Decentraal ledenbeheer

.Het in 2009 ingevoerde ledenbeheersysteem biedt de mogelijkheid om als vorm van dienstverlening voor plaatselijke kiesverenigingen de contributie te innen. Het grote voordeel voor plaatselijke kiesverenigingen is dat zij de daarbij behorende administratieve rompslomp niet meer hebben en zich bijvoorbeeld niet meer hoeven te bekommeren om het verzenden van en de kosten voor acceptgiro’s. Voor het SGP-bureau is van belang dat de ontvangsten van partijbijdragen dan vanzelf beter zullen aansluiten bij het aantal geregistreerde leden en dat is weer noodzakelijk in het licht van accountantscontroles ingevolge de Wet subsidiëring politieke partijen. Nadeel voor het SGP-bureau is dat de uitvoering extra personele capaciteit vergt. Om die reden is in de enquête ook het draagvlak voor een extra financiële tegemoetkoming gepeild. Gebleken is dat het draagvlak voor het centraal innen van de contributie te gering is. Op een schaal van 1 (zeer belangrijk) tot en met 4 (zeer onbelangrijk) ligt de belangstelling op 2,93, dus zeg maar onbelangrijk. Dit klemt temeer nu de bereidheid om hiervoor een extra financiële bijdrage te betalen nihil is. Gelet op het feit dat het uitvoeringstechnisch welhaast onmogelijk of in elk geval buitengewoon inefficiënt is om de contributie voor de ene plaatselijke kiesvereniging wel te innen en voor de andere niet, is door het Hoofdbestuur besloten dit onderwerp te laten rusten.

Decentraal ledenbeheer

Een andere mogelijkheid van het ledenbeheersysteem is om de database met daarin gegevens van leden en donateurs van de plaatselijke kiesverenigingen via internet te ontsluiten voor bijvoorbeeld de secretarissen. Zij kunnen van deze gegevens gebruikmaken voor eigen postverzendingen, hebben inzage in de deskundigheid van de eigen leden, etc. Natuurlijk kunnen de secretarissen dan ook de gegevens van de eigen leden en donateurs wijzigen, waarbij een controle plaatsvindt vanuit het SGP-bureau. De kwaliteit van de database wordt hiermee bevorderd en dat is in het belang van zowel het SGP-bureau als van de plaatselijke kiesverenigingen. Het is dan niet meer nodig om als kiesvereniging een eigen ledenlijst in een eigen systeem bij te houden. Wijzigingen en ook nieuwe leden kunnen direct door de secretaris in de landelijke database worden ingevoerd. Dat voorkomt veel dubbel werk, terwijl verschillen tussen allerlei ledenlijsten die in omloop zijn (plaatselijk, gemeentelijk, provinciaal en landelijk) niet meer voorkomen. Dat is nodig gelet op de controles vanuit het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Uiteindelijk maakt dan iedereen gebruik van dezelfde database en heeft dus ook iedereen belang bij juiste informatie daarin. De gemiddelde belangstelling hiervoor ligt volgens de enquête tussen een 2 en een 3, dus net iets dichter bij belangrijk dan bij onbelangrijk. Met de hakken over de sloot zogezegd. Gelet op deze uitkomst en de mogelijkheid van een meer stapsgewijze invoering heeft het Hoofdbestuur besloten een pilotproject te starten met een beperkt aantal enthousiaste verenigingen die een geografische eenheid vormen. Dit betreft de plaatselijke kiesverenigingen in Apeldoorn, Beekbergen en Uddel, de gemeentelijke kiesvereniging van Apeldoorn en de provinciale vereniging van Gelderland.

Pilotproject

De bedoeling van het pilotproject is om op een aantal vragen antwoord te krijgen. Hoe ervaren plaatselijke kiesverenigingen het om via internet hun ledenbestand actueel te houden? Hoe groot is het gebruikersgemak? Verbetert de informatie in de database? Heeft het een meerwaarde als een gemeentelijke kiesvereniging of provinciale vereniging zonder tussenkomst van wie dan ook van dezelfde informatie gebruik kan maken? Hoe moet de rechtenstructuur ter bescherming van de privacy worden geregeld? Levert het meer informatie op voor plaatselijke kiesverenigingen, zoals ten aanzien van deskundigheden van de leden? Kunnen plaatselijke kiesverenigingen de huidige informatie in de landelijke database verrijken en bijhouden met gegevens die nu niet bekend zijn?

Uiteraard zijn er ook vragen voor het SGP-bureau. Hoe moet controle plaatsvinden op mutaties van secretarissen van plaatselijke kiesverenigingen? Moet alles worden gecontroleerd om ‘vervuiling’ van de database tegen te gaan of kunnen bepaalde gegevens zonder tussenkomst van het SGP-bureau rechtstreeks in de database worden aangepast? Wat betekent dit voor de huidige routines en de personeelsinzet? Verbetert de kwaliteit en de functionaliteit van de database? En niet onbelangrijk: voorkomt dit het weglekken van leden door verhuizing, waarvan nu helaas regelmatig sprake is omdat de meeste secretarissen niet doorgeven waarheen leden verhuizen?

Hoe verder na pilotproject?

De vraag of de proef als geslaagd kan worden beschouwd of niet zal in de loop van dit jaar worden beantwoord aan de hand van bovenvermelde vragen. Dan zal ook een afweging moeten worden gemaakt of de (uitvoerings)kosten opwegen tegen de baten bij een geleidelijke, vraaggestuurde invoering van decentraal ledenbeheer. Natuurlijk is dat ook afhankelijk van de mate van bereidheid van plaatselijke kiesverenigingen om voor deze vorm van dienstverlening een extra financiële bijdrage te betalen en de vraag hoe hoog die dan moet zijn. Uit de enquête blijkt dat voor een bedrag per lid niet veel draagvlak is, al is dat wel afhankelijk van de hoogte van het bedrag. Wellicht moet daarom meer gedacht worden in de richting van een vast bedrag per kiesvereniging voor de decentrale toegang tot het ledenbeheersysteem. Hoe dan ook: er valt nog genoeg te onderzoeken, maar een eerste voorzichtige stap is gezet.

Mr. V.A. Smit Algemeen secretaris

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen