+ Meer informatie

COMPUTERGEBRUIK BIJ KERKENWERK

4 minuten leestijd

Het gebruik van de computer bij het kerkenwerk is niet meer weg te denken. De notulen van de kerkenraad, de uitgaande brieven, de ledenadministratie, bij al het korkenraadswerk kan de computer goed gebruikt worden. In de ene plaatselijke kerk werkt de scriba met een eenvoudig tekstvenwerkingsprogramma onder het systeem MS-DOS, elders wordt een speciaal voor het kerkenwerk samengesteld programma gebruikt, weer ergens anders gebruikt de scriba Words onder het systeem WINDOWS ‘95 (of ‘98).

Niet zelden wordt een scriba na een aantal jaren opgevolgd door een nieuwe scriba, die niet in de gelegenheid is het kerkenwerk met behulp van de computer te verrichten, Minstens zo erg is het als de scriba die onder DOS werkte een opvolger krijgt, die er niet over piekert dat - zijns inziens verouderde - systeem te gebruiken, en alleen maar onder WINDOWS wil werken. In beide gevallen blijft bij de oude scriba in diens p.c. (= personal computer) een stukje plaatselijke kerkgeschiedenis achter, dat hij na verloop van tijd graag van zijn harde schijf wil wissen, om ruimte te maken voor meer actuele zaken. Als hij al de moeite neemt de materie op diskettes aan zijn opvolger mee te geven, is het nog maar de vraag of de opvolger deze diskettes gebruiken wil of kan. Bovendien hebben diskettes de neiging om met het verloop van de tijd minder goed leesbaar te worden, nog afgezien van de vraag of diskettes over pakweg tien jaar nog wel geconverteerd kunnen worden naar het dan geldende systeem.

Dit artikel wil niet een somber verhaal zijn over de moeilijkheden van het gebruik van de computer in het kerkenwerk. Integendeel, ik zou er niet aan moeten denken scriba te moeten zijn en alles met de hand te moeten registreren. De computer kan het werk van een scriba aanzienlijk vergemakkelijken. Dit artikel wil slechts waarschuwen voor de soms ondoordachte gevolgen van het werken met de computer. En dan is het beslist niet zo, dat alleen in christelijke gereformeerde kring over deze consequenties nagedacht zou zijn. Er bestaat nu enkele decennia een interkerkelijke commissie, de Commissie tot Registratie van de Protestantse Kerkelijke en Semi-kerkelijke archieven (afgekort: CPA), waarin een twaalftal protestantse kerken samenwerken, waaronder de Christelijke Gereformeerde Kerken, door middel van een vertegenwoordiger uit het deputaatschap voor de kerkelijke archieven. De CPA heeft zich kort geleden gebogen over de problemen, die zich voor kunnen doen bij het gebruik van de computer bij het kerkenwerk. De werkgroep, die de CPA heeft geadviseerd, heeft enkele aandachtspunten op papier gezet, die ik hieronder laat volgen.

Aandachtspunten bij toepassing van automatisering bij plaatselijke kerken

Algemeen

• Digitale opslag van gegevens kan geen vervanging zijn van papieren arehiefstukken. Computerbestanden worden namelijk bewaard op magneetschijven, zodat permanente houdbaarheid is uitgesloten. Voor microverfilming en opslag op CD-ROM geldt hetzelfde, al zijn deze informatiedragers lets minder kwetsbaar.

• Bent u het enige gemeentelid dat voor kerkenwerk een computer gebruikt? Zo niet, dan is het nuttig om met alle gebruikers te overleggen over gezamenlijke wensen, uitwisselbare gegevens (network?) en eventueel gezamenlijke aankoop van hard- en software.

• Kies voor een gebruiksvriendelijk systeem, dat gemakkelijk door uw opvolger is over to nemen.

• Kies voor een algemeen veel gebruikt besturingssysteem (bv. DOS of WINDOWS) en laat u geen onbekend systeem aanpraten. Dat is van belang met het oog op do uitwisselbaarheid van gegevens (schijfjes van gemeenteleden, commissies etc. die tekst aanleveren).

Postregistratie

• Indien u niet meer dan 200 ingekomen stukken per jaar venwerkt, vraag u dan af of het zin heeft een gecomplieeerde postregistratie bij te houden. Welk voordeel biedt een geautomatiseerd systeem boven het ‘klassieke’, handmatige brievenboek?

• Wilt u alleen een brievenboek op de computer, of wilt u via dat bestand ook documenten kunnen opvragen? Uiteraard werkt de laatste mogelijkheid gecompliceerder dan de eerstgenoemde. Houd daar rekening mee bij de aanschaf van apparatuur en programmatuur.

Ledenregistratie

• Wanneer u de registratie van doop, belijdenis, huwelijk en adressen wilt automatiseren, voorkom dan dat gegevens over personen die overlijden en verhuizen geheel worden verwijderd. Wanneer deze gegevens niet elders (bv. handnnatig) geheel worden vastgelegd, dan is later niet meer na te gaan wie lid van de gemeente is geweest. Toch moet soms jaren later aan iemand die als dooplid de gemeente heeft verlaten alsnog een doopbewijs worden verstrekt. Maar ook met het oog op de geschiedenis van de gemeente moet men het ledenbestand kunnen reconstrueren.

Ik publiceer deze aandachtspunten, omdat ik er van overtuigd ben, dat vele kerkenwerkers er hun voordeel mee kunnen doen.

Mr. Van Heel is oud-scriba CGK Hattem, arctiivaris-deputaat voor kerkelijke archieven, afgevaardigde naar de CPA.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.