De Jaarrekeningen Van Het College Van Kerkvoogden En Het College Van Diakenen

Nu gaat het in de kerk niet om financiële winst, wel dient elk jaar de jaarrekening te worden opgemaakt. Dat is voor de meesten van ons maar een ‘saai’ onderwerp. We zijn misschien nog wel geïnteresseerd in de collecteopbrengsten en de hoogte van de giften, maar verder is het ingewikkeld en wordt het aan deskundigen overgelaten. Toch raakt het ons allemaal. Het gaat immers om het geld van u en jou, dat door het college van kerkvoogden en het college van diakenen besteed wordt. De kerkorde geeft voor het opstellen van de jaarrekening dan ook verschillende bepalingen die in dit artikel worden toegelicht.

Onderscheid In Beheer

Binnen de kerk kennen we twee vormen van beheer, die elk weer op twee verschillende manieren kunnen worden ingericht. Dat is het ‘aangepaste beheer’, zoals dat bepaald is in ord. 16-1-4-a of b van de kerkorde. In dat geval maken één of meerdere ouderlingen onderdeel uit van het college van kerkvoogden. Verder is er het ‘vrij beheer’, zoals dat bepaald is in ord. 16-1-4-c of d. De kerkenraad is dan niet afgevaardigd in het college van kerkvoogden. In dat geval zijn de kerkordelijke bepalingen met betrekking tot het opstellen en vaststellen van de jaarrekening niet van toepassing. Die bepalingen dienen in het plaatselijk reglement te zijn opgenomen. Vaak komen die overeen met de bepalingen in de kerkorde. De goedkeuring en (definitieve) vaststelling gebeurt dan echter niet door de kerkenraad, maar door het college van notabelen.

Procedure Colleges Van Kerkvoogden En Colleges Van Diakenen

De kerkorde schrijft de volgende procedure voor. (De bepalingen voor het college van kerkvoogden en die voor het college van diakenen zijn bijna identiek.)

a) Voor 1 mei van elk jaar stelt het college van kerkvoogden (ord. 16-16-1) en het college van diakenen (ord. 15-26-1) de ontwerpjaarrekening vast. Voor het college van diakenen geldt de bepaling dat hiervoor bij voorkeur gebruikgemaakt wordt van het model dat door de generale diaconale commissie ter beschikking wordt gesteld. Voor het college van kerkvoogden is ook een model beschikbaar. De jaarrekening bestaat uit een staat van baten en lasten en een balans. Er kan dus niet volstaan worden met alleen een overzicht van inkomsten en uitgaven. Het opstellen van de jaarrekening kan gedaan worden door de administrerend kerkvoogd/diaken. Het is ook mogelijk om dit aan een deskundige over te laten. In dat geval dient wel een goede overeenkomst te worden aangegaan en de geheimhouding gewaarborgd te zijn.

b) De ontwerprekening wordt vervolgens ter goedkeuring en definitieve vaststelling aan de (centrale) kerkenraad aangeboden (ord. 15-26-2 en ord. 16-16-2).

c) Indien de (centrale) kerkenraad wijzigingen in de ontwerprekening wil aanbrengen, dan kan dat alleen gebeuren met instemming van respectievelijk het college van diakenen (ord. 15-26-3) of het college van kerkvoogden (ord. 16-16-3).

d) Wanneer vervolgens overeenstemming bestaat over de ontwerprekening wordt deze door de (centrale) kerkenraad vastgesteld (ord. 15-26-3 / ord. 16-16-3).

e) Als tussen de (centrale) kerkenraad en het college van kerkvoogden géén overeenstemming wordt bereikt over de ontwerprekening, wordt het geschil door de (centrale) kerkenraad voorgelegd aan de commissie toezicht en financiën (CTF), die met betrekking tot het geschil een bindend advies geeft (ord. 16-16-4). In het geval dat het de ontwerprekening van het college van diakenen betreft, wordt het geschil voorgelegd aan de generale diaconale commissie (GDC), die ter zake een eindbeslissing geeft (ord. 15-26-4).

Toezenden Goedgekeurde Jaarrekening

Na vaststelling van de jaarrekening door de (centrale) kerkenraad wordt een afschrift daarvan ter kennisneming door het college van kerkvoogden toegezonden aan de CTF (ord. 16-16-5). Voor het college van diakenen geldt dat deze een afschrift daarvan ter kennisneming toezendt aan de GDC (ord. 15-26-5). CTF en GDC kunnen indien nodig hierop een advies geven aan respectievelijk het college van kerkvoogden of het college van diakenen.

Publicatieplicht

Van oudsher geldt een publicatieplicht voor de jaarrekeningen van zowel het college van kerkvoogden als het college van diakenen. Het geld is immers bijeengebracht door de gemeente. De colleges dienen dan ook zo transparant mogelijk te zijn in de besteding van die gelden. De kerkorde schrijft voor dat een samenvatting van de jaarrekeningen gepubliceerd moet worden in de gemeenten; dat kan bijvoorbeeld in het kerkblad. De vastgestelde rekeningen (in haar geheel) dienen gedurende ten minste vijf werkdagen ter inzage te worden gelegd voor gemeenteleden (ord. 15-26-6 / ord. 16-16-6). Het verdient aanbeveling dit zo kort mogelijk na 1 mei te doen.

Controle

Het goedkeuren van een jaarrekening geeft aan de kerkenraad en de betrokken colleges ook de verantwoordelijkheid om controle op de jaarrekening uit te (laten) oefenen. De praktijk wijst uit dat fraude en misbruik (helaas) ook binnen de kerk voorkomen. Ook hierin geldt het gereformeerde principe dat het niet een zaak van één of twee mensen moet zijn. Gemeenteleden moeten erop kunnen vertrouwen dat de gepresenteerde cijfers kloppen. De controle kan door een ter zake kundig kantoor gedaan worden. In de meeste gemeenten gebeurt het door een onafhankelijke kascontrolecommissie. Er moet controle plaatsvinden van de hele jaarrekening en van de onderliggende administratie. Leden van de commissie dienen daarom over goede financiële kennis te beschikken. Op de website van de kerk is hiervoor een uitgebreide handleiding te vinden.

Laten we als kerkenraad en colleges zorgvuldig én transparant met de door de gemeente afgezonderde gelden omgaan. Opdat het geld een middel mag zijn ten dienste van de uitbreiding van Zijn Koninkrijk.

Websites Met Informatie:

• Kerkorde: https://www.hersteldhervormdekerk.nl/hhk/ kerkorde/ordinanties

• Vaststellen en controle jaarrekening college van kerkvoogden: https://www.hersteldhervormdekerk.nl/hhk/ kerkvoogd/financien-en-verzekeringen/de-jaarrekening

• Vaststellen en controle jaarrekening college van diakenen: https://www.hersteldhervormdekerk.nl/diaconaat/ faq/publiceren-jaarcijfers

• Er is een webinar beschikbaar over dit onderwerp. Zie www.hhk.nl en klik op de banner.

Met dank aan dhr. J.M. Janssen, adviseur kerkvoogdijen bij het kerkelijk bureau.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen