Het verslag van het huisbezoek op de kerkenraad

Vastlegging

Het verdient aanbeveling om na thuiskomst van het huisbezoek in enkele zinnen schriftelijk vast te leggen wat de kern van het bezoek vormde. Dit kan in een schrift of notitieblok, maar ook digitaal. Als het om de kern gaat, gaat het om wie bij het huisbezoek aanwezig of afwezig waren en om een typering van het bezoek, toegespitst op het geestelijke leven. Je kunt een algemene typering van het gesprek vastleggen, bijvoorbeeld goed, open of moeizaam. Daarbij kun je iets vastleggen van de indruk van het geestelijke leven. Weten de gemeenteleden zich betrokken bij de gemeente en hoe is de persoonlijke verhouding met de Heere? Neemt men deel aan het Heilig Avondmaal en zo ja, hoe wordt dit beleefd? Als men geen deel neemt, zijn er dan oorzaken of worstelingen? In een enkele zin kan hier iets worden genoemd. Zo ook over de kerkgang, honger naar het Woord en andere geestelijke vragen als opvoeding, schoolkeus, relaties, gezondheid. Het gaat om de geestelijke kern, maar die staat niet los van het leven van elke dag. Als je hier in enkele zinnen iets van noteert, kun je dit op de kerkenraadsvergadering voorlezen en houd je daarmee de nodige ruimte in je geheugen en dient dit het doel van het ver-slag (zie onder). Beknopt en toch helder, zo zou je het kunnen samenvatten.

Verantwoordelijkheid

Als de bezoeken door twee ouderlingen worden afgelegd is dit de verantwoordelijkheid van de wijkouderling. De broeder die meegaat kan eventueel het verslag van de wijkouderling aanvullen, maar is niet eerstverantwoordelijk.

Vertrouwelijkheid

Een punt van aandacht is de relatie tot het ambtsgeheim. Soms wil een gemeentelid wel iets delen met de twee ouderlingen die op huisbezoek komen, maar wil men dit nog niet breder binnen de kerkenraad bekend hebben, bijvoorbeeld vanwege familie in de kerkenraad of omdat er eerst nog een onderzoek moet plaatsvinden naar gezondheid. Het zal duidelijk zijn dat je dit dan ook niet in het verslag op de kerkenraad noemt. Als je toch van mening bent, dat dit moet gebeuren, bespreek het dan in het gesprek met het gemeentelid, omdat je anders het vertrouwen verliest.

Vragen en opmerkingen

Een belangrijk punt van je verslag is ook wat gemeenteleden aan vragen of opmerkingen meegeven richting de kerkenraad. Deze vragen en opmerkingen moeten worden gemeld, waarbij het vervolgens aan de vergadering is om deze zaken te agenderen, te bespreken en beslissingen te nemen. Belangrijk is om daarbij ook oog te hebben voor de verwachtingen van het gemeentelid. Welke terugkoppeling wordt verwacht? ‘We nemen het mee’, voldoet in de huidige tijd doorgaans niet. Het is goed om als wijkouderling in contact te blijven met het gemeentelid.

Mede-ambtdsrager

Bij een bezoek aan een mede-ambtsdrager, waaronder ook de predikant, versla je dezelfde zaken als bij andere gemeenteleden. Wel is het een goed gebruik dat de ambtsdrager bij wie een bezoek is afgelegd, dan voor een moment de vergadering verlaat, zodat in vrijheid verslag kan worden gedaan.

Diaconale aspecten

In sommige gevallen vindt ook diaconaal huisbezoek plaats. Dit is uiteraard een onderwerp apart en het diaconaal huisbezoek wordt verslagen in de vergaderingen van de diaconie. Wel kan het zo zijn, dat je als ouderling signalen ontvangt of de indruk opdoet dat er diaconale noden zijn. Het kan ook goed zijn om ernaar te vragen, omdat het ook invloed kan hebben op de geloofsbeleving en de geloofsbeproeving kan kleuren. Maar je kunt je afvragen of je dit ook op het verslag op de kerkenraad moet brengen. Vaak is het beter om een situatie dan in vertrouwelijkheid te delen met de wijkdiaken of een van de diakenen, zodat dit diaconaal opgepakt kan worden. Ook kunnen allerlei praktische punten op het gebied van kerkgang (kerktelefoon, meeleven met de diensten, vervoer naar de kerk, vaste plaats in de kerk of toegankelijkheid van het kerkgebouw) gedeeld worden met de diaconie en / of koster.

Vervolg

Dit brengt ons ook bij het punt van de opvolging van de bezoeken. Als je op bezoek bent geweest, leidt dit tot gebed, maar ook tot actiepunten. Ik noemde al het terugkoppelen van door gemeenteleden aangedragen punten. Als het om de aanwezigheid en afwezigheid van leden tijdens het huisbezoek gaat, moet je je afvragen of je als wijkouderling een apart gesprekje hebt met een jongere die er niet bij was, omdat hij liever een persoonlijk gesprek heeft of om een andere reden afwezig was. Je kunt dit ook afstemmen met de jeugdouderling. In sommige gevallen is het goed om diaconale zaken te delen met een diaken en sommige pastorale zaken te delen met de predikant. De manier waarop hangt wat af van de structuren die er in de gemeente zijn. Soms is er een pastoraal overleg, soms een driehoek waarbinnen wijkouderling, wijkdiaken en predikant samenwerken. In de regel is het goed als de lijnen kort zijn. Uiteraard kun je als wijkouderling ook een extra pastoraal bezoek brengen. Over dit eventuele vervolg kan ook in het gesprek op de kerkenraad worden gesproken.

Vergadertijd

Hoewel het verslag op de kerkenraad beknopt en toch helder dient te zijn, is het wel van belang dat er voldoende tijd is op de kerkenraadsvergadering voor de verslagen van de bezoeken. Zoals op de classisvergadering de art. 41-verslagen het hart van de vergadering vormen, zo mogen de verslagen van de bezoeken ook het hart van de kerkenraadsvergadering vormen. Om deze ruimte te waarborgen wordt soms gekozen voor een kerkenraadsvergadering waarin beleidsmatige zaken aan de orde komen en een kerkenraadsvergadering met het zwaartepunt op de pastorale zaken. In de praktijk bestaat het gevaar, dat als de verslagen van de bezoeken aan het eind van de vergadering op de agenda staan, deze worden afgeraffeld. Een optie is om dit agendapunt daarom hoger op de agenda te zetten. Dat zet de overige agendapunten ook nadrukkelijk in het licht van de zielzorg.

Doel

Misschien vraag je je nog af wat nu eigenlijk het doel van het verslag op de kerkenraad is? Is dat wel nodig en waarom dan? In het verslag doen op de kerkenraad komt tot uiting dat de geestelijke zorg voor de gemeente in gezamenlijkheid gedragen wordt. Het kan ook helpen om de pastorale aandacht binnen de gemeente goed te verdelen. Zo vind ik het zelf als predikant helpend als ik weet welke bezoeken gepland en afgelegd zijn. Het verslag op de kerkenraad dient ook tot onderlinge bemoediging (als bijvoorbeeld gesproken mag worden van vrucht op de prediking) en tot vermaning en opscherping. Ook dringen ze tot voorbede en dankzegging. Als het goed is zijn de verslagen van de bezoeken ook dienstbaar aan het laten functioneren van de wisselwerking tussen pastoraat, prediking en catechese. Vragen en opmerkingen kunnen zo worden verwerkt in pastorale prediking en catechese. Anders gezegd, met je verslag op de kerkenraad dien je ook de zaak van de Heere.

J. van Walsem

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen