ZORG VOOR EN BEHEER VAN KERKELIJKE ARCHIEVEN

Na de generale synode Rotterdam-Centrum 1983, alwaar onder meer werd besloten tot de instelling van een nieuw deputaatschap voor de kerkelijke archieven en voor dit de-putaatschap tevens een nieuw regelment alsmede een beheersregeling werden vastgesteld, hebben deputaten niet stilgezeten. Bij brief van 24 juni 1985 werden door deputaten aan alle kerken, classes en particuliere synoden een concept-beheersregeling voor het beheer van de archiefbescheiden van een kerkelijke vergadering toegezonden, voorzien van een uitgebreide toelichting en een aantal bijlagen. Daarbij werd aan genoemde kerkelijke vergaderingen de aanbeveling gedaan, een dergelijke beheersregeling voor het beheer van hun archiefbescheiden vast te stellen.

Omdat deputaten zich kunnen indenken, dat het niet altijd mogelijk zal zijn, de volledige inhoud van deze stukken aan alle leden van de verschillende kerkelijke vergaderingen, deputaatschappen en commissies ter kennis te brengen, menen zij er goed aan te doen door middel van dit artikel in verkorte vorm de belangrijkste punten uit de bedoelde beheersregeling en de toelichting daarop weer te geven. Zij verwachten op deze manier een zo groot mogelijk aantal ambtsdragers te bereiken. Waarom dit zo belangrijk is? Omdat iedere kerkelijke vergadering en dus alle leden ervan zo nauw betrokken zijn bij een verantwoorde archiefverzorging!

Zorg en beheer

We kunnen betreffende de kerkelijke archieven twee zaken onderscheiden, namelijk zorg en beheer. Onder zorg moeten we verstaan de verantwoordelijkheid die iedere kerkelijke vergadering heeft voor de vorming, instandhouding, aanvulling en raadpleging van haar archieven. Zie in dit verband ook artikel 45 van de Kerkorde.

Deze verantwoordelijkheid omvat:

- de zorg voor een veilige bewaring in voldoende bergruimte (kluis of kast) en een behoorlijke inrichting van die ruimte (afsluitbaar, vocht- en brandvrij);

- de vaststelling van een regeling voor het beheer van de archiefbescheiden;

- de aanwijzing c.q. benoeming van (een) beheerder(s);

- de beschikbaarstelling van de nodige financiële middelen.

Onder beheer wordt verstaan, de daadwerkelijke verzorging, dus de eigenlijke werkzaamheden, die moeten worden verricht om een goed geordend en toegankelijk archief te krijgen en in stand te houden. Het omvat onder meer:

- de registratie (inschrijving) van de stukken;

- het in goede en geordende staat brengen en houden van de archiefbescheiden;

- de uitlening van archiefbescheiden volgens de daartoe gestelde regeling;

- de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende bescheiden;

- overbrenging van archiefbescheiden naar een officiële archiefbewaarplaats van de overheid, indien de zorgdragende kerkelijke vergadering tot een dergelijke inbewaringgeving heeft besloten.

Kerkelijk archief

Een kerkelijk archief omvat alle geschreven, getypte, gestencilde en getekende stukken (daaronder notulen, registers e.d. begrepen), die door een kerkelijke vergadering bij de uitoefening van haar functie zijn ontvangen of opgemaakt en bestemd om daaronder te berusten. Het omvat dus zowel de bescheiden die nog in behandeling zijn, ais die welke reeds zijn afgehandeld. Eveneens vallen hieronder de gevormde archieven van deputaatschappen, diaconieën, commissies van beheer e.d., alsmede de archieven van personen belast met een specifieke taak of opdracht (bijv. een administrateur van het lidmatenbestand van een plaatselijke kerk). „Bestemdomdaaronderteberusten” wil zeggen, dat de inhoud van een stuk moet specifiek gericht zijn tot of afkomstig zijn van een kerkelijke vergadering. In het laatste geval moeten we denken aan kopieën van verzonden brieven. Boeken, tijdschriften, kranteartikelen, fotoverzamelingen, films, geluidsbanden en dergelijke, behoren dus niet tot het archief. Het verdient echter aanbeveling deze bescheiden voor documentatie-doeleinden ais aanhangsel aan het archief toe te voegen. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld kerkbladen en contactbladen.

Beheerders

a. scriba c.q. secretaris Beheerders

De scriba van een kerkelijke vergadering of de secretaris van een deputaatschap c.q.commissie van beheer komt allereerst in aanmerking om de archiefbescheiden daadwerkelijk te verzorgen en te ordenen. Hij heeft steeds de recente stukken, dus het jongere gedeelte van het archief, in zijn bezit. Aanbevolen wordt, stukken die hij in zijn bezit heeft en die ouder zijn dan vijf jaar, over te dragen aan de beheerder van het oudere archief, indien deze door de kerkelijke vergadering is benoemd. Deze termijn is gekozen, omdat in veel plaatselijke kerken na een ambtstermijn van vier jaar de scriba wordt vervangen.

b. archivaris

Indien door de kerkelijke vergadering een archivaris is benoemd, wordt deze functionaris belast met het beheer van de oudere archieven, dus van de archiefbescheiden die ouder zijn dan vijf jaar. Naar gelang de omstandigheden zijn, kan deze termijn variëren. Omdat meestal de archivaris geen ambtsdrager zal zijn, wordt hem de plicht tot geheimhouding opgelegd. Hij coördineert alle archiefzaken, ziet erop toe dat oudere archiefgedeelten worden overgedragen en zorgt verder onder meer voor een nadere ordening en opberging van de archiefbescheiden, de toegankelijkheid ervan en maakt een inventaris op van alle archiefbestanddelen die hij onder zijn beheer heeft. Doordat een archivaris niet voor een beperkte tijd wordt benoemd, is de continuïteit voor een verantwoord archiefbeheer gewaarborgd.

Nadere richtlijnen

In de aan de kerkelijke vergaderingen toegezonden stukken worden verder nog de volgende aanbevelingen gedaan:

Notulen

Omdat de notulen een hoofdbestanddeel vormen van een kerkelijk archief (de acta van de synoden), wordt aangeraden:

- papier te gebruiken dat lange tijd houdbaar is, dus houtvrij papier; gebruik van kringlooppapier wordt afgewezen;

- indien gebruik wordt gemaakt van losse getypte bladen, deze te doen inbinden,

- de bladzijden altijd te pagineren (nummeren), zowel bij gebruik van een notulen-boek (register) als bij gebruik van losse betypte bladen;

- op iedere bladzijde een marge (kantlijn) aan te houden voor vermelding van het onderwerp. Dit vergemakkelijkt het terugzoeken en indien later als ingang op de notulen een alfabetische klapper (index) wordt gemaakt, kan die onderwerpsaanduiding a Is trefwoord worden gebru ikt.

Ingekomen en verzonden stukken

Voor de meeste kerkelijke vergaderingen wordt het klasseren van de ingekomen en verzonden stukken aan de hand vaneen classificatiesysteem afgewezen. Aanbevolen wordt:

- alle ingekomen en verzonden stukken per jaar in chronologische volgorde van een nummer te voorzien;

- de stukken op volgorde van de nummering in te schrijven in een losbladig of vastbladig register (brievenboek), dat in een aantal kolommen is ingedeeld (voor een bruikbare indeling in kolommen geeft de toelichting op de beheersregeling verdere aanwijzingen).

Het voordeel van een losbladig brievenboek is, dat een jaar gemakkelijk kan worden afgesloten. Na afsluiting kan het losbladige deel, als gemakkelijk te raadplegen overzicht, bij de map met archiefbescheiden van het desbetreffende jaar worden gevoegd.

Ordening van de stukken

Na afhandeling worden de stukken chronologisch geordend, dus in volgorde van de nummers waarop ze in het brievenboek zijn ingeschreven. Deze methode is voor archieven van kleinere omvang het meest praktisch. In eerste instantie kan opberging op volgnummer plaats vinden in ordners. Naafloop vaneen kalenderjaar wordt het gebruik van een map met hechting aanbevolen, waarin dan tevens de bladen van het losbladige brievenboek, die op de stukken betrekking hebben, worden bijgevoegd.

Stukken van geringe waarde zoals reclamefolders, uitnodigingen, aanbiedingen waarop niet wordt ingegaan en dergelijke, behoren niet te worden ingeschreven, omdat ze niet voor bewaring in aanmerking komen. Kerkelijke vergaderingen, die nader geïnformeerd willen worden over een systematische ordening aan de hand van een classificatiesysteem, worden na een verzoek daarom, door de deputaten voor de kerkelijke archieven gaarne nader geïnformeerd.

Overdracht van het beheer

Bij aftreden van een scriba/secretaris of bij beëindiging van een functie als archivaris, moet steeds het gehele archief aan de opvolger(s) worden overgedragen. Belangrijk is ook, dat deputaatschappen, commissies en alle personen met een bepaalde taak of opdracht, hun archieven die ouder zijn dan vijf jaren, of bij beëindiging van hun taak, steeds overdragen aan de kerkelijke vergadering waaronder zij ressorteren.

Vernietiging van archiefbescheiden

Het nemen van een beslissing welke archiefbescheiden kunnen worden vernietigd, is niet altijd eenvoudig. Algemene regel is: Voor vernietiging komen in aanmerking stukken, die gezien hun inhoud, geen of weinig belang hebben om bewaard te blijven en stukken waarvan de gegevens zijn overgenomen in een boekhouding e.d.

Uitzonderingen:Stukken van vóór 1900 worden niet vernietigd. Stukken betreffende een belangrijke periode van de kerk (oorlogsperiode, watersnood, brand enz.) worden niet vernietigd. Vaak blijkt dat het eigen archief dikwijls over dergelijke perioden een vollediger beeld kan geven. Omdat betreffende de vernietiging grote voorzichtigheid geboden blijft, zijn de landelijke archivarissen, die terzake deskundigheid bezitten, in voorkomende gevallen gaarne bereid advies te geven. Bij de richtlijnen bevindt zich een lijst, welke stukken c.q. categorieën van stukken, na welke periode van bewaring, in aanmerking kunnen komen voor vernietiging.

Uitlening van stukken

Zowel voor de uitlening als voor de raadpleging van kerkelijke archiefbescheiden zijn in de beheersregels nadere voorschriften gegeven, waaraan de archiefbeheerder zich dient te houden. Het spreekt vanzelf, dat niet iedereen zonder meer stukken uit archiefgedeelten kan raadplegen. Vandaar dat ten opzichte van de uitlening en raadpleging waar-orgen nodig zijn.

Inbewaringgeving van oudere archiefgedeelten

Aangezien niet iedere kerkelijke vergadering in staat is oudere archieven naar behoren te beheren en te bewaren (gebrek aan een deugdelijke en veilige ruimte, ontbreken van speciale deskundigheid e.d.) bestaat de mogelijkheid archiefgedeelten die ouder zijn dan 25 jaar bij archiefbewaarplaatsen van de overheid gratis in bewaring te geven. De desbetreffende kerkelijke vergadering blijft te allen tijde eigenares van de in bewaring gegeven archieven. Een en ander wordt bij contract geregeld waarbij omtrent openbaarheid, uitlening e.d. beperkende bepalingen kunnen worden vastgelegd.

Slotopmerkingen

In de toelichting op de regeling wordt op al de hierboven omschreven punten nog veel uitvoeriger ingegaan. Daarnaast wordt ook nog aandacht geschonken aan de bouw en inrichting van archiefruimten, de lidmaatadministratie en het beheer van zowel plaatselijke als niet plaatselijke documentatie. Eveneens wordt aandacht geschonken aan de archieven van kerkelijke verenigingen en andere kerkelijke organisaties, de zogenaamde semi-kerkelijke archieven. Ook deze archieven zijn van belang voor de historie van heel het kerkelijke leven.

Verder zijn er aan de toelichting nog de volgende bijlagen toegevoegd:

- een lijst met adressen van archiefbewaarplaatsen van de overheid;

- een model van een uitleenformulier;

- een model ontvangstbewijs bij raadpleging/inbruikleen ontvangen archiefbescheiden;

- een model Machtiging vernietiging archiefbescheiden;

- een model Verklaring van vernietiging van archiefbescheiden;

- een model Overeenkomst van opneming en bewaring van archiefbescheiden in een officiële archiefbewaarplaats van de overheid.

Vanzelfsprekend zijn veel regels, aanbevelingen en aanwijzingen, die in de besproken beheersregeling en de daarbij behorende toelichting voorkomen, allereerst belangrijk voor de beheerders van de kerkelijke archieven (scriba’s, secretarissen, archivarissen). Maar toch niet minder voor allen, die als ambtsdragers deel uitmaken van de verschillende kerkelijke vergaderingen. Zij dienen eraan mee te werken, dat de zorg voor een goed archiefbeheer, waarvoor iedere kerkelijke vergadering een eigen verantwoordelijkheid heeft, in de praktijk ook inderdaad gerealiseerd wordt. Een stap op de weg daarheen is, zo het al niet is gebeurd, het vaststellen van een beheersregeling voor de eigen kerkelijke archieven als hierboven bedoeld, die zo nodig aangepast kan worden aan de eigen (plaatselijke) omstandigheden.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen