De Structuur van de Kerkenraadsvergadering

Regelmaat, Tijd En Plaats

De kerkenraad vergadert in de regel elke maand en tenminste zes maal per jaar (ord. 1-3-1). Een kerkenraad mag alleen vergaderen op het geografische grondgebied van de eigen gemeente (ord. 1-20-9). Hoe sterk de gedachte ook leeft dat een ouderling of diaken ook buiten zijn gemeente ambtelijke bevoegdheden heeft, dat is niet zo. Dat geldt alleen in de meerdere vergaderingen van de kerk zoals een classicale vergadering of generale synode.

De Voorbereiding Van De Vergadering

Een goed begin is het halve werk, zegt een spreekwoord. Dat geldt ook voor een kerkenraadsvergadering. De vergadering wordt voorbereid door het moderamen van de kerkenraad. Het moderamen bestaat uit de preses, scriba en assessor (zie mijn voorgaande artikel). De voorbereiding van de vergadering betekent dat de inhoud en volgorde van de agenda wordt vastgesteld. De kerkorde regelt niet hoe de agenda eruitziet. Het verdient de voorkeur om per agendapunt aan te geven wat de bedoeling hiervan is. Zo kan een agendapunt bedoeld zijn om informatie te geven, om te brainstormen, om iets te bespreken en/of om iets vast te stellen. In dat laatste geval is het ook verstandig om helder te formuleren wat besloten moet worden. Zo kan elk lid zich hierop goed voorbereiden. Per agendapunt wordt vermeld welke bijlagen erbij horen. Daarnaast kan per agendapunt aangegeven worden welke tijd dit vergt. Op die manier kan een realistische agenda worden gemaakt die binnen een redelijk tijdsbestek kan worden afgewerkt. Het is daarbij verstandig om rekening te houden met het werk dat verschillende kerkenraadsleden doen. Veel ambtsdragers moeten ’s morgens vroeg hun bed uit, dat betekent dat op het moment van vergaderen al een lange dag achter de rug is en het niet wenselijk is tot diep in de nacht te vergaderen. Ik hoorde eens het verhaal van een predikant dat hij besluitvorming zoveel mogelijk na elf uur liet plaatsvinden, dan wilde iedereen graag naar huis en stemden de broeders makkelijker in… Dat is uiteraard niet wenselijk, niet geestelijk en niet naar de grondregel van het gereformeerd kerkrecht dat het ene ambt niet over het andere ambt mag heersen (art V-1).

De scriba zorgt ervoor dat de uitnodiging voor de vergadering met de bijbehorende stukken uiterlijk zeven dagen tevoren aan de leden van de kerkenraad wordt toegestuurd (ord. 1-20-10). Zo kan ieder tijd nemen om zich in te lezen, en de vergadering in gebed voor de Heere te brengen.

Vaste Agendapunten

Er zijn een aantal agendapunten die elk jaar terugkomen. Ik geef er hierbij een aantal:

• De verkiezing van het moderamen in de eerste vergadering van het kalenderjaar. (ord. 1-3-2).

• De bespreking van het pastoraat. Ten minste tweemaal per jaar (ord. 1-3-7).

• Het vaststellen van het getal, plaats en tijd van de kerkdiensten (ord. 6-1-4).

• De vaststelling van het preekrooster (ord. 13-8-3).

• De vaststelling van het collecterooster van de diaconie (ord. 15-25-3).

• Het vaststellen van de jaarrekening van de diaconie (voor 1 mei) (ord. 1-26).

• Het vaststellen van de begroting van de diaconie (voor 1 december) (ord. 1-25).

• In gemeenten waarbij het beheer overeenkomstig ord. 16-1-4 sub a of b is gevormd:

- Het vaststellen van het collecterooster van de kerkvoogdij (ord. 16-15-1 en 2).

- Het vaststellen van de begroting van de kerkvoogdij (voor 1 november) (ord. 16-16).

- Het vaststellen van de jaarrekening van de kerkvoogdij (voor 1 mei) (ord. 16-15).

• In gemeenten waarbij het beheer overeenkomstig ord. 16-1-4 sub c of d is gevormd:

- Twee maal per jaar overleg met het college van kerkvoogden (ord. 16-1-10 sub f).

Quorum

Bij het begin van de kerkenraadsvergadering is het belangrijk om vast te stellen of het quorum aanwezig is (ord. 1-20-11). Het woord ‘quorum’ komt oorspronkelijk uit het Latijn en betekent letterlijk ‘van wie’ of ‘wiens aantal’. Het is afgeleid van de Latijnse uitdrukking ‘quorum praesentia sufficit,’ wat betekent ‘van wie de aanwezigheid voldoende is.’ Binnen een kerkenraadsvergadering wordt het woord gebruikt om het minimum aantal leden vast te stellen dat nodig is om de vergadering geldig te laten zijn en officiële beslissingen te kunnen nemen. Voor een kerkenraad met minder dan vijftien leden betekent het dat tenminste twee derde van dit aantal aanwezig moet zijn. Stel dat een kerkenraad uit 12 leden moet bestaan, 5 diakenen, 6 ouderlingen en de predikant, dan moeten hiervan tenminste acht personen aanwezig zijn. Het aantal van 12 blijft de norm, ook als er vacatures zijn. Het gaat om het aantal leden waaruit de kerkenraad ‘moet bestaan’. Ook als er drie vacatures zijn blijft het aantal van acht het quorum. Als een kerkenraad meer dan vijftien personen telt moet ten minste de helft van dit aantal aanwezig zijn. Hiermee mag niet ‘gerommeld’ worden. Besluiten die in een kerkenraadsvergadering worden genomen waar geen quorum aanwezig was, zijn niet rechtsgeldig. Dat geldt overigens ook voor classicale vergade ringen (!). Een grondregel in de kerk van de reformatie is dat de macht niet bij weinigen mag liggen en te allen tijde hiërarchie voorkomen moet worden (en dat is er sneller dan we denken).

De Aanwezigheid Van De Predikant

Indien een gemeente vacant is, wordt een consulent aangesteld. Deze consulent moet in de kerkenraadsvergadering aanwezig zijn anders kunnen er geen besluiten worden genomen (ord. 13-21-8). Als de eigen predikant kortdurend ziek is, kan een vergadering wel gewoon doorgaan (zonder consulent).

Leiding Van De Vergadering

De vergadering wordt geleid door de preses van de kerkenraad (preses betekent voorzitter). In de meeste gevallen zal dit de predikant zijn. De predikant kan echter ook assessor zijn (ord. 1-3-2). In dat geval is de preses een ouderling of diaken. Het woord ‘assessor’ komt uit het Latijn en betekent letterlijk ‘bijzitter’ of ‘helper’. Een assessor is dus iemand die erbij zit om te helpen of te adviseren en treedt ook op als vervanger van de preses of de scriba als die verhinderd zijn. Soms kiest een kerkenraad ervoor om een technisch voorzitter aan te stellen. Een broeder met de gaven om een vergadering goed te leiden, zit dan de kerkenraadsvergadering voor. Hij is dan de ‘procesbewaker’. Het is belangrijk dat degene die de vergadering leidt op de hoogte is van de (kerkordelijke) procedures en het is een pré als hij in staat is constructief een vergadering te leiden. Degene die de vergadering leidt bewaakt de tijd, vat samen en besluit de bespreking. Hij heeft oog voor alle leden van de vergadering en zorgt ervoor dat ieders stem gehoord wordt. Hij probeert de besluitvorming zo te leiden dat besluiten met algemene stemmen genomen worden.

In het volgende artikel ga ik verder in op het verloop van de vergadering. Op een aantal onderdelen gelden er specifieke bepalingen voor gemeenten die in wijken zijn ingedeeld. Hier hoop ik een andere keer nog op terug te komen.

De kerkorde is te vinden op de website van de kerk.

Voor Meer Informatie Over:

• Kerkenraad, zie ordinantie 1, hoofdstuk I

• Moderamen, zie ordinantie 1, artikel 3, lid 2 en 3 en artikel 20, lid 5.

• College van diakenen, zie ordinantie 15, hoofdstuk I, II en III

• College van kerkvoogden, zie ordinantie 16, hoofdstuk I, III en IV – zie ook de webinar over dit onderwerp

• Wijkkerkenraad, zie ordinantie 2, artikel 11 en 12

• Centrale kerkenraad, zie ordinantie 2, artikel 14, 15 en 16

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen