In orde

In het kerkelijke leven is zorgvuldigheid een belangrijke zaak. De Schrift moet zorgvuldig bestudeerd en uitgelegd worden. Want we zijn immers met het Woord van de allerhoogste God bezig; dan is de hoogste zorgvuldigheid vereist. Daarbij hebben we het licht en de leiding van de Heilige Geest onmisbaar nodig. Zo zal ons bezig zijn doortrokken moeten zijn van het besef van eigen onbekwaamheid en kleinheid, en van het besef geheel afhankelijk te zijn van de Heere. Ons werk zal gedaan moeten worden in biddende afhankelijkheid om de leiding van de Geest.

Zorgvuldigheid

In andere ambtelijke arbeid is evenzeer zorgvuldigheid een wezenlijke zaak. In het omgaan met mensen en dingen is zorgvuldigheid van groot belang. Mensen moeten weten dat er naar hen geluisterd wordt en dat ambtsdragers de bedoeling van hetgeen ze zeggen proberen te begrijpen. Zo alleen kan er een echt ambtelijke gesprek plaats vinden. En wanneer bijvoorbeeld vertrouwelijke zaken besproken worden, moet daar ook vertrouwelijk mee omgegaan worden.

Zorgvuldigheid is ook vereist als het gaat over het hanteren van en omgaan met kerkelijke bescheiden. Het zal duidelijk zijn dat een kerkenraad zorgvuldige administratie bijhoudt van het ledenbestand. Daarin moeten geboortedata en doopdata vermeld zijn. En de datum waarop openbare belijdenis des geloofs is afgelegd, alsmede de datum waarop het huwelijk is gesloten. Gegevens van attestaties moeten zorgvuldig verwerkt worden in de kerkelijke administratie, enzovoorts. Van kerkelijke vergaderingen worden notulen opgemaakt. In de notulen moet niet breedvoerig van alles wat gezegd is verslag worden gedaan. Dat is niet nodig en niet nuttig. Zo wordt in notulen nog wel eens breedvoerig verslag gedaan van het openingswoord. Dat is niet nodig. Feitelijk kan volstaan worden met de vermelding dat er naar aanleiding van dit bepaalde Schriftgedeelte een openingswoord gesproken is. Besluiten moeten uiteraard genotuleerd worden. Bij belangrijke besluiten zullen ook vermeld moeten worden de gronden waarop een besluit genomen is. Bij gewone besprekingen is niet steeds nodig dat uitvoerig alle argumenten vóór en tegen en de mening van ieder die iets opmerkt, weergegeven wordt. Hetgeen waardig, nuttig en nodig is, moet genotuleerd worden.

Een ander punt is dat de kerkelijke bescheiden zorgvuldig bewaard moeten worden. Daartoe is het nodig dat er een archief is. Daarin moeten oude notulenboeken, doop- en ledenregisters, financiële en zakelijke bescheiden, en ook notulen van de classes en akta van de synoden bewaard worden. Ook correspondentie en financiële jaarstukken moeten enige tijd bewaard blijven. En belangrijke stukken zelfs geruime tijd of altijd.

Zorgvuldigheid en computer

Tegenwoordig worden veel zaken via de computer verwerkt en in de computer opgeslagen. Dat is handig en dan kan er ook door andere leden van de kerkenraad gemakkelijk gebruik van gemaakt worden. Het kan nuttig zijn omtrent het omgaan met de computer in deze enkele punten nader te overwegen. Zorgvuldigheid is immers ook in het computertijdperk van groot belang. En dat vraagt dat we aandacht hebben voor bepaalde specifieke punten. Zo moeten we er op letten dat niet iedereen zo maar mag kunnen bij kerkelijke gegevens en kerkelijke correspondentie die in de computer zijn opgeslagen. Via het gebruik van bijvoorbeeld een wachtwoord kan er voor gezorgd worden dat alleen het kerkenraadslid zelfbij de notulen en andere gegevens of bij de correspondentie kan. Want het mag natuurlijk niet zo zijn dat ook mede gezinsleden of collega's van het werk toegang tot dergelijke stukken hebben. Zorgvuldigheid is vereist. Dat was en is natuurlijk ook zo wanneer we met papier en inkt werk(t)en. Ook dan mag het notulenboek of de map met kerkenraadspuUen niet in de huiskamer of op kantoor blijven slingeren zodat anderen er in kunnen lezen. Ook dan moeten kerkenraadzaken zorgvuldig opgeslagen worden.

Een ander punt is dat er voor gezorgd moet worden dat hetgeen in de computer is opgeslagen zorgvuldig bewaard blijft. Daarom is het steeds weer nodig dat er een back-up gemaakt wordt. En ook is het verstandig dat belangrijke zaken bij twee mensen in de computer zijn opgeslagen. Soms kan het goed zijn van bepaalde zaken een uitdraai te maken en deze in de kluis van de kerk te bewaren.

Een vraag werd gesteld omtrent hoe te doen wanneer iemand die veel kerkelijke gegevens in zijn computer heeft staan, uit de kerkenraad gaat. Zou je de betreffende broeder een verklaring moeten laten tekenen dat hij alle gegevens heeft overgedragen en niets heeft achtergehouden en niets aan derden ter hand gesteld heeft of zal stellen? Laten we nuchter zijn. Toen we niet met de computer werkten, zou iemand ook in de gelegenheid geweest zijn van bepaalde zaken een kopie te maken, enzovoort. Een ambtsdrager is het vertrouwen gegeven, ten diepste van 's Heeren wege. In dat licht heeft hij zorgvuldig naar eer en geweten om te gaan met de kerkelijke zaken en bescheiden. Dat gold voorheen en dat geldt nu en in de toekomst. Inderdaad mag iemand die geen deel meer uitmaakt van de kerkenraad niets voor zichzelf houden of meenemen. Hij moet alles wat des kerkenraads is, overdragen en alles van zijn computer verwijderen en alle schijfjes of dergelijke vernietigen of aan de kerkenraad geven. Die getrouwe afsluiting was en is nodig. Opgemerkt kan worden: maar een computer kan gestolen worden of er kan eventueel in ingebroken worden. Toch geldt ook hier de nuchtere constatering dat ook een notulenboek door diefstal of brand kon verdwijnen. Wij moeten heel zorgvuldig handelen. Tegelijk kunnen we niet alles regelen en ons overal tegen afschermen. We hebben onze verantwoordelijkheid optimaal te verstaan, en ook onze beperktheid en afhankelijkheid. Laten we dat laatste ook beseffen, juist tegenover de Heere en Zijn leiding en bewaring. Ook (zelfs/juist) in het computertijdperk.

Zorgvuldig omgaan met adressen

Nu het over zorgvuldigheid gaat, zou ik nog één punt onder de aandacht willen brengen. In het kerkelijke leven zijn vaak veel adresgegevens beschikbaar. Die zijn bijvoorbeeld gebundeld in een gemeentegids. Zo'n gids is een handig en dienstbaar boekje in het gemeentelijke leven. Toch is er ook zorgvuldigheid vereist in het hanteren van de gemeentegids. Niet ieder mag de adressen die er in staan zo maar voor allerlei doeleinden gebruiken. Het kan goed zijn voorin de gids te vermelden dat de gegevens alleen maar gebuikt mogen worden voor kerkelijk gebruik en dat ze niet mogen gebruikt of doorgegeven mogen worden voor allerlei andere doeleinden.

In dit artikel zijn we zo gekomen we tot enige bezinning in heel praktische zaken. Ook dat is nodig. Voor de zorgvuldigheid in kerkelijke zaken. Opdat ook hierin alles eerlijk en met orde zal toegaan.

(wordt vervolgd)

Dordrecht, ds. P. Mulder

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen