ZORG VOOR DE ARCHIEVEN VAN ONZE KERKEN

1. Wat is een kerkelijk archief?

Als met anderen gesproken wordt over de waarde van een goed geordend archief, dan blijkt dat velen een verkeerde voorstelling van een archief hebben. Men denkt dat een archief een verzameling is van wat oude stukken die weinig of geen waarde meer hebben en alleen voor enkele hobbyisten van belang zijn. Dit is echter een onjuiste voorstelling van zaken.

Het woord „archief” is afkomstig van het Griekse woord „archè”, dat macht of overheid betekent. Het daarvan afgeleide „archeion” (in het Latijn: archivum) was de naam van een overheidsgebouw. Dit woord werd ook gebruikt voor de in zo’n overheidsgebouw bewaarde bescheiden. Bescheiden namelijk, die ontstaan waren ten gevolge van de werkzaamheden van de overheid bij de vervulling van haar taak, zoals: oorkonden, akten, documenten, registers, enz.

De lijn doortrekkende, ook voor alle niet-overheidsarchieven, komen we voor een kerkelijk archief tot de volgende definitie:

een archief van een kerkelijke vergadering (zie art. 29 van de Kerkorde) is het geheel van alle geschreven, getypte, gedrukte, gestencilde en getekende stukken (waaronder ook registers e.d. zijn begrepen), door deze vergadering ontvangen of opgemaakt en bestemd daaronder te berusten.

Deze definitie geeft duidelijk aan, dat een archief geen losse verzameling is van alleen historisch of juridisch interessante stukken. Het omvat ALLE bescheiden van een bepaalde kerkelijke vergadering (kerkelijk orgaan), zowel de lopende als de afgehandelde, maar ook de stukken die er tijdelijk van afgescheiden zijn. Ze zijn alle bestemd onder die vergadering (dat orgaan) te berusten.

Met nadruk zij erop gewezen dat ook de bescheiden van de diaconie een archief vormen, dat te zijner tijd als zelfstandige eenheid in het archief van de plaatselijke kerk behoort te worden ondergebracht.

Daarnaast zijn er nog andere archieven, de zogenaamde semi-kerkelijke archieven, waarvoor wordt verwezen naar punt 7.

2. Het belang van een archief

Niet iedereen is overtuigd van het belang van een archief. Zeker niet als het gaat om kerkelijke archieven. Men vindt het bijhouden van een kerkelijk archief een onnodige werkverschaffing of een overdreven streven naar perfectionisme. De roeping van de kerk ligt toch op een geheel ander vlak!

Alsof een goed archiefbeheer de roeping van de kerk in de weg zou staan en de behartiging der belangen van het Koninkrijk Gods schade zou berokkenen! Integendeel, niets is minder waar.

Als we de Bijbel goed lezen, dan ontmoeten we daarin een God van orde. Hij schreef de wet op tafelen van steen en gaf die aan Mozes om ze zo voor het nageslacht te bewaren. Mozes beschreef de tochten van de Israëlieten van pleisterplaats tot pleisterplaats (Num. 33: 2). En nog veel meer voorbeelden zouden kunnen worden gegeven om aan te tonen dat zowel uit juridisch als uit historisch oogpunt in de Bijbel geschriften werden opgesteld en bewaard.

Het belang van een goed bijgehouden archief is dan ook drieledig:

a. administratief: een archief dat goed verzorgd en bijgehouden wordt, is voor het desbetreffende kerkelijke orgaan van wezenlijk belang. Steeds kunnen de stukken, die op een bepaald onderwerp of zaak betrekking hebben, zonder veel moeite worden teruggevonden. Dit bespaart tijd, geld en ergernissen. Het werkt tevens mee aan de continuïteit van het te voeren beleid.

b. juridisch: om rechten en plichten te kunnen aantonen kan elk archiefstuk van belang zijn. Men moet daarom in staat zijn zowel uit het lopende als uit het afgehandelde archief de desbetreffende stukken op te diepen. Meer dan eens zijn hier wezenlijke belangen, zowel financiële als andere, mee gemoeid. Niemand is in staat vooruit al te weten welke stukken wel eens van belang kunnen zijn voor één of an-dere bewijsvoering. In principe kunnen dit alle archiefbescheiden zijn.

c. historisch: ook het wetenschappelijk belang mag allerminst uit het oog worden verloren. Elk kerkelijk archief bevat materiaal dat belangrijk is voor de geschiedschrijving in het algemeen en de kerkgeschiedenis in het bijzonder. Gegevens uit het verleden kunnen ook van direct belang zijn voor b.v. restauratiewerkzaamheden, zoals vroegere bouwtekeningen e.d.

Laat dus niemand menen dat zijn plaatselijke kerk zo onbelangrijk is, dat archiefvorming en -bewaring wel achterwege kan blijven. Als de kerk ons ter harte gaat, gaat ons ook ter harte gaat alles wat met haar verband houdt, ook haar geschiedenis en de bronnen van haar geschiedenis. Menige kerk heeft er spijt van gehad, dat bij een jubileum voor het schrijven van een gedenkboekje zo weinig gegevens van de eerste jaren bewaard zijn gebleven.

In dit verband wordt ook verwezen naar de bijdrage van professor J. Hovius in de bundel theologische opstellen, aangeboden aan de hoogleraren W. Kremer, dr. J. van Gen-deren en dr. B.J. Oosterhoff: „Uw knecht hoort”. Als hij het heeft over het nut van het instellen van een nauwkeurig onderzoek in de kerkelijke archieven van Friesland inzake de invoering van de Dordtse leerregels aldaar, schrijft hij: „Hierbij dient wel bedacht te worden dat ook in Friesland niet altijd de nodige zorg aan de archieven werd besteed, net zo min als in de overige gewesten (blz. 44). Een duidelijke aanwijzing dat juist ook voor wetenschappelijke onderzoeken goed bijgehouden en geordende kerkelijke archieven van groot belang zijn.

Nog onlangs informeerde via de kerkelijke bladen het Jeugdwerkcentrum naar archiefbescheiden van verenigingen, afdelingen, kringen etc. van vóór 1960. Dit ten behoeve van een wetenschappelijke bestudering van al dit historisch materiaal door een studiegroep van de Rijksuniversiteit te Utrecht. Onder punt 7 wordt hierop nog even teruggekomen.

3. Wat in een kerkelijk archief moet worden bewaard

Volgens de onder 1 gegeven definitie: alle geschreven, gedrukte, gestencilde en getekende stukken, die door het kerkelijk orgaan zijn ontvangen of opgemaakt.

Alle stukken, zowel de lopende als de reeds afgehandelde, en dus niet alleen de historisch of juridisch interessante stukken. Het archief is de schriftelijke neerslag van de werkzaamheden van een bepaalde kerkelijke functie.

Niet tot het archief behoren: boeken, tijdschriften en dagbladen. Evenmin blanco formulieren.

Wel kunnen publikaties, foto-albums e.d., indien ze zijn verzameld met een bepaald documentair doel, aan het archief worden toegevoegd. Hetzelfde geldt voor films en geluidsbanden.

Een uitvoeriger opsomming van te bewaren bescheiden is vermeld in bijlage 54 van de Kerkorde. Het ligt in de bedoeling deze richtlijnen nader te bezien en eventueel meer eigentijds aan te passen.

4. Archiefordening

De methode van ordening van de bescheiden in een archief is belangrijk. Hiermee hangt nauw samen de mogelijkheid ze zo vlug mogelijk weer op te zoeken. Gestreefd dient te worden naar een eenvoudige methode van ordening. Ook hiervoor wordt verwezen naar bijlage 54 van de Kerkorde.

5. Archiefbeheerder en archiefbewaarplaats

Artikel 45 van de Kerkorde bepaalt dat iedere kerk, classis en synode behoorlijk zorg moet dragen voor haar archief. Het ligt voor de hand dat de scriba in eerste instantie de basis legt voor het archiefbeheer. Hij ontvangt de stukken en verzorgt de correspondentie, zodat hij er voor zorgt dat alle stukken die bewaard moeten blijven, in het archief terecht komen.

In kleine kerken zal de scriba ook wel de persoon zijn, die als beheerder van het archief optreedt. Andere kerkeraden hebben een archivaris aangesteld.

Wat de meerdere vergaderingen betreft, voor het generaal-synodaal archief bestaan er twee deputaatschappen. Een deputaatschap „Synodaal archief” bestaande uit twee deputaten, nl. de beide archivarissen; door de synode van 1980 werd tot 1e archivaris benoemd de heer Z. Zwiep te Alphen aan den Rijn en tot 2e archivaris de heer F. van der Hart te Krimpen aan den IJssel, beiden vakmensen op het gebied van het archiefbeheer. Daarnaast is er een deputaatschap voor „Controle van het synodaal archief”. Als ar-chiefbewarende kerk is de kerk van Rotterdam-Centrum aangewezen.

Aangenomen mag worden dat de particuliere synoden en de classes ieder voor zich een archivaris hebben benoemd. In het Jaarboek van onze kerken worden de namen en adressen van deze functionarissen vermeld alsmede welke kerken als archiefbewarende kerk zijn aangewezen.

Ook de plaats waar een archief bewaard wordt, is belangrijk. De bewaarplaats dient brandvrij te zijn. Het is niet juist een kerkelijk archief thuis op een zolder of in een muurkast te bewaren. De voorkeur gaat uit naar een brandvrije kluis. Beschikt men hierover niet dan zijn er brandvrije archiefkasten te koop die zonder meer voor een goede bewaring geschikt zijn.

6. Toezicht op de kerkelijke archieven

Artikel 45 van de Kerkorde schrijft voor dat ten aanzien van het archiefbeheer elke meerdere vergadering toezicht dient te houden op de mindere. De vraag rijst wat hiervan in de praktijk terecht komt.

Via het Reglement op de kerkvisitatie (vraag 42) is het toezicht van de classes op de kerkeraden formeel geregeld. Regels voor het toezicht van de particuliere synoden op de classes ontbreken blijkbaar verder, en of periodiek het vereiste toezicht wordt gehouden, is onbekend!

Het toezicht op het archiefbeheer van de generale synode, alsmede op die van de deputaatschappen, die een eigen archief mogen beheren en bewaren, is via een apart Reglement geregeld (zie bijlage 28 van de Kerkorde).

7. Archieven van commissies, verenigingen e.d.

Vaste commissies (commissie van beheer, zendingscommissie e.d.) vormen een eigen archief. Ook deze archieven mogen niet worden vernietigd, maar archiefgedeelten, die niet meer urgent zijn voor de commissie zelf, dienen naar het kerkelijke archief te worden overgebracht.

Tijdelijke commissies (zogenaamde commissies ad hoc) volstaan meestal met het opstellen van een rapport, dat vanzelf in het archief van de kerkelijke vergadering die de commissie instelde, terecht komt.

Ook verenigingen beschikken over bescheiden die belangrijk zijn voor de ontwikkeling van het gemeentelijke leven. Ook hun archieven behoren, in overleg, te zijner tijd een plaats in het kerkelijk archief te krijgen.

In dit verband wordt nog even teruggekomen op het verzoek van het Jeugdwerkcentrum om archiefbescheiden van verenigingen e.d. van vóór 1960, hetzij in bruikleen, hetzij in eigendom te ontvangen. Tegen het in eigendom ontvangen bestaan bezwaren, want de archiefleer stelt, dat archiefbescheiden steeds in dat archief moeten worden opgelegd c.q. moeten worden teruggebracht, waar ze thuis horen. Anders raken de archieven incompleet en verdwijnt de samenhang. Op een gegeven moment weet ook niemand meer, waar bepaalde stukken zich bevinden.

8. Vernietiging

Het spreekt vanzelf dat elk archief op den duur ook stukken bevat die geen blijvende waarde bezitten. Deze kunnen worden vernietigd. Het zal in de praktijk blijken, dat dit geen eenvoudige zaak is daarover te beslissen. Bij herziening van de reeds eerder genoemde richtlijnen zal worden bezien of hiervoor wat duidelijker aanwijzingen kunnen worden gegeven, want een stuk dat thans weinig waarde schijnt te hebben, kan in de toekomst toch belangrijk blijken. Is een archief klein van omvang, dan kan men beter niets vernietigen, terwijl bij grotere archieven de nodige omzichtigheid moet worden betracht.

9. Centrale registratie kerkelijke archieven

Gezien de belangrijkheid van archieven, zeker ook ten behoeve van het historisch wetenschappelijk onderzoek, zou het zeker wenselijk zijn centraal vast te leggen, over welke kerkelijke en semi-kerkelijke archieven onze kerken beschikken en waar ze worden bewaard. Een dergelijke registratie zou een verzoek als b.v. door het Jeugdwerk-centrum is gedaan, heel wat vergemakkelijken. Verder zouden er mogelijkheden ontstaan vanuit een centraal punt deskundige voorlichting te geven omtrent ordening, beheer, restauratie en andere problemen op het gebied van de kerkelijke archieven.

Deze centralisatie en voorlichting biedt daarnaast nog meer perspectieven in breder verband.

Sinds een aantal jaren worden de archieven van kerken en verenigingen en instellingen op kerkelijk gebied van de Algemene Doopsgezinde Sociëteit, de Evangelisch-Lutherse Kerk, de Gereformeerde kerken in Nederland, de Nederlands Hervormde Kerk en de Remonstrantse Broederschap geregistreerd. Dit geschiedt door het Centraal Register van Particuliere Archieven, onderdeel van de Rijksarchiefdienst, gevestigd Prins WillemAlexanderhof 30, 2595 BE ‘s-Gravenhage (tel. 070-814381).

De registratie is bedoeld om gegevens te verwerven over verblijfplaats, inhoud en toegankelijkheid van deze archieven. Aan de hand van deze gegevens worden zonodig maatregelen genomen ten aanzien van het behoud van de archieven, die immers belangrijke bronnen vormen voor het historisch onderzoek.

De medewerkster van het Register, speciaal belast met de registratie van kerkelijke archieven, is mevrouw drs. M.C. van Leeuwen-Canneman. Zij werkt nauw samen met de Commissie tot registratie van de protestantse kerkelijke en semikerkelijke archieven bestaande uit vertegenwoordigers van deze vijf kerkgenootschappen.

Inmiddels hebben deputaten voor de controle van het synodale archief uit hun midden een contactpersoon benoemd ter nadere informatie en oriëntatie omtrent het werk van deze commissie.

10. Aanbevelingen en wensen

Gehoopt wordt dat uit het bovenstaande duidelijk is geworden, dat ook op kerkelijk gebied de vorming en juiste bewaring van archieven waardevol zijn.

Natuurlijk is er begrip voor, dat niet iedereen vaktechnisch de nodige kennis bezit. Dat geeft ook niet. We zijn al een heel eind op de goede weg als iedere scriba van kerkeraad of meerdere vergadering en iedere secretaris van commissies of verenigingen alle inkomende en uitgaande brieven direct bij ontvangst of verzending in een eenvoudig register onder een volgnummer (correspondentienummer) inschrijft (zie hiervoor bijlage 54 van de Kerkorde, „Richtlijnen voor het inrichten van een kerkelijk archief”, onder punt 3a). Indien men na afdoening van de zaak de stukken c.q. kopieën van uitgaande brieven per jaar in volgorde van de volgnummers in een dossieromslag met hechting op-bergt, is op eenvoudige wijze een chronologische archiefordening ontstaan. Vooral voor kleinere archieven is dit de aangewezen weg.

Zij die er toch moeite mee hebben, wat helemaal geen schande is, kunnen zich tot het deputaatschap voor de controle synodaal archief wenden voor uitvoeriger inlichtingen. Verder is het dus van belang dat ook de archieven van de diaconieën, commissies, verenigingen e.d. blijven bewaard.

Hoewel meergenoemd deputaatschap, gelet op zijn opdracht, alleen de controle heeft op het beheer van het generaal-synodaal archief, is het toch zeer geïnteresseerd in de overige kerkelijke en semikerkelijke archieven. Hoewel zij geen speciale opdracht hiertoe hebben ontvangen, zullen zij het toch op prijs stellen, op basis van vrijwilligheid, omtrent de volgende punten te worden geïnformeerd:

- welke van onze kerken bezitten nog een archief c.q. archiefstukken van vóór 1892?

- in de loop der jaren zijn een aantal deputaatschappen opgeheven. In het synodaal archief ontbreken de archieven van enkele van deze vroegere deputaatschappen. Willen zij die bekend zijn met de verblijfplaats van zulke archieven, de deputaten belast met de controle van het synodale archief hiervan in kennis stellen? Willen ook de verschillende scribae eens nagaan of zich in hun archief nog archiefdelen van opgeheven deputaatschappen bevinden? Het is namelijk niet ondenkbaar dat delen van bedoelde archieven in het privé-archief van een predikant zijn achtergebleven en later aan het kerkelijk archief van één van zijn standplaatsen zijn overgedragen.

Deputaten zeggen u vast bij voorbaat dank voor uw vrijwillige medewerking in dezen.

Geraadpleegde lectuur:

W.J. Formsma en F.J.C. Ketelaar, Gids voor de Nederlandse archieven.

Richtlijnen inzake de zorg voor de archieven der Nederlandse Hervormde kerk.

Richtlijnen voor het beheer van de regionale en plaatselijke archieven der Gereformeerde kerken in Nederland.

Ds. Joh. Jansen, Korte Verklaring van de Kerkorde.

Kerkorde van de Christelijke Gereformeerde kerken in Nederland.

Uw knecht hoort. Bundel theologische opstellen van verschillende Chr. Gereformeerde auteurs.

Persbericht van het Centraal register van Particuliere archieven van de Rijksarchiefdienst te ‘s-Gravenhage.

Gereformeerd Theologisch Tijdschrift, mei 1971.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen