Deputaten kerkelijke archieven roepen op tot een Zoekactie

Bij sommige lezers zal er, na kennisneming van het opschrift boven dit artikel, de vraag rijzen of de Wekker nu wel het blad is om daarin aandacht te vragen voor archieven. De vraag is begrijpelijk. Wanneer we zo hier en daar het oor te luisteren leggen, zijn er velen die onbekend zijn met de waarde van archieven, ook van kerkelijke en semi-kerkelijke archieven. Te vaak bestaat er de opvatting, dat het goed en geordend bewaren van een archief een hobby-isme is van een aantal wat idealistische documentalisten. Dit is echter geen juiste voorstelling van zaken.
Reeds in de grijze oudheid onderkende men het belang van het aanleggen en in geordende staat bewaren van uitgebreide documentencollecties. Bekend is onder andere, dat de Assyrische koning Assurbanipal (circa 640 voor Christus) in zijn bibliotheek te Ninevé een goed geordende verzameling geschriften (kleitabletten) bezat. Hij had zijn collectie in zes groepen ingedeeld (geordend), namelijk: geschiedenis, wetten, wetenschap, magie, dogma en overlevering. We kunnen echter nog veel verder teruggaan in de geschiedenis. Als we de Bijbel opslaan, dan lezen we ook daarin over het vastleggen van gegevens en het bewaren van geschriften. God gaf aan Mozes de Wet op stenen tafelen om ze voor het nageslacht te bewaren. Mozes moest de aanval van Amelek op Israël en de overwinning van Israël op Amelek in een boek schrijven. Mozes beschreef op bevel van God de tocht van de Israëlieten door de woestijn van pleisterplaats tot pleisterplaats. Van Jeremia lezen we, dat hij opdracht geeft een koopbrief met bijlage in een aarden vat te verpakken en op die manier deze stukken voor lange tijd te bewaren.
Het zijn enkele voorbeelden om aan te tonen dat ook in de Bijbel zowel uit historisch als uit juridisch oogpunt geschriften werden gemaakt en bewaard.
Het belang van een zorgvuldig bijgehouden en compleet archief is dan ook drieledig:
1 archieven hebben administratieve waarde en zijn onmisbaar voor de bevordering van de continuïteit van het beleid van een kerkelijke vergadering;
2 archieven hebben een juridische waarde, omdat ze aan de hand van de daarin bewaarde documenten bepaalde rechten en/of plichten kunnen aantonen;
3 archieven hebben historische waarde, want elk kerkelijk archief bevat materiaal, dat belangrijk is voor de historie in het algemeen en voor de (plaatselijke) kerkgeschiedenis in het bijzonder.
Gelukkig wordt er binnen onze kerken, zowel landelijk, regionaal als plaatselijk, aandacht geschonken aan de kerkelijke archieven. Reeds lang bestonden er met betrekking tot het beheer van het archief van de Generale Synode onzer kerken twee deputaatschappen op dit gebied, namelijk: het Generale deputaatschap voor het Synodaal archief en het Generale deputaatschap voor de controle van het Synodaal archief. Het eerstgenoemde deputaatschap bestond uit de twee archivarissen aan wie het beheer van het Synodaal archief was opgedragen. Het tweede deputaatschap hield namens de Synode controle op dit beheer.
Het spreekt vanzelf, dat beide deputaatschappen zeer nauw samenwerkten en, gelet op het belang van de kerkelijke archieven, vooral de laatste jaren ernaar streefden in breder kerkelijke kring de aandacht op die belangen te vestigen.
Door de Generale Synode Rotterdam 1983 zijn inmiddels beide deputaatschappen opgeheven en is er een nieuw Generaal deputaatschap kerkelijke archieven ingesteld.
Tegelijkertijd is ook een nieuw reglement voor dit deputaatschap vastgesteld.
In feite heeft er dus een samensmelting van beide vroegere deputaatschappen plaatsgevonden, wat een veel efficiëntere werkwijze mogelijk maakt. Van de vijf leden van het nieuwe deputaatschap zijn er twee aangewezen om op te treden als archivaris. Zij zijn dus degenen, die verantwoordelijk zijn voor het beheer van het Synodaal archief en verdelen onderling hun taken. De overige leden van het deputaatschap hebben een controlerende functie. Daarnaast hebben deputaten echter ook nog gezamenlijk een aantal taken. In het nieuwe reglement zijn die gezamenlijke taken als volgt omschreven:
a het toezicht op de zorg voor de archieven van de Particuliere Synodes, dit namens de Generale Synode ingevolge het bepaalde in artikel 45 van de kerkorde;
b het bevorderen van een goed archiefbeheer bij de overige kerkelijke vergaderingen, door het verstrekken van adviezen en het geven van de nodige voorlichting;
c het bevorderen van de bewaring van semikerkelijke archieven, zoals archieven van kerkelijke verenigingen, commissies e.d.
Het stemt tot blijdschap, dat de Generale Synode Rotterdam 1983 door de vaststelling van dit reglement duidelijk blijk heeft gegeven, dat de noodzaak wordt ingezien van een goed archiefbeheer door alle kerkelijke vergaderingen binnen ons kerkelijk verband.
Voor het nieuwe deputaatschap geen eenvoudige taak, want er ligt op het gebied van de kerkelijke archieven nog veel terrein braak. Het is jammer, dat het archief van de Generale Synode van vóór 1940, in de oorlogsdagen, door het bombardement van Rotterdam, verloren is gegaan. Een stalen kist met daarin wat verkoolde papieren is ervan overgebleven, die als herinnering zorgvuldig wordt bewaard. Om nu echter verder het Synodaal archief en ook alle andere kerkelijke archieven zo volledig mogelijk te krijgen, wil het deputaatschap zijn best doen ontbrekende stukken op te sporen, dan wel afgedwaalde archieven te achterhalen en die terug te brengen onder het archiefbeheer van de kerkelijke vergadering waar ze thuis horen. Het is namelijk heel goed mogelijk dat naast de Generale Synode er ook nog andere kerkelijke vergaderingen in het bezit zijn van incomplete archieven, maar niemand weet waar de ontbrekende bescheiden zich bevinden. Het is echter helemaal niet denkbeeldig - bij andere kerkgenootschappen zijn hiervan voorbeelden - dat nog veel belangrijk materiaal zich in handen van particulieren bevindt. Misschien wel zonder dat men het zelf precies weet.
Het is begrijpelijk dat in het verleden, toen er wat minder aandacht aan het belang van een compleet archief werd geschonken, een scriba van een kerkelijke vergadering of een secretaris van een deputaatschap het door hem gevormde archief thuis had. Bij beëindiging van de functie werd het archief ergens op zolder opgeborgen of het werd in de kelder opgeslagen, zonder verder erbij stil te staan wat ermee moest gebeuren, namelijk: overbrengen naar de archiefruimte of -bewaarplaats van de desbetreffende kerkelijke vergadering. Bij overlijden kunnen zulke collecties zijn vernietigd, wat dan spijtig is. Maar de mogelijkheid bestaat ook, dat deze archieven bij familie terecht zijn gekomen en daar zijn opgeborgen.
In ieder geval is gebleken, dat wat het archief van de Generale Synode betreft, er nog steeds archieven ontbreken van inmiddels reeds langere tijd opgeheven deputaatschappen.
Verder is er grote kans, dat er nog stukken bestaan (brieven, dagboeken e.d.) van personen c.q. families, die in onze kerken een belangrijke rol hebben gespeeld, welke stukken eveneens van grote waarde zijn. In de hier bedoelde stukken kunnen zaken voorkomen, die in geen enkele notulen zijn te vinden, maar die voor de geschiedenis van onze kerken belangrijk zijn, ja dikwijls nog meer historische waarde hebben, dan de officiële stukken. De mogelijkheid is niet uitgesloten, dat in die particuliere bescheiden bijvoorbeeld aangelegenheden worden behandeld betreffende zaken van de Generale Synode van vóór 1940. Door die van belang zijnde gegevens uit die bescheiden op één of andere manier vast te leggen, zou de leemte die er is door het verloren gaan van het Synodale archief van vóór 1940 wat kunnen worden aangevuld.
Vermoedelijk liggen ook deze stukken ergens in een kast op een plank, zonder dat de bezitter/ster zich de belangrijkheid realiseert. En het is begrijpelijk, dat ons deputaatschap ook aan een goede bewaring en registratie van deze waardevolle particuliere stukken aandacht wil schenken.
Vandaar dat deputaten kerkelijke archieven al onze kerkleden oproepen de zolder eens op te gaan, kelders en kasten eens aan een onderzoek te onderwerpen of zich daar nog oude archieven, notulen e.d. van deputaatschappen of andere kerkelijke vergaderingen bevinden, dan wel of men in het bezit is van belangrijke correspondentie of dagboeken van particuliere aard met waardevolle gegevens over ons kerkelijke leven in het verleden. U BEZIT SOMS MEER DAN U DENKT!
Komt iemand een archief of archief gedeelte' tegen van opgeheven deputaatschappen e.d. laat hij/zij dit dan opgeven aan de secretaris van het Deputaatschap kerkelijke archieven, ds. M. Drayer, Simon Stevinweg 144, 1222 SV Hilversum. Is iemand in het bezit van privécorrespondentie enz., van waarde voor onze kerkhistorie, laat hij/zij dit eveneens meedelen (liefst schriftelijk) aan meergenoemd adres. In onderling overleg kunnen daarna afspraken worden gemaakt voor een goede registratie en bewaring, zonder overigens privéaanspraken ook maar op een of andere manier aan te tasten.
Hetzelfde verzoek doen deputaten aan de beheerders van archieven van kerkelijke vergaderingen. Want ook in hun archieven kunnen zich stukken bevinden, die zijn afgedwaald en feitelijk in het archief van een andere kerkelijke vergadering thuis horen. Verder bestaat de mogelijkheid dat bij samenvoeging van deputaatschappen in. het verleden, de archieven van de opgeheven deputaatschappen verkeerd zijn terecht gekomen en daardoor uit het oog zijn verloren.
En nog eens, privéstukken van waarde behoeft niemand af te staan, niet te laten beheren (al is dat natuurlijk geen bezwaar), als ze maar geregistreerd worden, dus als maar bekend wordt waar ze zijn.
Helpt u allemaal mee? Deputaten zeggen u nu al bij voorbaat dank voor uw medewerking. Te zijner tijd komen we op dit onderwerp terug en hopen dan tevens mededeling te kunnen doen, dat de zoekactie goede resultaten heeft opgeleverd.

Hilversum, P.S.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen