Notulen op zolder

Als het goed is, heeft iedere kerkelijke gemeente zijn archiefcommissie. Deze bewaart kerkelijke documenten uit verantwoordelijkheidsgevoel voor het nageslacht en uit respect voor het voorgeslacht. Niets meer en niets minder. Geen enkele wet vraagt om bijvoorbeeld de kerkbode honderd jaar te bewaren. Of de ledenadministratie.
Over de financiën heeft de wet wel wat te zeggen. En soms zijn er afspraken op papier gesteld, die vele jaren zorgvuldig bewaard moeten worden. Het is hoe dan ook goed om bewust met documenten om te gaan. Het archief is immers geen persoonlijk eigendom, maar van de gehele gemeente. Archiefstukken vormen ook de basis van geschiedschrijving. Kerkelijke archieven zijn sporen van het handelen van Gods volk onderweg, zoals de instructie van de Protestantse Kerk voor archivering het mooi zegt.

Praktijk
Hoe is de praktijk vaak? Scriba’s bewaren hun stukken gewoonlijk thuis. Dat is gemakkelijk en er geldt ook nog eens geheimhouding. Notulenboeken liggen op zolder en worden prompt vergeten bij een secretariaatswisseling. Jaren later, bij verhuizing naar bijvoorbeeld een aanleunflat, gooien de kinderen de ‘rommel’ bij de vuilnis. Of een uitslaande brand laat ze voorgoed verdwijnen. Verbrandde tijdens de jaarwisseling niet tweehonderd (!) jaar archief van een schoolvereniging? Ook waren er vervelende gevolgen toen een scriba besloot naar de Hersteld Hervormde Kerk te gaan. Waar zijn de notulen nog compleet?

Crash
Digitalisering levert grote voordelen op, maar ook nadelen. Wat betreft de inhoud van de notulen, deze worden thuis getypt en digitaal verspreid. Iedereen met een tekstverwerker kan veranderingen aanbrengen. Wie weet nog welke versie de juiste is?
Vreemd genoeg blijkt het voor een onderzoeker gemakkelijker de doopdatum van iemand uit 1604 op te zoeken dan uit 2004. De ledenadministratie is tegenwoordig gedigitaliseerd, maar wordt niet bijgehouden of ondersteund door een nieuwe generatie computers. Jarenlang wordt al gediscussieerd over een nieuw systeem. Sowieso blijkt dat als iemand vandaag overlijdt, zijn record wordt gewist. Van zijn of haar bestaan is kerkelijk niets meer terug te vinden. Na een crash van de harddisk treedt zware vertwijfeling en schaamte het huis binnen. Geen back-up voorhanden, geen uitdraai! Zo er al een back-up op een cd gebrand is, dan wordt die cd doorgaans pal naast de pc met de brongegevens bewaard. Is dat verstandig? En is gecontroleerd of een back-up wel terug te plaatsen is?

Advies
Er is dus genoeg reden om stukken systematisch te archiveren. De Protestantse Kerk heeft in 1997 instructies opgesteld. Deze zijn via de website binnen te halen. Een aanpassing ervan is in de maak. Wat zijn de eerste stappen voor goede archivering? Een goede daad is de aanschaf van een brandvertragende kluis. Voor circa € 1300,00 is een goede tweedehandse kluis te verkrijgen.
Stel ten tweede iemand verantwoordelijk voor het archief. In Ridderkerk is bijvoorbeeld een archiefcommissie actief, die geheimhoudingsplicht heeft. Het is, ten slotte, ook goed contact te zoeken met een van de regionale archieven van de overheid. Stukken
die na een jaar of drie niet meer ingezien hoeven te worden, kunnen in veel gevallen permanent opgeborgen worden in een regionaal archief. Voor de kerkelijke archieven van Ridderkerk is bijvoorbeeld een contract afgesloten met het Gemeentelijk Archief Rotterdam. Daar zijn faciliteiten voor een goede opslag voorhanden, zoals luchtvochtigheid, omgevingstemperatuur en brandpreventie. Verder gaan de stukken in zuurvrije omslagen en opbergdozen. Sommige instituten hebben zelfs desinfecteerapparatuur en een restauratieafdeling. Let wel op het maken van goede afspraken, vooral wat betreft de openbaarheid.

Kerkbode
Wat bewaren we? Een vuistregel is: alle stukken die de plaatselijke gemeente betreffen zijn belangrijk. Allereerst de notulen van de diverse vergaderingen. Netjes uitgeprint en ondertekend. Vervolgens de in- en uitgaande stukken voor zover ze werkelijk besproken zijn. Dat is niet het geval bij de vele verzoeken om een gift die bij de diaconie binnen komen. Ook flyers van liefdadigheidsinstellingen hoeven niet gearchiveerd te worden.
Van groot belang zijn echter de gemeentelijke periodieken, zoals de kerkbode en wijkgids. Daarin is het wel en wee van de gemeente na te speuren. Vergeten we daarom ook niet de jubileumboekjes van de gemeente, maar ook van jeugdverenigingen, zangkoren enzovoort. Als het gaat om de sporen van Gods volk onderweg en de leiding door de Heilige Geest, mag de prediking niet ontbreken. De tekstkeuze en een korte samenvatting van de preek zouden eigenlijk zonder uitzondering bewaard moeten worden. Tot slot zijn bijvoorbeeld bouwtekeningen noodzakelijk voor de aanvraag van vergunningen van de burgerlijke gemeente voor het houden van bijeenkomsten.

Uit handen geven
Digitaal wordt er niets bewaard, zolang hier geen juiste standaard voor aanwezig is. Van ledenbestanden wordt dus een geprinte versie gearchiveerd. Het beste is een boek aan te schaffen waarin weer ouderwets de doop-, trouw- en begraafgegevens worden opgeschreven. Foto’s vormen eveneens een belangrijke bron. Uiteindelijk worden de stukken zonder nietjes en paperclips in speciale binders (zippels) opgeborgen in dozen. Daar gaat een goede sortering en beschrijving aan vooraf.
Ook al hebben scriba’s van kerkenraden soms moeite met het uit handen geven van hun documenten en kan de samenwerking stroef verlopen, dat doet geen afbreuk aan het belang van de inzet van een archiefcommissie. Over geheimhouding en sleutelbeheer van de kluis zijn goede afspraken te maken.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen