Vergaderen - Verzamelen - Verbeteren

Eén van de deputaatschappen, waarvan het werk met grote regelmatigheid zichtbaar wordt, is het deputaatschap voor de uitgave van het Jaarboek. Elk jaar verschijnt immers het Jaarboek van de Christelijke Gereformeerde Kerken in Nederland. Dat is de opdracht die deputaten van de Generale Synode gekregen hebben. Van hun werk en hun beleid doen deputaten dan ook aan elke Generale Synode verslag.
Sinds de Generale Synode van 1998 wordt het deputaatschap bemand door de predikanten R.W.J. Soeters, J.C.L. Starreveld en H.J.Th. Velema. Ds. G.P.M. van der Linden is algemeen secundus; op hem kunnen deputaten een beroep doen, wanneer onverhoopt een deputaat uit zou vallen.

Vergaderen
Deputaten voor de uitgave van het Jaarboek vergaderen slechts tweemaal per jaar. Die vergaderingen worden bijgewoond door dhr. A. Boertien, assistent-uitgever bij Buijten & Schipperheijn. Zonder zijn inbreng en werk zou het Jaarboek niet zijn, wat het nu is.
In de najaarsvergadering, begin november, worden de lijnen uitgezet voor het nieuwe jaarboek, ofwel: wie doet wat? Wie is aan de beurt voor het schrijven van het Jaaroverzicht? Welke predikanten vierden een jubileum? Welke dienaren zijn ontslapen? Welke deputaat doet de correctie van welk deel van het Jaarboek?
Ook de ideeën voor artikelen in het laatste deel van het Jaarboek worden op deze vergadering besproken. Het is regel geworden, dat artikelen opgenomen worden over kerken die geïnstitueerd werden en over kerken die opgeheven werden. Ook het werk van verschillende deputaatschappen komt op deze bladzijden van het Jaarboek voor het voetlicht.
De voorjaarsvergadering, eind februari/begin maart, draagt een heel ander karakter. Het grootste deel van die vergadering die in de regel duurt van 's morgens tien tot 's avonds negen uur, wordt in beslag genomen door de laatste correctie van het hele Jaarboek. Per bladzijde kunnen de deputaten de door hen opgespoorde fouten corrigeren. Andries Boertien noteert het allemaal en zijn aantekeningen worden op de drukkerij verwerkt.

Verzamelen
Het verzamelen van alle gegevens wordt door de uitgeverij gedaan. Alle scribae en secretarissen weten ervan: half december komt de envelop binnen van de uitgeverij. Hadden we in vroeger jaren een invulformulier, waarop alleen ingevuld behoefde te worden, wat veranderd was, nu werken we met een 'uitdraai' van het gedeelte van een bepaalde kerk of bond en vragen dan de scriba/secretaris om de veranderingen aan te brengen.
Tot het verzamelen van de gegevens behoren ook de cijfers die nodig zijn om de statistieken samen te stellen. Jarenlang heeft ds. H. van der Schaaf alle cijfers, die op het daarvoor bestemde formulier moesten worden ingevuld, handmatig verwerkt. Nadat hij de zaak van de statistieken aan de redactie-secretaris had overgedragen, zijn we gaan 'automatiseren'. Eind 1999 kregen alle scribae een 'schijfje' met daarop een stukje van het automatiseringsprogramma, zodat ze met behulp van een pc de gevraagde cijfers 'op scherm' konden invullen.
Nadat de drukkerij alle gegevens binnengekregen en verwerkt heeft, krijgt elke deputaat een proef van het gedeelte dat hij moet corrigeren. Wanneer dat uitgevoerd is en op de drukkerij verwerkt is, wordt de complete proef naar de deputaten gestuurd voor de laatste correctie. Dat is ook de proef die op de voorjaarsvergadering besproken wordt.

Verbeteren
Deputaten streven niet alleen naar een correcte jaarlijkse uitgave van het Jaarboek, maar ook naar een overzichtelijk, zo men wil, gebruikersvriendelijk Jaarboek.
De dingen die men zoekt moeten makkelijk te vinden zijn. Daarom wordt elk jaar grote zorg besteed aan het register op de beide laatste bladzijden van het Jaarboek. Via het register moet men bij de zaken kunnen komen.
Om het zoeken te vergemakkelijken werd in de afgelopen jaren het aantal zogenaamde kopregels uitgebreid. Stonden altijd al de classes met hun namen vermeld boven aan de bladzijden van de plaatselijke kerkelijke gegevens, nu zijn er ook kopregels op de bladzijden van de necrologie, de deputaatschappen, de bonden, de stichtingen, etc.
In het Jaarboek 2000 is de rangschikking van de deputaatschappen onder handen genomen. Gekozen werd voor de volgorde die ook gehanteerd wordt in de Acta van de Generale Synode; op de eerste pagina van de afdeling deputaatschappen wordt een inhoudsopgave opgenomen.
Ook de gegevens van de corresponderende Kerken zijn helemaal nieuw gerangschikt.
Deputaten hebben in de afgelopen jaren voor zichzelf een stuk opgesteld - Beleidslijnen Jaarboek -, waarin alle afspraken en gewoonten vastgelegd zijn met betrekking tot de rangschikking van de gegevens. Daarin wordt antwoord gegeven op vragen als: In welke volgorde worden de gemeentepredikanten, de predikanten in bijzondere dienst, de emeriti-predikanten genoemd bij de gegevens van een plaatselijke kerk? En in welke volgorde de andere gegevens van de gemeente? Welke aanduidingen worden gecursiveerd gedrukt? Op welke manier worden losgemaakte predikanten vermeld? In welke volgorde staan de gegevens van het kerkgebouw/de kerkgebouwen? In welke volgorde dienen de in memoria geplaatst te worden? Welke zaken moeten in het ten geleide genoemd worden?

Deputaten voor de uitgave van het Jaarboek hebben een omvangrijke taak, die zij met vreugde en eensgezindheid uitvoeren ten dienste van de kerken. In het ten geleide van elk Jaarboek wordt dan ook de wens uitgesproken dat het Jaarboek goed en met zegen gebruikt zal worden tot opbouw van het kerkelijk leven.

Zierikzee,
H.J.Th. Velema, secretaris deputaten Jaarboek

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen