Iedereen werkt hard, de agenda is overvol…

Vele activiteiten en bezigheden die, bij wijze van spreken, in één dag gepropt zouden moeten worden. Daarvoor heb ik meerdere boeken en artikelen gelezen en verschillende methoden van timemanagement uitgeprobeerd. Veel indruk maakte op mij het boek Timemanagement volgens Covey (Amsterdam, 2002). Al lezend en werkend confronteert Covey de mensen die op zoek zijn naar een methode van timemanagement met de indringende vraag: ‘Hoeveel mensen wensen op hun sterfbed dat ze meer tijd aan hun werk hadden besteed?’. Vele keren ontmoette ik deze vraag als een soort van kloppend geweten. En even zovele keren heb ik deze vraag in alle mildheid ook anderen gesteld. Vanuit dat perspectief en deze gewetensvolle vraag is mijn agenda niet minder vol geworden; wel is er een extra dimensie in mijn werk gekomen.

Timemanagement bestaat niet!

In de laatste jaren heeft het begrip timemanagement ons geholpen in het effectiever organiseren van ons werk. Allen die wel eens hebben nagedacht over timemanagement en agendabeheer komen overigens niet verder dan efficiënt werken, plannen van activiteiten en werkzaamheden, daarbij vooral lettend op het stellen van prioriteiten. De tijdelijke remedie is dan vaak: we krijgen meer voor elkaar in minder tijd. Echter, de innerlijke rust en de waardering voor relaties in de werkomgeving en ons sociale netwerk leed er onder. De klassieke manier van timemanagement, slimmer en efficiënter werken in de beschikbare hoeveelheid tijd, was kort geleden nog een trend. Het haalde allemaal weinig uit, de stress werd meestal niet minder door veelsoortige planners en handige instrumenten. Immers, de tijd kunnen we niet managen. In het aspect van tijd onderscheiden we de ‘gevulde tijd, het beslissende moment’ (Kairos) en we onderscheiden de ‘beschikbare tijd, de tijd die er gewoon is’ (Chronos). In al die jaren dat ik met mensen heb gewerkt binnen het aspect van tijdsbesteding, is steeds het uitgangspunt geweest dat wij de tijd niet kunnen beïnvloeden. Noch de hoeveelheid tijd, noch het moment van de tijd. Dat alles hebben we niet in de hand. Dat is met eerbied gezegd, voorbehouden aan God, Schepper van de tijd. Daarom past het ook in dit praktische artikel de tijdsbeleving te zetten in het kader van de geldende tijdsbeleving: ‘Indien de Heere wil, en wij leven zullen, zo zullen wij dit of dat doen’.

Gedragsverandering doet pijn

We weten dat we de tijd niet kunnen managen. En toch ervaren we de druk om ‘iets’ aan de tijdsbesteding te doen. Daarbij komt de ervaring en het gevoelen van velen de hele dag hard gewerkt te hebben, zonder veel resultaat te hebben bereikt. Dat kan een schokkende constatering zijn. In het organiseren van ons dagelijkse werk, want laat dat de inzet van het timemanagement zijn, zijn zeker keuzes te maken. Het vergt van ons een gedragsverandering. Het begint met het vergroten van het inzicht in het eigen persoonlijke probleem. Niet de redenering dat we te weinig tijd hebben geldt. Het is in al die gevallen: we willen teveel doen in de beschikbare hoeveelheid tijd. De enige oplossing van deze problematiek is je eigen aandeel vergroten in het oplossen van die lastige situatie. Anderen kunnen het probleem van je eigen drukke agenda, teveel werk in te weinig tijd, niet oplossen. Daarom geeft die gedragsverandering in de tijdsbesteding, het schrappen van taken en verantwoordelijkheden, persoonlijke pijn. Al die jaren is heel sluimerend steeds meer de agenda van menigeen binnengekropen. En, de ervaring leert, met ‘drukbezette mensen’, in en buiten het kerkelijk erf, kun je het gemakkelijkst een afspraak maken. Veranderen doet om die reden pijn, emotionele pijn, wanneer je moet loslaten wat je graag vasthoudt. ‘Nee’ zeggen op hulpvragen van maatschappelijke organisaties, in de omstandigheden van het werk dat je zo graag doet, de hulpbehoevende medemens en meer dan dat, de nabije familie en je gezin komen dan in het geding. Die persoonlijke verantwoordelijkheid aanspreken, daarin metterdaad ‘iets doen’ dat geeft de ervaring van een soort van pijn, tekort doen aan je plichtsbesef, als je ervaart dat je de maatschappelijke opdracht niet meer kunt doen!

Stapje voor stapje je werk- en levensstijl verbeteren

Doet deze vorm van gedragsverandering dan altijd pijn? Nee, wanneer de persoonlijke gedragsverandering, al het werk in verantwoordelijke porties te doen, een eigen keus is, dan lost die pijn op. Velen hebben gemerkt dat het zelfs waardering oogst; er is voor zover ik kan nagaan nog nooit iemand geweest die dan onbegrip toont. En het is bijzonder, die emotionele pijn lost op. Je weet immers waar die gevoelens vandaan komen. Wat een weldaad zal dat zijn. Meer innerlijke rust, aandacht voor de omgeving, voor je gezin en voor je familie, in tegenstelling tot de tegenstrevende behoefte daarin niet tegemoet te kunnen komen. De kleine stapjes in gedragsverandering, in het loslaten van werken en verantwoordelijkheid, geven ook kans op een duurzaam succes. Dagelijks bezig zijn met het verbeteren van je houding heeft een duurzame gedragsverandering tot gevolg. Je directe omgeving merkt dat het een serieus streven is om grip te krijgen op die serieuze gedragsverandering. Verbeteren van je houding in werkstijl heeft een positieve uitstraling op het onderhouden van dierbare relaties.

Meer rust in de agenda

Met één praktisch artikel rust creëren in de bolstaande drukke agenda die al jaren een soort van overspannen indruk wekt, is te veel gevraagd. Toch is het goed om een enkele handreiking te doen. Al is het maar om het een eerste stap in de bewustwording te laten zijn. In alles geldt: Werken vanuit aandacht en met vaste tijden voor vaste taken. Dat is een wezenlijk andere grondhouding, daarmee gaat de kwaliteit van geleverd werk en de getoonde persoonlijke aandacht omhoog. Er komt meer rust in de agenda en het plezier in het werk neemt – weer - toe.

De Romeinse filosoof en stoïcijnse meesterschrijver Seneca zei het al: ‘Het zijn mijn vrienden niet, die mij, mijne tijd stelen’. En één van de grootste vijanden is voor velen het dagelijks terugkerende e-mailverkeer. Menig keer heb ik verzucht dat in de tijd voor het bestaan van e-mail, ik nooit zoveel post op één dag kreeg. Het bestaat ook niet dat ik vele tientallen brieven zou moeten beantwoorden. Daarom, nog niet zo lang geleden, werd de post op een vast tijdstip in het kantoor, thuis of op het werk bezorgd. Wat is er op tegen om dagelijks de e-mail op een paar vaste tijdstippen af te handelen? Helemaal niets houdt mij tegen; behalve dat ik daarin zelf de regie ga nemen. En ja, inderdaad, het zal zeker voorkomen dat niet dezelfde dag de gestuurde vraag wordt beantwoord.

In het agendabeheer is het belangrijk vaste kerntaken in de agenda op te nemen. Ook al zul je deze niet vergeten, het helpt in de bewustwording dat ook deze vaste taken tijd kosten! Een goede remedie tegen al de onvoorziene, onverwachte taken en niet te plannen werkzaamheden is het daadwerkelijk reserveren van een aantal dagdelen per week voor het opvangen van onvoorziene werkzaamheden, de zogenaamde brandjes die geblust moeten worden, et cetera. Plan het werk vooral in kleine stapjes, neem tijd om een kopje koffie te drinken en te lunchen. En wees vooral concreet in het benoemen en plannen van de activiteiten.

De prioriteiten in ons leven komen zelden op de eerste plaats. In het organiseren van het werk leggen we de focus op hetgeen echt belangrijk is. Het maken van afgewogen keuzes brengt weer balans in het persoonlijke leven, ons privéleven, de maatschappelijke verantwoordelijkheid en het leert ons afgewogen keuzes te maken in het werk. Timemanagement is geen kwestie van tijd maar van prioriteit.

Doornspijk, Eppie Klein, organisatieadviseur en coach

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen