Houdt u de vinger aan de pols? (2)

HET VASTSTELLEN VAN DE BEGROTING VAN EEN GEMEENTE IS HET BEGIN VAN EEN FINANCIËLE CYCLUS. HET IS DAARMEE OOK HET BELANGRIJKSTE KADERSTEL­ LENDE BESLUIT VAN HET JAAR. DE BEGROTING LEVERT IMMERS EEN INTEGRAAL BEELD OP VAN DE PLANNEN, ACTIVITEITEN EN LASTEN EN BATEN VAN DE GE­ MEENTE IN HET EERSTVOLGENDE BEGROTINGSJAAR.

In het eerste artikel In de Banier van I I januari 2008 is een overzicht gegeven van de financiële cyclus. Ook hebben we stilgestaan bij randvoorv»/aarden en/of instrumenten die de gemeenteraad heeft om de vinger aan de pols te houden. Het betrof de begroting, financieel beleid en provinciaal toezicht. In dit tweede artikel wordt stilgestaan bij een aantal momenten in de financiële cyclus waarbij u aan de hand van uw visie op financieel beleid actief de vinger aan de pols kunt houden als gemeenteraad. Het betreft beleids- en investeringsvoorstellen gedurende het begrotingsjaar, voortgangsrapportages en het jaarverslag.

Beleids- en investeringsvoorstel

Hoewel het vaststellen van de begroting een belangrijk moment is in de financiële cyclus, is dit niet het enig kaderstellende besluit van het jaar Gedurende het jaar komen nieuwe voorstellen

aan de orde. Bijvoorbeeld een nota Jeugdbeleid, een investeringsvoorstel voor een nieuw zwembad of een Gemeentelijk Rioleringsplan (GRP). Deze voorstellen bevatten de beleidskeuzes die de gemeenteraad maakt rondom respectievelijk Jeugdbeleid, het nieuwe zwembad en de aanleg, onderhoud en de vervanging van rioleringen. Hierbij geldt dat een scherp geformuleerde doelstelling nodig is. In de eerste plaats voor het College om te weten wat zij precies wel en wat niet kunnen doen binnen het kader van de gemeenteraad. Het is aan de gemeenteraad hoe gedetailleerd zij daarin wil zijn. In de tweede plaats vormt een scherp geformuleerde doelstelling de basis voor de controlerende functie van de gemeenteraad.Wordt gedaan wat is afgesproken? Aan beleids- en investeringsvoorstellen hangt ook een financieel plaatje. Soms is al geld gereserveerd in de begroting. In het voorstel is dan nogal eens de zinsnede opgenomen "het voorstel past binnen het bestaande financiële kader".AIs dat het geval is, is het zeker nuttig na te gaan hoe dit concreet is bedoeld.Vragen die u daarbij kunt stellen zijn bijvoorbeeld:

• Welke activiteiten waren gepland voorhet opgenomen financieel kader? • Zijn deze minimaal op een gelijk niveaugepland in het nieuwe voorstel? • Welke posten uit de begroting vormensamen het budget wat in het beleidsvoorstel wordt opgevoerd als "het bestaande financiële kader"? • Welke reserves zijn betrokken in de financiële onderbouwing? • Waren deze ook bedoeld voor dit beleidsdoelof betekent dit voorstel eenwijziging van het doel van die reserves?

Bij investeringsvoorstellen kan de financiële onderbouwing bestaan uit (al dan niet al opgenomen) ruimte in de begroting voor de toekomstige afschrijvingslasten óf de benutting van reserves. Deze reserves vormen dan de spaarpot waaruit de investering of de afschrijvingen betaald wordt. Bij een GRP is dit nog complexer omdat hierbij ook de geschatte belastinginkomsten en het (groot) onderhoud over een lange periode een rol spelen. Wanneer het voorstel betekent dat de vastgestelde begroting gewijzigd wordt, is het raadzaam deze wijzigingen te toetsen aan uw uitgangspunten voor financieel beleid. In het eerste artikel zijn hiervan genoemd:

• eerst sparen dan uitgeven; • evenwicht op lange termijn; • geen structurele uitgaven dekken metincidentele baten; • een gezonde buffer houden voor onverwachte uitgaven; • de lokale lasten in gezonde verhoudinghouden tot het voorzieningenniveau en • bij financiële nood eerst bezuinigen endaarna pas lasten verhogen.

U moet zich niet alleen afvragen of de beleids- of investeringsvoorstellen in lijn zijn met uw principiële en praktische uitgangspunten, maar ook of deze in lijn met uw financiële beleidsuitgangspunten staan.

Voortgangsrapportages

Gedurende 2008 komen er een aantal voortgangsrapportages van het college van B& W naar de gemeenteraad. Hiervoor worden soms ook andere namen gebruikt, zoals bestuursrapportages. In deze rapportages dient het college zowel over het beleid als over de financiën weer te geven of en in welke mate de uitvoering in lijn ligt met de begroting. De werkelijkheid is altijd weerbarstiger dan de beste schatting.Afwijkingen zullen er daarom altijd zijn. Een goede analyse van de oorzaken van deze afwijkingen is nodig om te wegen of bijstelling van het beleid nodig is. Soms zullen extra financiële middelen nodig zijn om het gestelde doel te halen. Het is dan aan de gemeenteraad of dit voor haar op dat moment prioriteit heeft én of die financiële middelen er zijn. Soms zal het doel moeten worden bijgesteld. De analyse van afwijkingen zal ook de consequenties bevatten van gedurende het jaar genomen beslissingen rond beleids- en investeringsvoorstellen. Een goede toelichting en verwijzing daarnaar voorkomt veel vragen uit de gemeenteraad. Het is raad­ zaam om te achterhalen of afwijkingen van de begroting een structureel dan wel incidenteel karakter hebben. Dit geldt voor zowel mee- als tegenvallers.Voor tegenvallers zal ofwel het beleidsdoel moeten worden bijgesteld ofwel gezocht moeten worden naar de financiële middelen om de gestelde beleidsdoelen in de toekomst ook te kunnen blijven nastreven.Voor meevallers is vaak snel genoeg een doel gevonden. De vraag hierbij is of dit in lijn is met uw financiële beleidsuitgangspunten. In het geval dat er nog niet voldoende buffer was voor de toekomst kunnen deze meevallers beter eerst gebruikt worden om de financiële buffer op peil te brengen. Specifieke aandacht verdienen incidentele meevallers. Eén van de toetspunten bij voortgangsrapportages zal zijn of deze niet ingezet worden om structurele tegenvallers op te vangen. Per saldo is de realisatie dan in lijn met de begroting, maar de meevaller houdt na één jaar op en de tegenvaller blijft terugkeren. Of dit zo is, moet blijken uit een goede analyse van de mee- en tegenvallers. Een niet onbelangrijke vraag bij voortgangsrapportages is welke bijsturing er plaats vindt door zowel het college als de gemeenteraad.

Jaarverslag

In het voorjaar van 2009 maakt het college van B& W het jaarverslag op. In het jaarverslag geeft zij een overzicht van de stand van zaken van de beleidsdoelen én het gebruik van de financiële middelen. De jaarrekening laat zien hoe de gemeente er financieel voor staat. Dat geldt dan zowel voor de werkelijke baten en lasten ten opzichte van de begroting als de financiële buffer (het vermogen). De belangrijkste vragen die u bij het jaarverslag kunt stellen zijn:

• Hebben we de beleidsdoelen gehaald? • Hebben we daarvoor gedaan wat wehadden gepland? • Heeft het gekost wat we hadden begroot?

Deze vragen vormen de spiegel van de begroting. Staat de begroting vooral in het teken van vooruitkijken, het jaarverslag staat vooral in het teken van terugblikken. Het jaarverslag krijgt over het algemeen (ten onrechte) niet zoveel aandacht meer. Hieraan liggen een aantal redenen ten grondslag. In de eerste plaats omdat de gedachte bestaat dat er niets meer aan te veranderen is. Hierbij vergeet men echter dat er belangrijke lessen getrokken kunnen en moeten worden uit het verleden om ofwel ook in de toekomst even succesvol te blijven ofwel belangrijke fouten in de toekomst te vermijden. In de tweede plaats vindt er gedurende het jaar al veelvuldig overleg plaats over vele inhoudelijke onderwerpen. Het jaarverslag vormt daarin dan slechts het sluitstuk van informatie die (via andere stukken van het college) al bij de gemeenteraad bekend was. Hierbij is echter van belang dat er naast het bespreken van de voortgang er een moment van verantwoorden moet zijn. Hierbij hoort zowel verantwoordelijkheid nemen (door het college en uiteindelijk de raad) als verantwoording afnemen. Dat is een rol voor de gemeenteraad.Verantwoording vraagt ook bezinning. Zijn we op de goede weg? Zo nee, hoe moet het anders? Dat is een bezinning die tussentijds er vaak bij inschiet. Toch is het belangrijk dieper te graven dan de waan van de dag, het vluchtige van het moment. Op die manier wordt de cyclus van het ene jaar nuttig afgesloten en vormt het gelijk de basis voor die van het daarop volgende jaar.

Drs. P.j. (Peter) Verheij RA

Lid van de Gemeenteraad in Alblasserdam en de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden. Bij beide organisaties is hij lid van de auditcommissie.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen