooit goed zien functioneren. 360°-feedback is voor predikanten die een beetje evenwichtige reactie op hun functioneren willen hebben een prima alternatief. Hiermee kan een predikant zicht krijgen op de vraag hoe zijn preken, zijn pastoraat, zijn wijze van catechiseren, etc. ervaren worden.

Competentiebeoordeling

Competenties zijn vaardigheden die voor het goed uitvoeren van een functie nodig zijn. Medewerkers kunnen hun competenties verder ontwikkelen. Het doel van de competentiebeoordeling is het bevorderen van de ontwikkeling van de medewerker. Dat gebeurt door het vaststellen van de competenties die de medewerker heeft en af te spreken welke hij verder gaat ontwikkelen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een predikant ziet hoe de ander op zijn handelen reageert en dat hij de reactie van een ander gebruikt om zijn eigen gedrag te bepalen (dat is een voorbeeld van een competentie) en dat afgesproken wordt dat hij deze competentie zo gaat ontwikkelen dat hij de gevolgen van zijn gedrag overziet en dat hij in staat is zijn gedrag aan de verschillende situaties aan te passen.

Functioneringsgesprekken

Anders dan de naam van deze gesprekken doet vermoeden gaat een functioneringsgesprek niet over de vraag hoe een medewerker werkt. Geprobeerd wordt een medewerker te helpen de doelen in zijn werk voor de komende periode helder te formuleren, na te gaan of de medewerker problemen ziet bij het halen van deze doelen en afspraken te maken over hoe de medewerker geholpen wordt bij het overwinnen van zijn problemen. Doel van het gesprek is de motivatie van de medewerker te bevorderen. Het is bekend dat mensen het meest gemotiveerd zijn als zij een duidelijk doel voor ogen hebben en als zij het gevoel hebben dat zij dit doel op eigen kracht kunnen bereiken. Dit laatste is van groot belang. Medewerkers die een duidelijk doel hebben, maar niet het gevoel hebben dat zij dit doel kunnen halen, dromen namelijk alleen maar over het doel.

Predikanten en kerkenraden die plannen hebben om aan de hand van een methode gesprekken over het functioneren te gaan voeren doen er goed aan zich eerst af te vragen wat zij met deze gesprekken willen bereiken om vervolgens daarbij een ge-spreksmthode te kiezen. Dit artikel gaat uitsluitend over functioneringsgesprekken, zoals deze hierboven besproken zijn. Daarbij ga ik er vanuit dat het in het gesprek om het functioneren van de predikant gaat.

Hoe werkt een functioneringsgesprek?

Functioneringsgesprekken worden regelmatig gehouden, bijvoorbeeld één keer per jaar. Een andere frequentie is mogelijk. De afspraken die in het gesprek worden gemaakt, moeten ook uitgevoerd kunnen worden. De termijn moet daarom niet te kort zijn. Een functioneringsgesprek moet in alle openheid en vertrouwelijkheid gevoerd kunnen worden. Mijn ervaringen met het bewaren van de vertrouwelijkheid door kerkenraads-leden is slecht. Als ik mij niet vergis, ben ik daarin niet de enige. Verder wordt een functioneringsgesprek met een wat groter aantal deelnemers erg ingewikkeld.

Functioneringsgesprekken worden daarom doorgaans door twee mensen, namelijk de predikant en een kerkenraadslid die de gaven daarvoor heeft — en niet met de gehele kerkenraad — gevoerd.

Een functioneringsgesprek tussen predikant en kerkenraad heeft altijd de volgende basisvorm:

1. Het gesprek vindt plaats aan de hand van de taken van de predikant. Deze zijn bijvoorbeeld:

a. Woordverkondiging en sacramentsbediening;

b. pastoraat;

c. onderwijs en toerusting, zoals het geven van catechisatie;

d. bestuur van de gemeente.

2. De predikant geeft per taak aan welke resultaten hij bij het volgende functioneringsgesprek bereikt wil hebben. Zo’n resultaat kan bij de taak ‘Woordverkondiging en sacramentsbediening’ zijn: ‘Het kerkbezoek in de middagdienst is toegenomen tot 60% van het aantal (doop)leden’

Voor een goed verloop van dit alles wordt een formulier gebruikt. In dit formulier wordt een aantal vragen opgenomen en wordt ruimte opengehouden om de antwoorden die in het gesprek geformuleerd worden te noteren. De volgende zaken worden in dit formulier (bijvoorbeeld) vermeld:

Taak: Woordverkondiging en sacramentsbediening.

Welk resultaat wil de predikant tot het volgende functioneringsgesprek bereiken?

Welke belemmeringen ziet de predikant voor het bereiken van dit resultaat?

Welk resultaat zou de predikant volgens het kerkenraadslid moeten bereiken?

Welke belemmeringen ziet de predikant voor het bereiken van deze resultaten?

Afspraken:

Welke afspraken zijn gemaakt?

Wat doet de predikant? Voor wanneer?

Wat doet het kerkenraadslid? Voor wanneer?

3. Het kerkenraadslid stelt hierover vragen, totdat de resultaten helder, meetbaar en niet voor tweeërlei uitleg vatbaar zijn geformuleerd. Het kerkenraadslid onthoudt zich dus van commentaar en geeft ook niet aan wat hij van het resultaat vindt. Het feit dat de predikant dit resultaat wenst, is voldoende. De rol van het kerkenraadslid is uitsluitend de predikant te ondersteunen bij het goed formuleren van het resultaat.

4. De predikant geeft aan welke belemmeringen hij voorziet bij het realiseren van de resultaten. Dat kunnen ook belemmeringen zijn in het functioneren van het kerkenraadslid of de kerkenraad. Het kerkenraadslid vraagt ook hier door om de belemmeringen zo goed mogelijk geformuleerd te krijgen. Gezamenlijk wordt nagegaan wat het kerkenraadslid of de kerkenraad voor ondersteuning kan bieden bij het wegnemen van de belemmeringen.

5. Hierna geeft het kerkenraadslid aan welke resultaten volgens hem door de predikant gerealiseerd moeten worden. De predikant stelt hierover vragen om zo de resultaten zo helder mogelijk geformuleerd te krijgen.

6. De predikant geeft aan welke belemmeringen hij verwacht bij het realiseren van de door het kerkenraadslid aangegeven resultaten. Het kerkenraadslid vraagt hierop door en gaat na welke ondersteuning hij en/of de kerkenraad kan bieden om deze belemmeringen weg te nemen.

7. Het gesprek over de taak wordt afgesloten met het gezamenlijk formuleren van de afspraken die gemaakt zijn. Daarbij wordt in ieder geval aangegeven wie wat op welk moment gaat doen.

8. Vervolgens wordt op dezelfde manier over de volgende taak gesproken, totdat alle taken aan de orde zijn geweest. Om het gesprek goed te laten verlopen wordt het gesprek vaak aan de hand van een formulier gevoerd, waarop de volgorde van het gesprek is aangegeven.

Wanneer werkt een functioneringsgesprek niet?

Een belangrijke voorwaarde voor het voeren van functioneringsgesprekken is dat er sprake moet zijn van een zekere gelijkwaardigheid en van openheid. U kunt dat testen door als ouderling of diaken tijdens een kerkenraadsvergadering aan te geven wat volgens u aan de prediking verbeterd kan worden. Hoe goed er ook wordt gepreekt, er is altijd wat te verbeteren. Indien de predikant in de verdediging gaat of indien een deel van de kerkenraadsleden het standpunt begint te bestrijden of te ontkennen is er sprake van onvoldoende openheid. Een predikant kan op zijn beurt hetzelfde doen door zelf de preken die hij het laatste half jaar gehouden heeft in bespreking te geven. Als de reacties blijven steken in algemeenheden, zoals dat het mooie preken waren of dat men met zegen geluisterd heeft, dan ontbreekt het aan openheid. In deze sfeer is het voeren van functioneringsgesprekken zinloos. Als er open verhoudingen zijn, dan zullen de overige kerkenraadsleden belangstellend vragen een standpunt toe te lichten. Als er sprake is van een zekere gelijkwaardigheid zullen de kerkenraadsleden opvattingen respecteren en samen onderzoeken of hieraan (voor een deel) tegemoet kan worden gekomen.

Soms wordt besloten om functioneringsgesprekken te gaan voeren, omdat er problemen met de predikant zijn. Functioneringsgesprekken zijn niet geschikt om onder deze omstandigheden bij te dragen tot een verbetering. Indien ingeschat wordt dat de problemen ertoe kunnen leiden dat er formele maatregelen, zoals losmaking van de gemeente, genomen gaan worden, dan is het verstandiger om een beoordelingsgesprek te voeren. Dat vergroot de rechtszekerheid van de predikant. Bij eventuele procedures kan op de beoordelingen worden teruggevallen.

Een andere voorwaarde voor het voeren van functioneringsgesprekken is dat de predikant en kerkenraad resultaatgericht kunnen werken. Op de meeste kerkenraden zijn een of meer van de volgende kenmerken van toepassing:

1. Het ontbreekt aan duidelijke doelstellingen;

2. als er een probleem wordt besproken dan zijn er verschillen van inzicht in de aard van de problemen;

3. bij benoemingen is het gedrag en de ligging belangrijker dan kwaliteiten;

4. er is weinig of geen informatie beschikbaar en het is lastig om aan de goede informatie te komen;

5. verschillende zaken, zoals de positie van de vrouw, de liturgie en andere kerkelijke zaken worden verschillend gewaardeerd;

6. de deelnemers aan de bespreking wisselen geregeld.

In een dergelijke kerkenraad hebben argumenten nauwelijks tot geen invloed op de besluitvorming. Voor het nemen van een besluit is het vooral van belang dat een voorstel ‘passend’ voor de gemeente is, niet of het probleem daarmee werkelijk wordt opgelost. Als u in deze omschrijving uw gemeente (of kerkenraad) herkent, dan is het nutteloos om functioneringsgesprekken te gaan voeren.

Evaluatie

Er zijn verschillende gespreksvormen voor het gesprek tussen predikant en kerkenraad. De keuze hangt af van de vraag wat met het gesprek wordt beoogd. Als het gesprek moet bijdragen aan een betere motivatie van de predikant, dan ligt het voeren van functioneringsgesprekken voor de hand. Om functioneringsgesprekken te kunnen voeren, moet aan onder meer de volgende voorwaarden zijn voldaan:

1. Predikant en kerkenraadslid die het gesprek voeren moeten over voldoende gespreksvaardigheid beschikken.

2. Er moet sprake zijn van een zekere gelijkwaardigheid en openheid.

3. Er moet binnen de kerkelijke gemeente sprake zijn van resultaatgerichtheid.

Als niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, heeft het voeren van functioneringsgesprekken niet het beoogde motivatiebeorderende effect.

De heer Van den Berg is als organisatie-adviseur en interim-manager verbonden aan Slot & Partners te Utrecht; als zodanig is hij betrokken geweest bij de oprichting van de SGJ en de stroomlijning van het Dienstenbureau. Hij is lid van de gemeente van Veenendaal-Pniël.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen