Het kerkelijk archiefbesluit

Het mag zeker wel een opmerkelijk feit worden genoemd voor het archiefwezen in Nederland, dat in de tweede helft van 1985 de definitieve tekst van het Kerkelijk Archiefbesluit werd vastgesteld en uitgegeven. Reeds jarenlang bestaan er wettelijke bepalingen voor de overheidsarchieven, ongeacht of deze vandaag zijn ontstaan of reeds duizend jaren oud zijn. Deze wettelijke bepalingen vinden we in de Archiefwet 1962. Daarnaast bestaat er een Archiefbesluit 1968, waarin de in de Archiefwet 1962 opgenomen algemene principes, definities en bepalingen nader zijn uitgewerkt. Dit Archiefbesluit bevat dus uitvoeringsvoorschriften voor een goed archiefbeheer bij de overheidsorganen.

Waarom nu ook een Kerkelijk Archiefbesluit?
In verband met de behoefte die in de kerken is ontstaan veel meer aandacht te gaan schenken aan de zorg en het beheer van de eigen archieven, is er een nader overleg ontstaan tussen deskundigen uit verschillende Protestantse kerken. Dit overleg heeft geleid tot het instellen van de Commissie tot registratie van de Protestantse kerkelijke en semi-kerkelijke Archieven, van welke commissie ook het Deputaatschap voor de kerkelijke archieven van onze kerken lid is.
Een en ander heeft ertoe geleid, dat de opbouw van een gereglementeerde archiefzorg binnen de deelnemende kerkgenootschappen in belangrijke mate is gestimuleerd. Als resultaat voor onze kerken kan o.m. worden gewezen op de nieuwe Regeling voor het beheer van de archiefbescheiden van een kerkelijke vergadering (k.v.), die door de Generale Synode Rotterdam-centrum 1983 werd vastgesteld en welke regeling door deputaten als concept-beheersregeling bij brief van 24 juni 1985 aan alle kerken, classes en particuliere synoden is toegezonden, voorzien van een uitgebreide toelichting. Daarbij is aan genoemde kerkelijke vergaderingen de aanbeveling gedaan een dergelijke beheersregeling ook voor het beheer van hun archieven vast te stellen.
Het zou te ver voeren thans in dit blad deze beheersregeling uitvoerig te behandelen. Wel is echter, in verband met de gestelde vraag: waarom er een Kerkelijk Archiefbesluit moest komen, belangrijk het bepaalde in artikel 13 van bedoelde beheersregeling, waar staat:
a. De archivaris kan voorstellen doen aan de kerkelijke vergadering omtrent het in bewaring geven van archiefbescheiden die ouder zijn dan 50 jaren, aan een archiefbewaarplaats die beheerd wordt door een gemeentelijke-, streek- of rijksarchivaris.
b. De kerkelijke vergadering beslist over deze voorstellen nadat zij daaromtrent advies heeft gevraagd aan het deputaatschap voor de kerkelijke archieven.
In de Wekker van 6 april 1984 werd reeds op het drieledige belang van kerkelijke archieven gewezen, in verband waarmee deze archieven dan ook verantwoord moeten worden beheerd en bewaard. Dat wil zeggen, dat naast een deskundig beheer ook de bewaarplaats moet voldoen aan bepaalde eisen van brandveiligheid, vochtigheid en verwarming. Niet iedere kerkelijke vergadering is echter in staat een en ander te verwezenlijken, zeker niet ten aanzien van oudere archiefgedeelten, terwijl voor een goede ordening en toegankelijkheid een speciale vakkennis is vereist. De noodzakelijke voorwaarden voor veiligheid en deskundigheid zijn wel aanwezig bij de rijks-, streek- of gemeentelijke archiefbewaarplaats. Vandaar dat er gepleit wordt voor het in bewaring geven van de archiefgedeelten die ouder zijn dan 50 jaar - nog liever 25 jaar - bij een archiefbewaarplaats van de overheid. De reeds eerder genoemde Archiefwet 1962 - maakte het mogelijk voor de overheidsarchiefdiensten op dit gebied de nodige service te verlenen aan o.m. de kerkelijke en semi-kerkelijke archieven. Het voordeel van zo'n inbewaringgeving is niet alleen de zekerheid van een goede en veilige bewaring, maar ook, dat de overgebrachte archiefgedeelten op de juiste manier worden geïnventariseerd en toegankelijk gemaakt voor wetenschappelijke en andere doeleinden.
Vanzelfsprekend rijzen vragen als: Hoe is nu die inbewaringgeving geregeld? Hoe staat het met het eigendomsrecht na de overbrenging naar een overheidsarchief bewaarplaats? Hoe is de geheimhouding van bepaalde archiefstukken c.q. archiefgedeelten geregeld? Wat zijn de kosten die aan een inbewaringgeving zijn verbonden?
Wat de laatste vraag betreft, de inbewaringneming en de daaraan verbonden serviceverlening door de betrokken archivarissen zijn geheel gratis, gezien het grote belang, dat men hecht aan een zorgvuldig beheer en juiste bewaring van kerkelijke archieven. De zaken echter, waarop de andere vragen betrekking hebben, zijn geregeld in het Kerkelijk Archiefbesluit. Dit besluit bevat namelijk de algemene voorwaarden voor de bewaring en het beheer van kerkelijke en semikerkelijke archieven door archiefdiensten van de overheid. Het is een samenwerkingsmodel, dat tot stand is gekomen en vastgesteld door de Commissie tot registratie van Protestantse kerkelijke en semikerkelijke archieven, het Convent van rijksarchivarissen en de Landelijke kring van gemeente- en streekarchivarissen, daarin ondersteund door adviezen van de Archiefraad. Laatst genoemd orgaan is een bij de Archiefwet 1962 ingesteld advieslichaam op het gebied van het archiefwezen.

Welke zaken regelt nu het Kerkelijk Archiefbesluit?
In het kort komt het neer op de volgende, meest belangrijke punten:
- Kerkelijke en semi-kerkelijke archieven, die ouder zijn dan 25 jaar kunnen in een door de Archiefwet 1962 als zodanig aangewezen archiefbewaarplaats worden opgenomen. In bepaalde uitzonderlijke gevallen is dit ook vroeger dan 25 jaar mogelijk.
- Ook kunnen bibliotheek- en documentatiecollecties in bewaring worden genomen, mits die een steunende functie bij het raadplegen van de archiefbescheiden kunnen hebben.
- Voor de opneming en bewaring van kerkelijke en semikerkelijke archiefbescheiden wordt een onderhandse acte tussen de eigenaresse (de kerkelijke vergadering) en de desbetreffende archivaris opgemaakt.
- In de onderhandse acte kunnen door de eigenaresse altijd beperkende bepalingen worden opgenomen omtrent de openbaarheid van alle of van een gedeelte van de in bewaring gegeven archiefbescheiden en kan daarvoor een termijn worden gesteld. Beperkingen mogen geen betrekking hebben op archiefbescheiden, die ouder zijn dan 100 jaar.
- Raadpleging en uitlening van opgenomen archiefbescheiden kunnen slechts plaats vinden met een schriftelijke toestemming van de desbetreffende kerkelijke vergadering, die te allen tijde eigenaresse van haar archief blijft.
- Uitlening mag verder slechts geschieden tegen ontvangstbewijs en voor een bepaalde tijd.
- Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden kan door de beheerder van de archiefbewaarplaats worden geweigerd, indien de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of indien ze niet veilig aan de verzoeker kunnen worden toevertrouwd.
- Vernietiging van in bewaring gegeven archief-bescheiden mag alleen geschieden met inachtneming van de bij de kerkgenootschappen geldende bepalingen en richtlijnen en na machtiging van de eigenaresse.
Het zal iedereen duidelijk zijn, dat met dit Kerkelijk Archiefbesluit ernaar gestreefd wordt de inbewaringgeving van kerkelijke archiefbescheiden te omringen met allerlei waarborgen betreffende eigendomsrechten en privacy. Het deputaatschap voor de kerkelijke archieven heeft mede zijn goedkeuring gegeven aan de inhoud en tekst van dit besluit. Het deputaatschap heeft dit gedaan, omdat het ervan overtuigd is, dat een deskundige en veilige bewaring zowel van jongere als van oudere archiefgedeelten van kerkelijke vergaderingen op deze manier het beste kan worden gerealiseerd. Zeker in die gevallen, waarin een kerkgenootschap niet over een eigen archiefdienst kan beschikken en de materiële voorzieningen voor een deugdelijke bewaring en een deskundig beheer flinke kosten met zich zouden meebrengen en dus daarom een goede bewaring maar achterwege zou worden gelaten.
Over de inbewaringgeving en de dan te sluiten overeenkomst worden door het deputaatschap voor de kerkelijke archieven, indien hierom wordt gevraagd, gaarne nadere inlichtingen dan wel adviezen verstrekt.

Hilversum, P. Sluimer

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen