Digibron cookies

Voor optimale prestaties van de website gebruiken wij cookies. Overeenstemmig met de EU GDPR kunt u kiezen welke cookies u wilt toestaan.

Noodzakelijke en wettelijk toegestane cookies

Noodzakelijke en wettelijk toegestane cookies zijn verplicht om de basisfunctionaliteit van Digibron te kunnen gebruiken.

Optionele cookies

Onderstaande cookies zijn optioneel, maar verbeteren uw ervaring van Digibron.

Bekijk het origineel

Vergaderpraktijken (3)

Bekijk het origineel

+ Meer informatie

Vergaderpraktijken (3)

8 minuten leestijd Arcering uitzetten

Vergaderen is een van de meest ingezette werkvormen binnen het lokaal bestuur. In de vorige twee Doelwitafleveringen was er aandacht voor algemene aspecten van de vergaderpraktijk en het BOB-model voor besluitvormingsprocessen. In dit artikel komen de voordelen, knelpunten en randvoorwaarden van verschillende vergadermodellen aan bod, evenals de (on)wenselijkheid van verandering.

In het eerste Doelwitartikel van deze serie introduceerden we drie veelgebruikte vergadermodellen voor de gemeenteraad: het model met commissies naar beleidsterrein, het model met commissies naar duale kerntaken en het model zonder commissies. Wat zijn nu de voor- en nadelen van elk model? In dit artikel zetten we het systematisch op een rij en lichten we toe welk model in de ervaring van diverse gemeenten tot de beste resultaten leidt.

Commissies naar beleidsterrein
Voordelen
Een model met raadscommissies ingedeeld naar beleidsterreinen biedt fractiespecialisten de mogelijkheid om in commissievergaderingen de degens te kruisen met de portefeuillehouder. Raadsleden hoeven dus niet aanwezig te zijn bij debatten over voor hen minder aangelegen thema’s. Bovendien kunnen kleine fracties niet-raadsleden (burgerraadsleden) inzetten tijdens commissievergaderingen, wat werkverdeling mogelijk maakt.

Knelpunten
Een knelpunt bij dit model is dat gemeenten met beleidsmatige raadscommissies nog vaak de agenda van het college volgen. Het handhaven van inhoudelijke raadscommissies betekent in veel gevallen de voortzetting van de werkwijze uit het monistische tijdperk. Daardoor worden oude patronen en gewoonten moeilijk doorbroken. Daarnaast komt het debat tussen de raadsfracties soms maar moeizaam tot stand. De raadsleden discussiëren namelijk vooral met de portefeuillehouder uit het college van burgemeester en wethouders, zoals ze het altijd gewend waren. Bovendien hebben de fracties hun standpunt vaak al bepaald voorafgaand aan een commissievergadering. De informatievergaring leidt hieronder, want woordvoerders staan minder open voor nieuwe informatie die wellicht pleit voor een ander standpunt. Dit leidt tot frustratie bij burgers als zij komen inspreken tijdens een commissievergadering.

Randvoorwaarden
Een bewuste keuze voor het behoud van raadscommissies vraagt ook om een bewuste keuze voor de plaats waar de raad het politieke debat wil voeren, in de commissies of in de raad. Daarnaast moet de vraag worden beantwoord hoe en op welk moment burgers hun inbreng kunnen leveren.

Commissies naar kerntaken
Voordelen
Een model met raadscommissies ingedeeld naar duale kerntaken legt de nadruk op de hoofdtaken die de raad werden toebedeeld na de dualisering, zoals Kaderstelling, Regelgeving, Beleidsevaluatie en Controle. Daardoor stimuleert dit model een eigentijdse manier van denken en handelen van de gemeenteraad. Daarnaast ontmoedigt deze commissie-indeling een beperkte blik op één beleidsthema en stimuleert ze tegelijkertijd een integrale aanpak van problemen.

Knelpunten
Nog niet elke ambtelijke organisatie is ingesteld op het dualisme dat een andere opzet van stukken en nota’s vraagt, en in de structuur van raadscommissies met duale kerntaken komt dit knelpunt heel prominent aan de oppervlakte.

Randvoorwaarden
De opzet met raadscommissies die zijn ingedeeld naar de duale kerntaken stimuleert een integrale aanpak van lokale problemen. Dit brengt echter het risico met zich mee dat commissieleden te generalistisch bezig zijn en achterblijven in specifieke deskundigheid op een bepaald beleidsterrein. De kans op succes van dit model wordt dan ook vergroot als behalve de vaste commissieleden ook fractiespecialisten bij de verschillende commissies mogen aanschuiven. Flexibiliteit in de samenstelling van de commissies is dus gewenst.

Model zonder raadscommissies
Voordelen
Een model zonder raadscommissies vergroot de betrokkenheid van burgers bij de lokale politiek, door het invoeren van een laagdrempelige politieke markt o.i.d. waaraan burgers kunnen deelnemen. De besluitvorming kan worden versneld door bijvoorbeeld een korte raadsvergadering als onderdeel van de politieke markt, waardoor belangrijke onderwerpen niet hoeven te wachten. Vaak blijkt de invoering van deze manier van vergaderen te leiden tot een afname van het aantal vergaderuren, wat het raadswerk aantrekkelijker maakt. In dit model stelt de gemeenteraad bovendien zijn eigen agenda op, waardoor de raad minder afhankelijk wordt van het college.

Knelpunten
Voor kleine fracties in gemeenten zonder raadscommissies knelt vaak het strakke vergaderschema. Deze fracties moeten voortdurend prioriteiten stellen, doordat tijdens een politieke markt doorgaans veel bijeenkomsten tegelijkertijd worden gehouden. Dit probleem is eventueel te ondervangen door een bepaling dat fracties burgerraadsleden kunnen afvaardigen naar een politieke markt.

Randvoorwaarden
Een politieke markt vraagt een goede voorbereiding en dus relatief veel tijd. een goed toegeruste raadsgriffie is daarom een belangrijke voorwaarde voor het welslagen van een model zonder raadscommissies. Daarnaast vraagt een politieke markt om een aanzienlijke capaciteit van vergaderruimten, in het gemeentehuis of elders in de gemeente.

Vernieuwend vergaderen?
Elke vernieuwing is vooral een kwestie van maatwerk, toegesneden op de lokale verhoudingen en cultuur. Daarom moet per situatie worden nagegaan welk vergadermodel het beste past in de plaatselijke context en aansluit bij visie en doelstelling. elk model heeft zijn sterke punten, maar kent tegelijkertijd kwetsbaarheden. Raadsleden moeten zelf bepalen waar ze belang aan hechten en afwegen welk model past bij de bestuurscultuur en wensen van hun gemeente. Vrijwel elke gemeente heeft een eigen variant.

Initiatieven om te veranderen kunnen komen vanuit de raad en/of de griffie. De concrete stappen die vervolgens moeten worden genomen, worden in de meeste gevallen door de griffie uitgevoerd. De griffie dient vooral attent te zijn op de vraag of een verandering past in de cultuur van werken. Bij de keuze voor een op de eigen gemeente toegespitst vergadermodel dienen de wettelijke kaders uiteraard in acht te worden genomen. Niet alles is mogelijk; de Gemeentewet stelt voorwaarden aan bijvoorbeeld het uitnodigen voor een raadsvergadering en het openen ervan, aan het houden van een besloten raadsvergadering en aan de stemmingen.

Uiteraard is het van groot belang om een eventuele vernieuwing van het vergaderstelsel zorgvuldig voor te bereiden. een goede verandering start bij het probleem, op basis waarvan wordt nagegaan wat er moet worden bereikt. Vervolgens moet worden onderzocht of daarvoor nodig is dat zaken worden veranderd. Soms is het verstandig om de dingen anders te gaan doen, in plaats van andere dingen te gaan doen. een raadscommissie laten plaatsvinden in een dorpshuis bijvoorbeeld betekent al een verlaging van de drempel en het plannen van bijeenkomsten op één vaste avond in de week schept op een eenvoudige manier duidelijkheid. Het transparanter maken van de besluitvorming en het betrekken van burgers bij de lokale politiek kan dus in elke vergaderpraktijk! Ook met kleine en eenvoudige aanpassingen kan veel worden bereikt. een nieuw vergadermodel is niet altijd een vereiste. Het kan weliswaar een goed middel zijn, maar het resultaat hangt sterk af van de doelstelling.

Praktijk
Dr. M. Boogers, die als universitair hoofddocent is verbonden aan de Tilburgse School voor Politiek en Bestuur, heeft kortgeleden de ervaringen van diverse gemeenten met veranderingen in het vergadermodel geïnventariseerd en geanalyseerd. 1 Uit dit rapport blijkt dat de vergaderstructuur zeker bijdraagt aan de beleving van ‘lust of last’ van raadsleden. Gemeenten die het aantal commissies hebben verminderd of de commissiestructuur hebben losgelaten, rapporteren bijvoorbeeld een vermindering van de werkdruk van raadsleden. Gemeenten die hun vergaderstelsel ongewijzigd hebben gelaten, zijn hierin minder geslaagd. Ook voor het vergroten van de doelmatigheid is het loslaten van de commissiestructuur het meest bevorderlijk. Het versterken van de kwaliteit van het debat en het vergroten van de betrokkenheid en inbreng van burgers blijken eveneens het meest gediend bij deze vernieuwing. Wat betreft het bevorderen van de duale verhoudingen tussen raad en college blijkt het instellen van meer plenaire vergadermomenten met minder commissies het meest effectief, maar ook het werken zonder commissies heeft op dit punt een positieve uitwerking. Over het geheel genomen blijkt uit dit rapport dus dat het loslaten van de commissiestructuur het meest succesvol is in het realiseren van verschillende vernieuwingsdoelstellingen. Gemeenten die alles bij het oude hebben gelaten, hebben op alle terreinen veel minder resultaten geboekt. Ondanks het feit dat een verandering van vergadermodel vaak niet zonder slag of stoot plaatsvindt, is het voor gemeenteraden dus wel aan te bevelen de bestaande praktijk kritisch tegen het licht te houden.

Ten slotte
Bij het nadenken over een mogelijke vernieuwing zijn de volgende overwegingen van belang:
1. Ga na wat u wilt bereiken met een nieuw vergadermodel. Formuleer concrete doelstellingen, die na verloop van tijd ook toetsbaar zijn in een evaluatie.
2. Laat u goed informeren over de mogelijkheden. Ga langs bij gemeenteraden die op een andere manier werken en informeer naar hun ervaringen.
3. Kijk of de variant van uw voorkeur ook praktisch haalbaar is voor uw gemeente. Kan uw gemeente voldoen aan de randvoorwaarden?
4. Evalueer regelmatig hoe het gaat. Houd daarbij de oorspronkelijke doelstellingen in het oog. Sta open voor voortdurende aanscherping van de gekozen werkwijze.
5. Vernieuw niet om te vernieuwen. Kies niet voor een model, omdat buurgemeenten dat ook hebben of omdat dat in de mode is.2

Volgende keer: vergaderervaringen in de gemeente Apeldoorn

Noten:
1 Dr. M. Boogers: Nieuwe vergadervormen van gemeenteraden: meer doelmatigheid, meer democratie en meer debat; Inventariserend onderzoek naar ervaringen van griffiers met vernieuwende vergadervormen. Uitgave van de gemeenten Almere, Apeldoorn, Leeuwarden en Voorst. 2009.

2 Handreiking vernieuwend vergaderen; voorbeelden uit de praktijk. Den Haag, 2005, pag. 53.

Dit artikel werd u aangeboden door: Staatkundig Gereformeerde Partij

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Bekijk de hele uitgave van vrijdag 11 december 2009

De Banier | 32 Pagina's

Vergaderpraktijken (3)

Bekijk de hele uitgave van vrijdag 11 december 2009

De Banier | 32 Pagina's