Een kerkenraad zonder papier?

En de stapels papier die daarmee gemoeid waren, werden evenredig dikker. Begrijpelijk dat de oplossing die in het bedrijfsleven gemeengoed werd, namelijk papierloos werken, ook in het kerkelijk bedrijf doordrong. Eerst aarzelend, maar sinds de eeuwwisseling zet die gewoonte breed door. In de kerkenraad waarin ik functioneer, heeft iedereen tijdens de vergaderingen een laptop of tablet of smartphone voor zich en ook in de bredere kerkelijke vergaderingen zijn deze apparaten gemeengoed geworden. In dit artikel trek ik vanuit de praktijk een paar lijnen rond deze werkmethode.

Vooraf een paar opmerkingen

1) Omdat de kerken hun ambtsdragers (gelukkig!) niet kiezen op basis van hun ervaring op digitaal gebied, kan wat in dit artikel aan de orde komt voor de één gesneden koek en voor een ander een ‘ver-van-mijn-bed-verhaal’ zijn. Toch hoop ik dat er voor beide categorieën – en voor ieder daartussen – iets nuttigs in zit. Commentaren, aanvullingen en andere visies zijn zeker welkom.

2) Bij papierloos werken heeft de deelnemer aan de vergadering een apparaat nodig waarmee hij of zij de vergaderstukken kan inzien. Dat kan een laptop, een tablet of een smartphone zijn. Om deze opsomming niet steeds te hoeven herhalen, vat ik deze apparaten hieronder samen met de in de ICT-wereld gebruikelijke term ‘device’.

3) Omdat veel van het kerkelijk bestuurlijke werk in vergaderingen gebeurt, concentreer ik me op het werk in en rond die vergaderingen.

Wat is papierloos vergaderen?

Een organisatie die uit meer dan een paar mensen bestaat en die efficiënt en effectief wil zijn, dus meer dan een verzameling individuen met elk hun eigen ideeën, ontkomt er niet aan om zaken vast te leggen. Wat gedaan is en niet vergeten mag worden, moet worden vastgelegd. Richtlijnen voor het dagelijks handelen dienen bij iedereen bekend te zijn en serieuze voornemens voor de toekomst moeten meer zijn dan alleen maar los uitgesproken gedachten.

Al is de kerk geen organisatie in de gebruikelijke zin van het woord, deze eisen gelden daar ook. Er is een kerkorde met bijlagen die veel aspecten van het kerkelijk leven regelt. Diezelfde kerkorde schrijft in art. 35 voor dat in alle vergaderingen een scriba zal worden aangewezen die “zorgvuldig notuleert wat voor schriftelijke vastlegging van waarde is.” En een kerkelijke vergadering die zichzelf en zijn verantwoordelijkheid respecteert, zal geen besluiten nemen over zaken van meer dan ondergeschikt belang zonder dat de deel-nemers eerst grondig kennis hebben kunnen nemen van de voorstellen.

De gebruikelijke oplossing voor al deze zaken is het werken met vergaderstukken. Er is een conceptagenda, er is een verslag van de vorige vergadering, er zijn ingekomen stukken, voorstellen ter besluitvorming worden schriftelijk ingediend, enzovoort.

Onder papierloos vergaderen versta ik de werkmethode waarbij die stukken – verder: de documenten – voor een vergadering niet in papieren vorm maar in digitale vorm ter beschikking van de deelnemers worden gesteld.

Het in digitale vorm ter beschikking stellen van de documenten is de meest eenvoudige manier van digitale samenwerking in een groep mensen die samen voor een taak staan. Er bestaan daarvoor ook meer omvattende digitale gereedschappen die naast documentenopslag en -beheer ook faciliteiten bieden voor bijvoorbeeld het organiseren van vergaderingen, voor het bijhouden van de voortgang van de werkzaamheden in de groep, om gemakkelijk met andere groepsleden te kunnen communiceren via tekst en/of beeld, om met meerderen tegelijk aan één document te kunnen werken en voor andere aspecten van samenwerking. Voor gebruik in kerkelijke setting zijn deze gereedschappen meestal te complex.

Hoe werkt papierloos vergaderen?

Bij papierloos vergaderen dienen de documenten dus digitaal ter beschikking van de deelnemers aan de vergadering te worden gesteld. Gebruikelijke wegen daarvoor zijn via e-mail of via een clouddienst ^1,2 . Hoewel het dikwijls mogelijk is om de stukken tijdens de vergadering via een wifiverbinding te bekijken of naar het device toe te halen, verdient het de voorkeur om ze al vóór de vergadering op het device te zetten. Techniek is feilbaar en het is niet bevorderlijk voor de vergadering als deelnemers eigenlijk niet weten waarover het gaat omdat de internetverbinding wegviel.

Uiteraard kan ook het meegebrachte device falen. Het is daarom een goede gewoonte om altijd een papieren afdruk van de agenda mee te brengen zodat in ieder geval nog te volgen is waarover het gaat.

Overigens is het een illusie te menen dat bij het invoeren van papierloos vergaderen echt alle papier afgeschaft kan worden. Weliswaar gebruiken steeds meer organisaties digitale kanalen om met kerkenraden te communiceren, er vallen bij de scribae ook altijd nog papieren nieuwsbrieven, magazines en periodieken op de mat. Voor zover deze de hele kerkenraad aangaan, en ze te omvangrijk zijn om via een scanner te digitaliseren, zullen ze toch in papieren vorm mee naar de vergadering gaan en eventueel voorzien van een circulatieslip ter kennisname beschikbaar worden gemaakt.

Is papierloos vergaderen nuttig voor een kerkenraad?

Ik herinner me uit mijn eerste jaren in de kerkenraad dat de scriba voor een vergadering welgeteld één A4-tje distribueerde. Daarop stond de voorgestelde agenda en een lijstje met de ingekomen post. De notulen van de vorige vergadering, met de hand in een fraai gemarmerd boek geschreven, werden ter vaststelling voorgelezen. Maar het aantal en de diversiteit en ook wel de complexiteit van de zaken die de aandacht van de kerkenraad vragen, groeide en lijkt nog steeds te groeien. Het vooraf delen van informatie met alle deelnemers aan de vergadering is onvermijdelijk geworden. Maar of het daarom in elke situatie ook echt nodig is om papierloos te werken of dat het ook kan met distributie op papier is een vraag die best gesteld mag worden.

Voordelen van papierloos vergaderen

Als grootste voordeel van papierloos vergaderen wordt dikwijls de besparing aan papier genoemd. “Dat scheelt weer een paar bomen” werd een gevleugelde uitdrukking. Voor wie de stapel stukken van de generale synode mag meeslepen, krijgt die opmerking echt reliëf.

Maar het is ook goed om te beseffen dat die besparing betrekkelijk is. Voor het transporteren en opslaan van digitale documenten worden netwerken en computersystemen gebruikt die 24 uur per dag, 365 dagen per jaar in bedrijf zijn. Nauwkeurige getallen zijn er niet en de vergelijking gaat om verschillende redenen mank, maar toch: schattingen wijzen uit dat het energieverbruik van alle ICT-systemen samen in dezelfde orde van grootte ligt als van de papierindustrie. En papier is een vernieuwbare grondstof – je kunt altijd weer een nieuw bos planten –, maar de materialen waarvan computers en netwerken worden gemaakt zijn niet vernieuwbaar – er zijn echt eindige hoeveelheden metalen in de wereld. En we weten intussen allemaal dat de groeiende berg plastic een serieus probleem is.

Een tweede voordeel van digitale distributie is dat gemakkelijker kan worden gezorgd dat alle deelnemers altijd de laatste versie van een document ter beschikking hebben. Bij distributie via e-mail vergt dat nog wel enige aandacht, bij gebruik van een clouddienst gaat dat vanzelf.

Een derde voordeel is de verbeterde toegankelijkheid van het archief. Wat er over een bepaald onderwerp in het verleden is gezegd en besloten, is een stuk gemakkelijker in een verzameling digitale documenten te vinden dan wanneer daarvoor stapels notulenboeken moeten worden doorgebladerd.

Ook nadelen

Uiteraard zijn er ook nadelen. Zeker bij wat omvangrijkere documenten is het bestuderen ervan gemakkelijker als je met je vingers ertussen of met gebruik van gekleurde tabjes snel door het document heen kunt gaan en zaken die op verschillende pagina’s aan de orde komen met elkaar in verband kunt brengen. Ook het maken van aantekeningen gaat lastiger in digitale documenten. Er zijn meerdere min of meer handige applicaties waarmee je aantekeningen en dergelijke in pdf-bestanden (zie hieronder) kunt maken, maar ze zijn toch niet echt zo flexibel als een pen op papier.

Het voordeel van het kunnen opbouwen van een persoonlijk digitaal archief is tegelijk ook een nadeel. Het betekent dat alle documenten in veelvoud beschikbaar blijven op devices die een groot deel van de tijd met het internet zijn verbonden maar waarvan de veiligheid dikwijls niet die aandacht krijgt die nodig is. Het per ongeluk bereikbaar maken van persoonlijke gegevens – die nogal eens in kerkelijke stukken voorkomen – kan in het ergste geval een aanklacht op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) tot gevolg hebben.

Er is nog een ander nadeel van het papierloos vergaderen dat niet een direct gevolg ervan is maar er wel mee samenhangt. Dat is dat iedereen een device voor zijn/haar neus heeft staan of liggen. Het blijkt in de praktijk erg verleidelijk om, als de vergadering even wat minder boeiend is, op dat device andere dingen te gaan doen. Wie heeft op zo’n moment nog nooit even zijn mail gecheckt? Of een spelletje gespeeld? Het komt de kwaliteit van de besluitvorming in een vergadering beslist niet ten goede als een deel van de deelnemers het hoofd bij heel andere zaken heeft.

Digitale gereedschappen

Om papierloos vergaderen mogelijk te maken, zijn digitale gereedschappen nodig. Aan de kant van de deelnemers is een betrouwbaar device nodig en de mogelijkheid om digitale bestanden te bekijken en/of binnen te halen. Dat vraagt in het algemeen alleen maar om een mailprogramma en/of een internetbrowser en een programma waarmee de documenten kunnen worden gelezen.

Aan de kant van degene die de documenten beschikbaar maakt is meer nodig. Allereerst gereedschap om het document te vervaardigen. Voor tekst zijn dat onder andere Microsoft Word, Apache OpenOffice Writer en Apple Pages. Om er zeker van te zijn dat alle deelnemers, onafhankelijk van het merk en type van hun device, hetzelfde beeld te zien krijgen, dienen alle stukken te worden omgezet in pdf-formaat. De meeste tekstverwerkers kunnen zelf documenten opslaan in pdf-formaat. Er zijn ook diverse handige tools op de markt waarmee documenten vanuit diverse formaten kunnen worden omgezet naar pdfformaat. Zelf gebruik ik pdfforge PDF Architect. Daarmee kunnen ook ‘gewone’ pdf-bestanden worden omgezet in PDF-A formaat, het formaat dat wordt aanbevolen voor archivering.

Zoals boven gemeld, distributie van de documen-ten kan per e-mail, maar gebruik van een clouddienst is handiger. Daarvoor zijn gereedschappen als Dropbox, Apple iCloud en Microsoft OneDrive beschikbaar. Deze gereedschappen kunnen ook dienen als archiefruimte, maar daarvoor is dan wel een zorgvuldig toegangsbeheer noodzakelijk. Een specifiek op archivering van kerkelijke documenten toegesneden oplossing, een zogenaamd e-depot, wordt aangeboden door het Archief- en Documentatiecentrum van de Gereformeerde Kerken vrijgemaakt. Meer informatie op https:// adckampen.nl/.

Er zijn ook gereedschappen die de functies vervaardigen, opslaan, distribueren en archiveren op een geïntegreerde manier aanbieden. Een bekend voorbeeld is Microsoft Office 365. Deputaten Kerkelijke Archieven bevelen dit pakket aan, met support van de firma Fjellet, https://www.fjellet.nl/. Daarbij is wel te noteren dat dit pakket ook diverse functies bevat die voor veel kerkenraden te uitgebreid zullen zijn.

Voor het beschikbaar maken van stukken voor de vergaderingen van de classes, de particuliere synodes en de generale synode functioneert het Dienstenbureau in Veenendaal als cloud service provider.

Beveiliging

Kerkelijke vergaderstukken bevatten nogal eens gegevens die in de terminologie van de AVG worden aangeduid als persoonsgegevens. Dat betekent dat die stukken naar derden toe als vertrouwelijk behandeld dienen te worden. Dat vraagt om aandacht bij de verschillende fasen die worden doorlopen van de productie van het document tot aan het einde van de nuttige levensduur ervan. En dat geldt niet alleen voor de masterkopie, waarvoor de scriba in de meeste gevallen de verantwoordelijkheid draagt, maar ook voor de digitale kopieën die op verschillende momenten zullen ontstaan.

De aandacht voor beveiliging begint bij degene die het document produceert. Hij/zij zal zich, bij elk gegeven dat als een persoonsgegeven kan worden opgevat, moeten afvragen of het inderdaad schriftelijk moet worden vastgelegd en alleen het echt noodzakelijke noteren. Als het document vervolgens per e-mail wordt gedistribueerd zullen verzender en ontvanger zich moeten realiseren dat er geen briefgeheim voor e-mail bestaat en dat de firma’s die ‘gratis’ diensten als gmail en hotmail aanbieden, van veel mails de inhoud en/ of gerelateerde data scannen om gegevens op te sporen die zij te gelde kunnen maken. Het is daarom aan te bevelen om vertrouwelijke stukken met een wachtwoord te beveiligen. Dat is zeker ook nodig als het device van een kerkenraadslid door ook huisgenoten wordt gebruikt. Informatie over gemeenteleden hoort niet terecht te komen buiten de kleine kring van hen die er echt kennis van moeten nemen.

Als zo’n document vervolgens aan het einde van de nuttige levensduur is gekomen, dient het vernietigd te worden. Papier kan in de versnipperaar, digitale vertrouwelijk stukken ook. Indrukken van de deleteknop is daarvoor niet voldoende; ook niet het leeg maken van de digitale prullenbak. De gegevens staan dan namelijk nog steeds in leesbare vorm op de harde schijf. Er zijn programma’s waarmee bestanden op een harde schijf echt grondig onleesbaar gemaakt kunnen worden. En als het device het einde van de levensduur heeft bereikt, breng het dan niet bij de stortplaats zonder de harde schijf en andere eventuele permanente geheugens onbruikbaar te hebben gemaakt.

Conclusie

Papierloos vergaderen heeft voor- en nadelen en de introductie ervan vraagt om bezinning op aspecten die bij het werken met papier niet of minder op de voorgrond treden. Elke stap op de weg van de klassieke manier van werken naar papierloos werken dient daarom weloverwogen gezet te worden.

Leen Mak is scriba van de CGK van Huizen. Hij was in het verleden vaste notulist van de classis Amsterdam en van de PS van het Westen.

1 “Cloud” staat voor het geheel van dataverwerkings-, transport- en opslagfaciliteiten dat door een dienstverlenend bedrijf beschikbaar wordt gemaakt op een zodanige manier dat het in het dagelijks gebruik net lijkt alsof de gebruiker al deze faciliteiten in eigen huis heeft, maar dan zonder de verantwoordelijkheid voor het installeren en onderhouden van de benodigde hardware en software.

2 Er is naast de genoemde ook de mogelijkheid om documenten per usb-stick te distribueren. Deze manier kan nut hebben als documenten even snel met een groep mensen die al op dezelfde locatie aanwezig zijn, gedeeld moeten worden.

Op de in dit artikel gebruikte bedrijfs- en productnamen rusten eigendomsrechten. De auteur heeft geen relatie met deze bedrijven en het noemen van deze namen houdt op geen enkele manier een aanbeveling tot het gebruik van deze producten in. Zie de websites van genoemde bedrijven voor meer informatie.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen