Digibron cookies

Voor optimale prestaties van de website gebruiken wij cookies. Overeenstemmig met de EU GDPR kunt u kiezen welke cookies u wilt toestaan.

Noodzakelijke en wettelijk toegestane cookies

Noodzakelijke en wettelijk toegestane cookies zijn verplicht om de basisfunctionaliteit van Digibron te kunnen gebruiken.

Optionele cookies

Onderstaande cookies zijn optioneel, maar verbeteren uw ervaring van Digibron.

Bekijk het origineel

De archieven van de SGP

Bekijk het origineel

PDF Bekijken
+ Meer informatie
Print this document

De archieven van de SGP

4 minuten leestijd

In een van de vorige nummers van De Banier ging het over de archieven van de landelijke organen van de SGP. De meeste archieven zijn aanwezig bij de kiesverenigingen en de provinciale verenigingen. Over die archieven van het grondvlak van onze partij gaat het in deze bijdrage. Vooral willen we ingaan op de vraag hoe we kunnen zorgen dat ze goed en veilig bewaard worden.

De secretaris is de eerst aangewezen functionaris om te zorgen dat het archief goed bewaard blijft. Van zijn voorganger kreeg hij wat vorige generaties hebben vastgelegd. Vaak zullen dat de notulenboeken van de leden- en bestuursvergadering zijn, maar ook de correspondentie, ledenlijsten en andere stukken. Ook de penningmeester zal het nodige hebben bewaard, en om de zorg voor het archief niet al te ingewikkeld te maken, hebben voorgangers vaak de boekhouding en de jaarrekeningen bij de secretaris afgegeven zodat hij alles kon bewaren. Vooral de notulen vertellen veel over hoe het er vroeger aan toe ging. De ledenvergaderingen waren momenten waarin de ontmoeting centraal stond en waar het vaak gemoedelijk aan toe ging. Ze waren ook instructief want als er raadsleden of een wethouder aanwezig waren, dan gaf dat de mogelijkheid om vragen te stellen. De secretaris zorgde voor de uitnodigingen en maakte aantekeningen om die later uit te werken tot notulen. Zo ging het, zo gaat het vaak nog. Veel secretarissen doen dat tegenwoordig op hun computer, zodat er ook een digitaal archief ontstaat.

Groei
Ondertussen groeit het papieren archief. Menige secretaris zal wel eens zijn wenkbrauwen fronsen en denken: ‘Wat moet ik ermee?’. Zijn opvolger denkt het niet alleen, hij zegt het ook. Er komt een moment om daarover te gaan nadenken. Want menig keer is het niet gegaan zoals hier aangegeven. Dan bleef het archief bij de oude secretaris op zolder, werd het vergeten en later opgeruimd. Als de secretarissen het archief nagaan, kan het gebeuren dat er geen stukken zijn van de oprichting of dat er grote hiaten zijn. Dat er geen archief van voor de Tweede Wereldoorlog is, kan een reden hebben. toen werden de politieke partijen verboden en uit een oogpunt van voorzorg zijn hier en daar sommige archieven bewust vernietigd om ze uit de handen van de bezetter te houden. Anders is het om te moeten constateren dat het archief door verwaarlozing verloren is gegaan omdat het bestuur niet deed wat het moest doen. Vroeg of laat komt ook een andere vraag naar boven: moeten we alles bewaren? De folders en ander informatiemateriaal dat de kiesvereniging kreeg en waarmee niets is gedaan en dat ook geen relatie heeft met de vereniging zelf, hoeft niet bewaard te blijven. De afschriften van de bankrekeningen mogen na verloop van tijd ook weg. Maar dan nog blijft de vraag: wat doen we met het archief?

Archiveren
Net zoals bij de landelijke archieven bestaat de mogelijkheid om het archief in bewaring te geven bij het gemeentearchief of de regionale archiefdienst. De provinciale verenigingen kunnen terecht bij de archiefdienst in de provinciehoofdplaats. De archiefdiensten nemen dergelijke archieven op om zo onderzoekers de gelegenheid te geven ook deze archieven te benutten voor historisch onderzoek. Het archief wordt veilig bewaard onder goede klimatologische omstandigheden. Kosten zijn daar in beginsel niet aan verbonden. De vereniging blijft eigenaar en het archief blijft beschikbaar. een en ander wordt vastgelegd in een ‘overeenkomst van opneming en bewaring’. Daarin wordt ook de openbaarheid geregeld. Het advies is dit te beperken tot veertig jaar. Dat wil zeggen dat stukken jonger dan veertig jaar alleen met toestemming van het bestuur ter inzage mogen worden gegeven. Die lijn wordt door het hoofdbestuur aangehouden als het gaat om de archieven van opgeheven verenigingen.

Voordeel
Het belangrijke voordeel van het op die wijze deponeren bij een archiefdienst is dat het archief niet telkens weer hoeft te worden overgedragen aan de nieuwe secretaris. Dat beperkt zich tot de stukken van recente datum. Zodra de stukken niet of nauwelijks meer worden geraadpleegd, is het moment gekomen om ze over te brengen naar de archiefdienst en toe te voegen aan het archief. Zo doende gaat het bestuur op een verantwoorde wijze om met zijn archief. Daarmee blijft het bewaard, ook voor die momenten wanneer het wenselijk is de geschiedenis van de vereniging te gaan nazoeken. enkele kiesverenigingen hebben fraaie gedenkboekjes laten verschijnen. Als er geen archief bewaard is gebleven, wordt zoiets lastig. Het is trouwens een Bijbelse lijn want op vele plaatsen in Gods Woord klinkt de oproep: ‘Gedenk’. Het is voor besturen, en secretarissen in het bijzonder, niet alleen een oproep maar ook een opdracht om te zorgen dat wat vorige generaties met zorg bijeen hebben gebracht, met even veel zorg goed te bewaren.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Bekijk de hele uitgave van vrijdag 30 april 2010

De Banier | 24 Pagina's

De archieven van de SGP

Bekijk de hele uitgave van vrijdag 30 april 2010

De Banier | 24 Pagina's

PDF Bekijken