Digibron cookies

Voor optimale prestaties van de website gebruiken wij cookies. Overeenstemmig met de EU GDPR kunt u kiezen welke cookies u wilt toestaan.

Noodzakelijke en wettelijk toegestane cookies

Noodzakelijke en wettelijk toegestane cookies zijn verplicht om de basisfunctionaliteit van Digibron te kunnen gebruiken.

Optionele cookies

Onderstaande cookies zijn optioneel, maar verbeteren uw ervaring van Digibron.

Bekijk het origineel

Vergaderpraktijken (1)

Bekijk het origineel

PDF Bekijken
+ Meer informatie
Print this document

Vergaderpraktijken (1)

9 minuten leestijd

Vergaderen is een van de meest gebruikte werkvormen binnen het lokaal bestuur. In de praktijk zijn er veel manieren om het vergaderproces vorm te geven. De invoering van de wet dualisering gemeentebestuur in 2002 bracht een cultuurveranderingsproces met zich mee. De komst van het duale stelsel vormde een impuls om de verhoudingen tussen college, raad en inwoners tegen het licht te houden. Daarnaast heroverwogen veel gemeenten welke vergadervormen het beste passen bij de wijze waarop de raad en de raadscommissies hun werk doen.

In dit Doelwit inventariseren we verschillende vergadermodellen en de onderliggende keuzes, overwegingen en doelstellingen die tot een bepaald model leiden. In de volgende Doelwitafleveringen bespreken we het zogenaamde BOB-model voor besluitvormingsprocessen, de voordelen en knelpunten van verschillende vergadermodellen, en de (on)wenselijkheid van verandering. ten slotte besteden we aandacht aan twee gemeenten, die verschillende keuzen hebben gemaakt in hun vergaderpraktijk, en bekijken we hoe dit heeft uitgepakt.

Maak de politiek interessanter en transparanter voor de burger. Dat was een van de doelstellingen van de invoering van het dualisme. De bezinning hierop leidde in ruim 80% van alle gemeenten tot veranderingen in het vergaderstelsel. Bijna alle veranderingen betreffen het commissiestelsel of de commissies: bijna een derde van alle gemeenten heeft de commissiestructuur losgelaten en bijna de helft heeft het aantal commissies en/ of commissievergaderingen gewijzigd.1 Naast deze veranderingen in de vergaderstructuur is in veel gevallen ook de werkwijze van de raad gewijzigd, met name door het instellen van ontmoetingsmomenten met inwoners. Verder is in sommige gemeenten een thematische indeling van vergaderingen ingevoerd of wordt er met andere debatvormen gewerkt.

Vergadermodellen
Hoe doe je dat, vergaderen? Wie zich gaat verdiepen in bestaande vergaderpraktijken van gemeenten, komt verschillende vergadermodellen tegen. De Handreiking vernieuwend vergaderen; voorbeelden uit de praktijk maakt een vrij grofmazig onderscheid tussen de volgende drie modellen (uiteraard zijn ook mengvormen en afwijkende varianten mogelijk):2
• Gemeenten met raadscommissies ingedeeld naar beleidsterreinen Bij dit vergadermodel werken gemeenteraden met raadscommissies die zijn ingedeeld naar beleidsinhoudelijke thema’s. Denk daarbij aan de klassieke raadscommissies Welzijn, Ruimtelijke Ordening en Bestuurlijke Zaken. Raadscommissies hebben tot taak om de besluitvorming in de raadsvergadering voor te bereiden en overleg te voeren met het college respectievelijk de burgemeester. De Gemeentewet biedt ruimte om de precieze functie, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies verder in te vullen. Daarvoor dient de raad een verordening op de raadscommissie vast te stellen.
• Gemeenten met raadscommissies ingedeeld naar duale kerntaken Bij dit vergadermodel hebben gemeenteraden de raadscommissies de verantwoordelijkheid voor de duale kerntaken gegeven. De commissies gaan dan bijvoorbeeld over Kaderstelling, Regelgeving, Beleidsevaluatie of Controle.
• Gemeenten zonder raadscommissies t ot slot kiest een groeiend aantal gemeenteraden voor een vergadermodel zonder raadscommissies. Deze gemeenten hebben de frequentie van de raadsvergadering verhoogd of ontplooien nieuwe initiatieven zoals een Politieke Markt of Carrousel.
De Gemeentewet biedt de raad weliswaar de gelegenheid om raadscommissies in te stellen, maar van een verplichting is geenszins sprake. Dat is voor een toenemend aantal gemeenten aanleiding om in hun werkwijze het roer om te gooien en geen raadscommissies meer in te stellen. De creativiteit in vergadermodellen bij gemeenteraden lijkt haast onbeperkt. De motivatie voor een commissieloze structuur is vrijwel altijd het verlagen van de drempel voor de gemeentepolitiek.

Er bestaat dus geen standaard vergadermodel voor alle gemeenten; elke gemeente moet haar eigen model vormgeven om aan te sluiten bij de eigen wensen en mogelijkheden. Op het tweede gezicht; gemeentelijke vergaderpraktijken nader beschouwd3 biedt onder meer een terugblik op de lokale praktijkvoorbeelden uit bovengenoemde handreiking. Hieruit blijkt dat er in de deelnemende gemeenten in vier jaar tijd flinke wijzigingen zijn opgetreden. Gemeenten passen hun vergadermodel dus aan om aan gewijzigde behoeften en inzichten te voldoen.

De vraag is uiteraard op grond waarvan een keuze voor een bepaald vergadermodel moet worden gemaakt. Van belang hierbij is helder te krijgen welke doelen men met het vergadermodel wil bereiken. Daarnaast is het belangrijk om te beseffen welke concrete keuzes er gemaakt moeten worden, en wat zoal de mogelijkheden zijn.

Doelstellingen
Om een gegronde keuze voor een bepaalde vergaderpraktijk te maken, is inzicht in de (soms onuitgesproken) onderliggende doelen van het vergadermodel van belang. Veelgehoorde doelen die ten grondslag liggen aan veranderingen in vergaderpraktijken zijn:4
• Het besparen van (vergader)tijd
• Het verbeteren van de vergaderorde
• Het dichter bij elkaar brengen van burger en politiek
• Flexibelere werkvormen
• Snellere besluitvorming
• De raad meer regie geven over de raadsagenda
• Betere ondersteuning van de kernrollen en -taken van raad en college
• Grotere overzichtelijkheid van het vergaderstelsel
• Ook kleine fracties de mogelijkheid geven alle bijeenkomsten te bemensen
• Meer ruimte bieden voor (partij)politieke profilering door raadsleden

Het is van belang de verschillende doelstellingen van een prioriteit te voorzien. In de praktijk zal het namelijk onmogelijk blijken om alle doelen te behalen. Wat is dan belangrijker: een betere profilering of kortere vergaderingen? Gemeenten dienen de door hen geformuleerde doelstellingen voortdurend in het oog te houden, bijvoorbeeld bij evaluaties van doorgevoerde veranderingen in de vergaderpraktijk.

Overwegingen
Een goede vergaderpraktijk ontstaat niet vanzelf. Het is een werkproces waarin meerdere spelers en schakels een belangrijke rol vervullen. er kunnen omstandigheden zijn die het invoeren en behouden van een vergaderpraktijk steunen of juist (letterlijk) ‘ontregelen’. Bij de reflectie op de bestaande en gewenste vergaderpraktijk in uw gemeente zijn de volgende vragen relevant:
• Bestaat er overeenstemming en duidelijkheid over de onderlinge verhoudingen en rolverdeling van college en raad? Het welslagen van raadsvergaderingen is in belangrijke mate afhankelijk van de afspraken tussen raad en college over hoe, waar en wanneer politieke keuzes worden voorbereid en gemaakt.
• Hebben raadsleden, fracties en raad een gemeenschappelijke opvatting over wat wel en niet tot het raadsdomein behoort? Om effectief te kunnen vergaderen, moet er overeenstemming zijn over hoe raadsleden, fracties en raad zich tot elkaar verhouden. Rollen en rolopvattingen van raadsleden kleuren in belangrijke mate de beelden, verwachtingen en mogelijkheden van de vergaderstructuur.
• Welke invloed mogen burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen hebben in het raadsdomein en zijn de verwachtingen daarover duidelijk? Het besluitvormingsproces moet voor burgers zo inzichtelijk mogelijk worden gemaakt en het moet duidelijk zijn welke plaats een vergadering in de cyclus inneemt.
• In welke mate hebben agendacommissie en presidium de mogelijkheid de vergaderingen goed voor te bereiden? Een goede vergadering wordt voor een belangrijk deel buiten de vergadering zelf vormgegeven, door gunstige condities te scheppen. Het goed (onder) houden van het geheel van vergaderingen vereist regie.
• Krijgen voorzitters ruimte om de orde te vestigen? De kwaliteit van een vergadering wordt voor een groot deel bepaald door de kwaliteit van de voorzitter. Belangrijk is dat goed wordt afgesproken (en nageleefd) welke rollen voorzitters dienen te vervullen, aan welke regels ze zich dienen te houden en wie geschikt is als voorzitter.
• Welke bewegingsruimte heeft de griffier om initiatieven te nemen? De griffier is in veel gemeenten de stille kracht achter de vergaderpraktijk. De verschillende modellen zijn voor een belangrijk deel verweven met de mogelijkheden en ambities van de griffiers, en keuzes voor hun rol en zichtbaarheid.
• Brengen stukken de raad in stelling? e en raad die te weinig informatie ontvangt kan zijn werk niet goed doen, maar hetzelfde geldt voor een raad die te veel informatie ontvangt. een bewuste selectie van informatie is dus vereist.
• Ondersteunen vormgeving en spelregels van de inrichting een goede en levendige discussie? Bij het denken over vergaderstructuur en -cultuur dient er ook aandacht te zijn voor de fysieke kant: de mogelijkheden die de ruimten in en om het gemeentehuis bieden voor gesprek, debat of ontmoeting. Hierbij gaat het ook om de letterlijke vormgeving van de vergadering, zoals de plaats voor raadsleden en publiek.

Keuzes
De invulling van vergaderingen vraagt bewuste keuzes. Deze keuzes moeten gemaakt worden op basis van de geformuleerde doelstellingen en bepalen het vergadermodel. enkele van die keuzes zijn:5
• Wel of niet scheiden van vergaderdoelen per bijeenkomst. Dienen bijeenkomsten verschillende vergaderdoelen, of zijn ze juist alleen gericht op bijvoorbeeld besluitvorming? 6
• Plenair vergaderen of werken met subgroepen. Komt altijd de volledige gemeenteraad bijeen, of worden bepaalde onderwerpen (eerst) in kleinere verbanden besproken?
• Gelijktijdig of op verschillende tijden vergaderen. Worden activiteiten parallel georganiseerd, of werken subgroepen na elkaar zodat in principe iedereen overal naartoe kan gaan?
• Vaste of flexibele samenstelling (bijvoorbeeld afhankelijk van doel of inhoud). Hebben altijd dezelfde personen zitting in de subgroepen, of kan dit variëren?
• Vaste indeling naar inhoud of flexibele indeling naar onderwerp. Worden de taken verdeeld over subgroepen op basis van een vaste structuur (bijvoorbeeld raadscommissies voor bepaalde onderwerpen met een vaste samenstelling), of op grond van een flexibele structuur?
• Wel of niet hanteren van vaste spreektijden (bijvoorbeeld per sessie of per spreker). Is er van tevoren een bepaalde maximale spreektijd per sessie of per spreker afgesproken, of laten we dat over aan de voorzitter van de vergadering?

Conclusie
Het aanpassen van het vergadermodel kan bijdragen aan een beter functioneren van de gemeenteraad. Het is echter wel van belang om goed na te denken over de doelen van de eventuele veranderingen en over de keuzemogelijkheden die in de praktijk bestaan.

Volgende keer: Besluitvorming volgens het BOB-model


Noten:
1 Rapport dr. M. Boogers: Nieuwe vergadervormen van gemeenteraden: meer doelmatigheid, meer democratie en meer debat; Inventariserend onderzoek naar er varingen van griffiers met vernieuwende vergadervormen. Almere, mei 2009, pag. 11.

2 Vernieuwingsimpuls dualisme en lokale democratie: Handreiking vernieuwend vergaderen; voorbeelden uit de prak - tijk. Den Haag, 2005, pag. 12.

3 Een uitgave van het Actieprogramma Lokaal Bestuur, juni 2009. Deze publicatie is verzonden naar alle (deel-)
gemeenten en te downloaden via Actieprogramma.nl.

4 Op het tweede gezicht; gemeentelijke vergaderpraktijken nader beschouwd. Den Haag, juni 2009, pag. 23.

5 Op het tweede gezicht; gemeentelijke vergaderpraktijken nader beschouwd. Den Haag, juni 2009, pag. 29.

6 In een volgend artikel gaan we nader in op besluitvorming volg ens het BOB-model.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Bekijk de hele uitgave van vrijdag 13 november 2009

De Banier | 24 Pagina's

Vergaderpraktijken (1)

Bekijk de hele uitgave van vrijdag 13 november 2009

De Banier | 24 Pagina's

PDF Bekijken