Digibron cookies

Voor optimale prestaties van de website gebruiken wij cookies. Overeenstemmig met de EU GDPR kunt u kiezen welke cookies u wilt toestaan.

Noodzakelijke en wettelijk toegestane cookies

Noodzakelijke en wettelijk toegestane cookies zijn verplicht om de basisfunctionaliteit van Digibron te kunnen gebruiken.

Optionele cookies

Onderstaande cookies zijn optioneel, maar verbeteren uw ervaring van Digibron.

Bekijk het origineel

Time-management: effectief omgaan met de mailbox

Bekijk het origineel

PDF Bekijken
+ Meer informatie
Print this document

Time-management: effectief omgaan met de mailbox

5 minuten leestijd

Email is het meest gebruikte middel als het gaat om zakelijke communicatie. We kunnen eigenlijk niet meer zonder.
Moeiteloos weten we de voordelen op te sommen, maar het kan ook een geweldig blok aan ons been worden. Dat is het geval als:
• onze mailbox voller en voller wordt;
• we hetzelfde mailtje steeds openen en lezen zonder te beantwoorden;
• we er niet aan toe komen mailtjes binnen een redelijke termijn te beantwoorden (bijvoorbeeld binnen 3-4 dagen);
• we er tegenop gaan zien de mailbox te openen, bang voor de stroom aan nieuwe berichten.
Dit artikel is geschreven voor mensen die bovenstaande herkennen en hier verandering in willen brengen.

Verwerken
De mail in onze inbox moet verwerkt worden. Verwerken is niet hetzelfde als beantwoorden. Verwerken betekent: je leest een mail en neemt er een besluit over wat je er mee doet. Er zijn 4 mogelijkheden:
• Deleten: als de mail niet beantwoord behoeft te worden en geen belangrijke informatie bevat;
• In een archiefmap zetten: als de mail niet beantwoord behoeft te worden, maar wel informatie bevat die ik wil bewaren;
• Direct beantwoorden: als het beantwoorden niet meer tijd vergt dan maximaal 1 minuut.
De volgende dag beantwoorden (tijd inplannen!): als het beantwoorden meer tijd en denkwerk vergt.

Archiefmappen aanmaken
Ik raad u aan eerst onder uw inbox (of postvak-in) een aantal archiefmappen aan te maken, voordat u daadwerkelijk aan het verwerken begint. Dit doet u door op uw inbox te klikken. De inbox krijgt een kleurtje, waaraan u ziet dat deze nu geselecteerd is. Hang nu een map onder inbox door te kiezen voor: bestand – nieuw – nieuwe map maken. Meestal kunt u dit ook doen door met de rechtermuisknop op uw inbox te klikken.
Als het niet lukt kunt u altijd even in de helpfunctie van uw programma zoeken naar ‘nieuwe map maken’.

Een handige manier om archiefmappen te maken is volgens het alfabet. Zelf heb ik de volgende mappen gemaakt:
• A B C D
• E F G H
• Enz, zie afbeelding.
Binnen zo’n alfabetmap kunnen op dezelfde manier ook weer submappen gemaakt worden (zie afbeelding). U maakt zo’n map vanzelf alleen aan als u van een bepaalde persoon, bedrijf of organisatie regelmatig mails krijgt.

Nu aan de slag
Als uw inbox meer dan 30 mailtjes bevat, doet u er goed aan een map aan te maken met de naam ‘oude mail’ en daar alle mailtjes naar toe te slepen die ouder zijn dan 3 weken. Deze map verwerkt u op rustige momenten. De kans is trouwens groot dat veel oudere mail geen betekenis meer hebben en zo de prullenbak in kunnen. Bij het opschonen van deze map is het aan te bevelen de mailtjes te sorteren op afzender, mogelijk kunt u zo hele groepen berichten in een keer weggooien of archiveren.
Nu gaat u aan de slag met de nieuwe mail. Filter eerst uw mail door de opdrachtregel te bekijken. Van een aantal mails weet u dan direct dat ze weggegooid of gearchiveerd kunnen worden. De berichten die overblijven opent u. Zodra een mail geopend is, moet er iets mee gedaan worden: direct beantwoorden of morgen beantwoorden. Voor u hierin een keus maakt, probeert u in te schatten hoeveel tijd de beantwoording zal vergen. Is dat minder dan een minuut, dan beantwoordt u direct.

Map concepten
Stel: u hebt een mail geopend op de computer en u ziet dat de beantwoording meer tijd zal vergen dan 1 minuut. U drukt op opslaan: de mail gaat nu automatisch naar de map concepten en verdwijnt uit uw inbox. Als u de volgende dag uw mailbox opent, begint u met het beantwoorden van de mails die bij de concepten staan. Zodra een mail beantwoord is, wordt hij gearchiveerd of weggegooid. Daarna begint u pas aan het verwerken van de nieuwe mail op de manier zoals beschreven onder ‘Nu aan de slag.’ Het is dus de bedoeling dat uw inbox helemaal leeg is als u aan het eind van de dag naar huis gaat. U zult al snel ervaren dat dit een heel ‘opgeruimd gevoel’ geeft.

U verwacht een antwoord of actie?
Als u op een (beantwoorde) mail een antwoord of actie verwacht van de ander, zet u die mail tijdelijk in een aparte map. In bepaalde time-management systemen wordt deze map ‘follow up’ genoemd. U kunt hem vanzelf een andere naam geven: ‘wacht op antwoord /actie’ bijvoorbeeld. Een keer per week plant u tijd in uw agenda om deze map te controleren. Mails die afgerond zijn (antwoord ontvangen of actie uitgevoerd) worden ook weer in het archief gezet of verdwijnen in de prullenbak.

Tot slot
Een paar afsluitende tips.
• Begin de dag niet met E-mail, want dan kiest de taak u uit, i.p.v. andersom.
• Weersta de neiging om uw mailbox meer dan 2 keer per dag te openen (afhankelijk van het beroep, een secretaresse zal het vaker moeten doen).
• Om uzelf hierbij te helpen, kunt u het beste de meldingen voor nieuwe mail uitschakelen. Ieder melding brengt u in de verleiding direct te gaan kijken wat er binnengekomen is. Ook brengt iedere melding u uit uw concentratie.
• Baken de tijd af die u wilt gebruiken voor het verwerken van mail: bijvoorbeeld 20 minuten per dag.
• Zet in de onderwerpregel van de mail: de actie die u verwacht en het onderwerp (voorbeeld: controleren leerlingenlijsten).
• Gebruik alleen CC als er een reden voor is. Let op: CC betekent u verwacht geen actie van betreffende persoon.
• Vermeld (nog voor de aanhef) waar CC voor bedoeld is (voorbeeld: CC ter informatie).
• Gebruik opsommingstekens in uw mail (uw mail wordt korter en overzichtelijker).
Ik maakte voor dit artikel gebruik van de dingen die ik zelf leerde op een time-management-cursus van tijdwinst. com en van het boek Slimmer werken met het kantoor in je tas door Gerald Essers.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Bekijk de hele uitgave van zondag 1 mei 2011

Criterium | 32 Pagina's

Time-management: effectief omgaan met de mailbox

Bekijk de hele uitgave van zondag 1 mei 2011

Criterium | 32 Pagina's

PDF Bekijken