Bekijk het origineel

Delfzijl damt papierstroom in

Bekijk het origineel

PDF Bekijken
+ Meer informatie
Print this document

Delfzijl damt papierstroom in

5 minuten leestijd

Wie lid is van de gemeenteraad wordt bijna wekelijks kilo’s papier rijker. Het jaarverslag van de vrijwillige brandweer, de nota ouderenbeleid, een evaluatierapport over gokverslaving en niet te vergeten de centimeters dikke begroting. De gemeente Delfzijl gaat de papierstroom indammen. De 23 raadsleden krijgen hun stukken voortaan via Internet. En de inwoners van Delfzijl kijken mee.

Een middelgrote gemeente zoals Delfzijl verstuurt per jaar zo’n 110.000 bladzijden papier aan haar raadsleden. Na behandeling in de raad verdwijnt veel van die informatie in het ronde archief. Wie de spullen bewaart, moet na verloop van tijd grote moeite doen om het juiste stuk weer terug te vinden.

Het nieuwe Raads Informatie Systeem (RIS) van de gemeente Delfzijl moet daar verandering in brengen. Nog voor het eind van dit jaar hoopt H. A. Blaauw, hoofd automatisering, de eerste twee raadsleden aan te sluiten op het informatiesysteem. In de loop van het eerste kwartaal van 1997 moeten de andere raadsleden volgen.

„Eerst gaan we een Intranet opzetten”, vertelt Blaauw over de plannen. Een Intranet is een lokaal netwerk waarbij je gebruikmaakt van de Internettechnologie. Het verschil met Internet is dat niet iedereen er zomaar bij kan. „Na verloop van tijd gaan we de informatie ook voor de burgers beschikbaar stellen, via het Internet. Uitgezonderd de vertrouwelijke zaken, natuurlijk”.

Handtekeningen

Alle raadsstukken komen in het nieuwe systeem terecht. Voor teksten die al met de computer gemaakt zijn, is dat niet zo moeilijk. Maar ook met de hand geschreven brieven en andere originele stukken, bijvoorbeeld van een ministerie, inclusief logo en stempels met de datum van binnenkomst of de handtekening van de afzender gaan mee. Alle documenten worden gescand zodat zelfs de krabbeltjes in de kantlijn straks op het scherm zichtbaar zijn.

De kracht van het systeem zit ‘m in de zoekmogelijkheden. De computer levert bijvoorbeeld in een mum van tijd alle notulen waarin het woord “Melkertbaan” voorkomt, of de raadsbesluiten die zowel over “stortplaats” als over “milieu” gaan. Ook het zoeken in gescande documenten is mogelijk, want speciale software zorgt voor de ‘herkenning’ van de teksten. Spelfouten zijn geen probleem, de computer begrijpt wel wat bedoeld wordt met “het kollege”. Zo kunnen raadsleden thuis ook de originele stukken inzien.

De niet meer actuele zaken en dikke rapporten zoals de begroting blijven niet staan op de computer van het netwerk, maar worden verzameld op een cd-rom. Daarmee krijgen raadsleden een persoonlijk archief, waarin ze snel en gemakkelijk kunnen zoeken. Graven in een papierstapel is verleden tijd.

Vertrouwelijk

Maar hoe zit het met de beveiliging van het systeem, kan straks de hele wereld via Internet meegenieten van brieven die geheim moesten blijven? „De vertrouwelijke stukken zijn met het nieuwe systeem even veilig als ze nu zijn in het gemeentehuis. Ook bij de raadsleden thuis is er een goede afscherming”, zegt Blaauw.

„De pc van de raadsleden krijgt een tweede harde schijf met het hypermoderne besturingssyteem Windows/NT. Bij het starten van de computer moet de gebruiker kiezen welke harde schijf hij zal gaan gebruiken. Onderling uitwisselen is niet mogelijk. Dat voorkomt meteen de ellende van raads- en privé virussen. Het gedeelte is echt gescheiden”.

Zeventigplusser

Blaauw verwacht niet dat de raadsleden thuis alsnog alle stukken gaan afdrukken met hun printer. „Je stuurt veel informatie op, maar ze hebben maar een klein deel nodig voor de vergaderingen. De agenda en de stukken die ze in ieder geval mee moeten nemen, sturen we ook toe via email. De rest, ook de informatie die anders ter inzage ligt, gaat via het RIS”. Delfzijl heeft straks geen leeskamer voor raadsleden meer nodig.

Het project is goed ontvangen door de gemeentebestuurders. „Uit een onderzoek bleek dat slechts twee leden geen belangstelling hadden. En van een zeventigplusser kan ik me dat goed voorstellen”, zegt Blaauw.

Het RIS is nog maar het begin van de ambitieuze plannen van het hoofd automatisering. Uiteindelijk wil Blaauw komen tot een elektronisch systeem voor registratie en distributie van de poststukken. Alles wat het gemeente huis binnenkomt, wordt gescand en gaat in digitale vorm naar de verschillende afdelingen. Blaauw: „Het RIS is tegelijk een proefproject voor de vernieuwing van hét computernetwerk in het gemeentehuis. Die 180 pc’s willen we volgend jaar ook volledig met Windows/NT laten werken”.

Digitale hangplek

Delfzijl is de eerste gemeente die de papierstroom aan raadsstukken gaat vervangen door elektronische informatie via Intranet en Internet. De activiteiten van de tientallen andere gemeenten op dit gebied beperken zich meestal tot een digitaal loket. Ook Leiden timmert sinds februari’flink aan de elektronische snelweg. De sleutelstad kreeg twee ton subsidie van Binnenlandse Zaken voor het project “Overheidsloket 2000”.

Het “Digitaal Stadhuis Leiden” biedt een blik in de toekomst. Een visvergunning of een uittreksel van het bevolkingsregister wordt per e-mail toegestuurd, tegen elektronische betaling van 2 euro. Wettelijk is dit nog niet mogelijk, maar via e-mail een afspraak maken of een paspoort aanvragen kan al wel. Dezelfde postbode laat per omgaande weten wanneer het paspoort gereed is.

Leiden wil volgend voorjaar een digitale hangplek voor jongeren inrichten. De Internet-site moet te bereiken zijn op plaatsen waar veel jongeren komen, zoals in buurthuizen en in de bibliotheek. Communicatieadviseur C. Sol:

„We gaan het opzetten in samenwerking met uitzendbureaus, kroegen en studentenvoorzieningen. Maar naast de loketfunctie willen we vooral tweerichtingsverkeer. Jongelui moeten hun reacties kwijt kunnen in bijvoorbeeld een chat-café en een jongerengemeenteraad”.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Bekijk de hele uitgave van zaterdag 26 oktober 1996

Reformatorisch Dagblad | 32 Pagina's

Delfzijl damt papierstroom in

Bekijk de hele uitgave van zaterdag 26 oktober 1996

Reformatorisch Dagblad | 32 Pagina's

PDF Bekijken