GEHEIMHOUDINGSPLICHT - DEEL VAN DE AMBTSEED

”Belooft gij.… de nodige geheimhouding te betrachten ten aanzien van wat bij de uitoefening van Uw ambt vertrouwelijk te Uwer kennis wordt gebracht..…?” De ambtsdrager, die bij zijn bevestiging ook deze vraag met ”ja” beantwoordt, legt op dat moment een eed af, die hem verplicht uiterst zorgvuldig om te gaan met hetgeen hij in zijn nieuwe kwaliteit gaat horen en zien. Horen en zien op zijn gang door de gemeente en in vergaderingen van de kerkeraad.

Tijdens het uur van de bevestiging krijgt dit onderdeel van de ambtseed over het algemeen niet de grootste aandacht. Voor veel nieuwe ambtsdragers domineert het gewicht van de nieuwe taak als geheel en hopelijk ook de verwondering over het vertrouwen, dat de gemeente blijkt te hebben in een klein, onbekwaam mens. Daarom is het zinvol, wanneer juist aan de geheimhoudingsplicht wat extra aandacht wordt geschonken in de eerste bijeenkomst van de vernieuwde kerkeraad, waar het ”ja” van de bevestigingsdienst met een handtekening wordt bezegeld.

Voor de meeste nieuwe ambtsdragers is de verplichting tot geheimhouding een onbekend verschijnsel. Lang niet alles wat zich in de raad voordoet, kan vrijuit met iedereen worden besproken. Dat geldt voor het verhandelde in de vergaderingen, dat geldt ook voor de kennis, die wordt opgedaan bij bezoeken aan gemeenteleden en hun gezinnen. Hoe ga je daar mee om?

Voor wat de kerkeraadsvergaderingen betreft dienen met betrekking tot dit punt duidelijke afspraken te worden gemaakt. Centraal mag daarbij staan, dat een kerkeraad er niet in de eerste plaats op uit behoort te zijn een zo volledig mogelijke beslotenheid te bevorderen, maar dient te worden gestreefd naar een zo groot mogelijke openheid, zeker als het gaat om beleids- en beheers-beslissingen. Het ideaal moet zijn, dat de gemeente moet kunnen meedenken en meeleven in de arbeid van haar raad en het werk van haar ambtsdragers moet kunnen ondersteunen in gebed, woord en daad. Dit brengt met zich mee, dat geregeld verslag moet worden gedaan van het kerkeraadsbeleid. Zaken waarin de kerkeraad na discussie en overweging tot besluiten is gekomen mogen worden bekend gemaakt. Daarbij is dan wel vereist, dat de tekst van de uiteindelijke publikatie door de kerkeraad is aanvaard. Het is met name de taak van preases en scriba om aan het eind van een bespreking de conclusies helder te formuleren, zodat een ieder weet wat ”naar buiten” gaat. Het is vervolgens de taak van de ambtsdragers zich in het contact met de leden met de aanvaarde besluiten dan wel conclusies te conformeren. Het past niet, dat men zich achteraf van het gepubliceerde distantieert door bijvoorbeeld te suggereren, dat lang niet iedereen het met die conclusies eens is geweest. Ware dit wel het geval, dan had dat in de vergadering waar het verslag werd vastgesteld, moeten blijken, met als gevolg dat òf de publikatie zou zijn uitgesteld, òf de geconstateerde nuanceringen tot uiting zouden zijn gebracht. Is er echter sprake geweest van eenstemmigheid dan steunt het individuele kerkeraadslid de uitspraak van de kerkeraad.

Het is de verantwoordelijkheid van de leiding van de kerkeraad om de voortgang van het proces van meningsvorming, vastlegging van besluiten naar bekendmaking zorgvuldig te bewaken. Dat proces wordt belemmerd door diverse klippen. Er zijn mensen, die willen blijven wikken en wegen, vaak onder het mom van het betrachten van de uiterste voorzichtigheid en zorgvuldigheid. Er zijn er die menen, dat geheimraadje-spelen statusverhogend werkt en die -dus- de gemeente rijp genoeg achten om een gepubliceerd besluit te kunnen verwerken. Legio vertragende factoren, die maken dat steeds weer wordt vooruitgeschoven en uitgesteld.

De kerkeraadsverslagen worden zo gemakkelijk tot agenda-in-de-verleden-tijd, waaruit de leden mogen lezen, dat de vergaderingen werden geopend en gesloten en dat er geregeld notulen zijn vastgesteld. In die situaties dreigt het gevaar, dat niet- of halfafgewerkte besluiten en al maar voortgaande besprekingen in de gemeente gaan rondzingen, met de nodige legendevorming erom heen. Sommige gemeenteleden hebben nu eenmaal een zekere feeling voor hetgeen in een kerkeraad wel eens aan de orde zou kunnen zijn. En ook zonder dat ambtsdragers bewust op per ongeluk gedachten laten uitlekken is een gerucht snel geboren, met alle minder aangename toestanden daaraan verbonden.

Samenvattend: besprekingen in een kerkeraad dienen zoveel mogelijk te leiden tot voor de raad aanvaardbare, publikabele, uitspraken. Daarbij geldt als regel, dat de discussies in de sfeer van vertrouwelijkheid worden gevoerd. Iedere ambtsdrager moet zich vrij kunnen gevoelen om zich volledig te uiten, zonder daar later in de wandelgangen op te worden aan- of bijgevallen. Ligt het besluit eenmaal vast, dan is ieder kerkeraadslid aan de samen gekozen formulering gebonden. Door zo te handelen geeft men een veilige structuur aan de weg naar de openheid, waarbij de geheimhoudingsplicht wordt beperkt tot zaken, die werkelijk besloten moeten blijven.

Persoonlijke contacten.

Veel zaken, die vertrouwelijk ter kennis van pastores, diakenen en ouderlingen komen, liggen in de private sfeer van individuele gemeenteleden, hun gezinnen en hun relaties. De ambtsdragers komen ermee in aanraking bij hun bezoeken en zij krijgen er ook mee te maken in, meestal besloten, kerkeraadsvergaderingen.

Doet een gemeentelid een beroep op een ambtsdrager, dan gebeurt dat op basis van vertrouwen: iemand wil zijn zorg met die ambtsdrager delen. In zulke gevallen past bescheidenheid en vooral ook de wil het geschonken vertrouwen niet te beschamen. Wie in vertrouwen genomen is, heeft alleen om die reden al een slot op de mond.

Bij dit soort contacten behoeft niet bij voorbaat te worden aangenomen, dat het gemeentelid zich tot de kerkeraad wil wenden. Vaak bestaat slechts de behoefte om met iemand die men kent en acht, te praten over een zaak die dat gemeentelid beroert.

Soms is een gesprek waarbij de ambtsdrager de tijd neemt om zich in de omstandigheden te verdiepen al een waardevolle vorm van dienstverlening. Het probleem kan besproken worden in het licht van de bijbel, men kan het samen in gebed aan God voorleggen. Men kan ook samen zoeken naar een vorm van hulp, die bij de situatie past: besluiten contact op te nemen met de predikant, met een deskundige, met een broeder of zuster in de gemeente, die ter zake competent wordt geacht en zo meer.

In het algemeen behoeven contacten als deze niet onmiddellijk naar de kerkeraad te worden gerapporteerd. Het is heel goed mogelijk dat een ambtsdrager het in zo’n contact behandelde, althans voorlopig, voor zich houdt. Pas wanneer het gemeentelid en de ambtsdrager samen van mening zijn, dat het inroepen van de hulp van de kerkeraad de zaak zou kunnen dienen, kan daartoe worden overgegaan, waarbij tevoren in overleg wordt bepaald wat wèl en wat niet aan de orde zal worden gesteld.

Het spreekt vanzelf, dat zaken als hier bedoeld door de betrokken ambtsdrager en door de kerkeraad op een zorgvuldige manier worden behandeld. Op de kerkeraadstafel komt slechts hetgeen voor de beoordeling van de zaak relevant is en de medeambtsdragers trachten zoveel als mogelijk de privacy van de betrokkene(n) te respecteren. Bescheidenheid is trouwens in het algemeen vereist bij de behandeling van rapportages over personen. De rapporterende ambtsdrager behoeft niet alles te zeggen wat hij weet, de kerkeraad mag niet doorvragen tot het naadje van de kous. Kernzaak is dat de ambtsdragers samen in alle oprechtheid het goede voor het besproken gemeentelid, het besproken gezin zoeken en dat zij naar buiten over onderwerpen als hier bedoeld zwijgen.

Eigenlijk weten we als ambtsdragers heel goed hoe het bij de behandeling van kerkeraadszaken zou moeten gaan. We weten eveneens dat het, alle goede bedoelingen en voornemens ten spijt, toch van tijd tot tijd weer eens verkeerd uitpakt. Dit komt waarschijnlijk mede doordat iedere ambtsdrager de neiging heeft zijn eigen nuances aan te brengen in de geheimhoudingsplicht. Velen onder ons hebben wel iemand waar ze een geheim mee delen. Ondanks het feit, dat de praktijk al menigmaal bewezen heeft, dat dit toch echt niet kàn.

We zullen de last van de geheimhouding alleen moeten dragen of, voor zover mogelijk, samen met de ambtsbroeders. Samen met hen mogen we ook deze moeite in het gebed noemen en om ondersteuning vragen.

De ambtsdrager krijgt een blik in de huiskamers en in de harten van de gemeenteleden. Lang niet alles wat hij hoort en ziet, kan in de conversatie. In dit opzicht heeft een kerkelijke ambtsdrager veel gemeen met mensen die uit hoofde van hun dagelijks werk beroepsgeheimen kennen en daarmee moeten omgaan. Zij leren ermee te leven door zich er aan te gewennen, dat het werk geen gespreksstof oplevert, waarover buiten de kring van daartoe bevoegde ambtsgenoten kan worden gecommuniceerd. Oefening in die beroepsattitude zou ook kerkeraadsleden kunnen helpen bij het nakomen van hun bevestigingseed.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen