+ Meer informatie

„Pastorale administratie”

14 minuten leestijd

Misschien zal deze of gene even vreemd opkijken wanneer hij de titel „Pastorale administratie” leest. Als er nu stond „Pastor en administratie” dan zou de combinatie weliswaar tegenwoordig niet meer over heel de linie even vanzelfsprekend worden geaccepteerd, maar toch zou deze combinatie ook niet helemaal absurd worden geacht. Zijn er niet roemruchte voorbeelden van pastores die op voortreffelijke wijze — althans naar lekenoordeel — de financiële administratie van de kerkelijke kassen hebben gevoerd? En in elk geval, vroegere generaties mogen in dit opzicht meer vertrouwen hebben genoten en blijkbaar meer administratieve capaciteiten hebben gehad dan de huidige generatie — gezien het feit dat het aantal pastores dat in de „Samenvattende lijst van penningmeesters van de kerkelijke kassen” wordt genoemd, langzaam naar zeker afneemt — de voorbeelden ontbreken nog niet geheel: ook ònze generatie brengt pastores voort die in administratief opzicht blijkbaar boven de normaal gangbare maat uitsteken, zodat zij in de rij van beroemde voorgangers een eervolle plaats innemen. Er moeten zelfs pastores zijn geweest die volgens overlevering zo begaafd waren, dat zij hoewel niet nominaal toch realiter ook als scriba en ponningmeester van hun kerkeraad fungeerden en . . . ’t nog goed deden ook!

Maar het is niet de bedoeling om in dit artikeltje over het zeldzamer wordende fenomeen van pastor/administrateur/ penningmeester enz. te schrijven. Het speciale charisma dat in vroeger jaren klaarblijkelijk bij vele pastores aanwezig was, worde dan hoe langer hoe minder onderkend, zij die er mee begiftigd zijn kunnen zich overtuigd houden van de grote bewondering van alle pastores die moeten erkennen dat charisme te missen! We willen nù echter cens met elkaar nagaan wat met „pastorale administratie” wordt bedoeld c.q. kan worden bedoeld.

Wanneer het bijvoeglijke naamwoord „pastorale” geplaatst wordt bij het zelfstandige naamwoord „administratie” dan wil daarmee het onderscheid worden aangeduid tussen déze administratie en alle andere administraties op kerkelijk en niet-kerkelijk terrein. Elke lezer die zou huiveren bij het lezen van dit woord „administratie” omdat het hem herinnert aan financiële administratie in welke vorm ook, waarvan een pastor z.i. „natuurlijkerwijze” geen verstand heeft of zelfs kan hebben, bedenke dat het hier gaat om de administratie van het pastorale werk, een administratie die, ook al zal geen accountant die ooit controleren, toch wel van betekenis kan zijn.

Over het pastorale werk is in de loop van de jaren al menig artikel geschreven in ons blad. En het laatste zal nog wel geschreven moeten worden. Laten we aannemen dat het allemaal goede tot zeer goede artikelen zijn geweest en zullen zijn in de toekomst.

Alle honneur aan de vroegere, huidige en toekomstige scribenten plus alle dank die redactie en lezers verschuldigd zijn! Papier is geduldig zegt men. Ook het papier van „Ambtelijk Contact” liet geduldig al die artikelen op zich afdrukken. Of de lezers allen het geduld hebben opgebracht, opbrengen en zullen opbrengen om alle artikelen te lezen? Wie durft die vraag volmondig positief te beantwoorden? Nog moeilijker te beantwoorden is de vraag of de inhoud van al die pastorale artikelen ook in de praktijk is gebracht. Nu ja — te beantwoorden? Er zijn heus wel mensen die een antwoord op deze vraag weten — meestal in negatieve zin!

Laat pastoraal werk zich „administreren” in de praktijk? Want het positieve of negatieve antwoord hangt voor een groot deel samen met wat deze „administratie” uitwijst ook al wordt er dan geen accountantsrapport over opgemaakt.

Ten diepste laat pastoraal werk zich natuurlijk niet in een administratie „vangen”! Zelfs al zou een letterlijk verslag van elk pastoraal gesprek enz. vastgelegd worden, dan zou de kwintessens in het geheel niet of nauwelijks gegrepen zijn. Immers de momentele situatie waarin zo’n gesprek plaats vindt, de intonatie waarmee het gevoerd wordt, de sfeer waardoor het wordt omringd, kunnen zoveel betekenen, maar zijn niet vatbaar voor verslag, zijn zelfs niet „in te blikken” met een tape-recorder. Maar al is de diepste zin van het pastorale werk niet te administreren, er blijft toch wel iets over dat zich niet aan „administratie” kan en mag onttrekken, juist ter wille van die „diepste zin”, naar onze mening daarvoor zelfs onmisbaar is.

Wie als „kandidaat tot de Heilige Dienst” een beroep heeft aangenomen, intrede in z'n eerste gemeente heeft gedaan en vanuit de „pastorie” de gemeente ingaat om het „pastorale” werk te beginnen, ontdekt niet alleen bijvoorbeeld dat hij zonder ooit een kerkeraadsvergadering geheel te hebben bijgewoond — hoogstens gedeeltelijk om de een of andere zaak te bespreken maar zonder bij de beslissing aanwezig te mogen zijn — plotseling als voorzitter zo'n vergadering moet leiden (er zijn ook kerkgemeenschappen die deze gewoonte niet kennen: een ouderling is voorzitter en de predikant is hoogstens scriba!), hij komt tot de ontdekking dat hij uit dikke boeken, meer of minder dikke dictaten bij pastoraal wijze professoren catechetiek, poimeniek en wat dies meer heeft bestudeerd en nu in de praktijk moet toepassen aan de andere kant van de streep dan waar hij tot dus ver heeft gestaan: nu niet als catechisant moet ondergaan of doorstaan wat een ander „over de streep” ervan terecht brengt, maar als catecheet vaak zonder praktische scholing, zelf de zaak „terecht” moet brengen; nu niet als iemand die mag delen in de herderlijke zorg van een pastor, maar nu zelf pastorale zorg moet geven aan de kudde! Deze ontdekkingen kunnen evenveel verrassingen zijn, fijne en minder fijne. Er heeft een soort „ontgroening” plaats, anders dan in de studententijd, minder „spel”, meer ernst! Zeer veel ernst zelfs, al ontbreke de humor niet!

Naar alle waarschijnlijkheid zal de praktijk van het pastorale werk, althans voor z'n eigen besef, heel anders zijn dan de theorie die de jonge dominee bestudeerde. Theorie en bestuderen en vooral debiteren is nu eenmaal heel wat gemakkelijker dan ze in de praktijk realiseren! Op deze praktijk willen de talloze artikelen in „Ambtelijk Contact” wijzen; ze bedoelen daarop afgestemd te zijn en zo enige hulp, wat steun te bieden in die praktijk. Natuurlijk geldt dit niet alleen de pas-afgestudeerde dominee, maar elke ambtsdrager die meestal zonder een „theoretische vooropleiding”, zonder speciale toerusting de praktijk, in casu de gemeente „in” moet. Maar met veel of met weinig „toerusting” elke ambtsdrager zal er mee moeten werken. En aan dat werken zit voor elke ambtsdrager een administratief facet dat niet genegeerd mag worden.

De catecheet weet dat hij behalve het bijhouden van de behandelde en te behandelen stof het noteren van de namen van z’n catechisanten tot z’n plicht, z’n „administratieve” plicht moet rekenen en dan elke week dient vast te leggen wie wel en wie niet present zijn. Waarom deze „administratie”? Als het een pure formaliteit is kan het inderdaad gerust achterwege worden gelaten. Wat voor zin heeft het om de toch al schaarse catechisatie-tijd nog eens te bekorten met zo iets omdat het nu eenmaal traditie is? Natuurlijk het kan leuk zijn over 20, 25 jaar nog eens te kunnen zien wie destijds trouw de catechisatie bezocht en wie wel eens (of vaak) spijbelde (om dan te ontdekken dat uit de laatsten ook nog trouwe ambtsdragers zijn gegroeid!).

Maar zonder meer is een dergelijke „administratie” toch waardeloos. Als evenwel op de kerkeraadsvergadering het catechisatie werk ter sprake komt, als er bezoeken worden afgelegd in de gezinnen waaruit de catechisanten komen, als met meer of minder vaak spijbelende catechisanten zelf wordt gesproken, kan het van grote betekenis zijn „zwart op wit” aantekeningen te hebben over het catechisatie-bezoek, tenzij natuurlijk de catecheet zo'n enorm geheugen heeft, dat hij zonder dergelijke aantekeningen te raadplegen precies weet hoe het zit! Maar als er een mogelijkheid bestaat dat dat geheugen toch eens in de steek zal laten, wat kan het dan nuttig zijn — ook geestelijk nuttig — dat deze administratie is bijgehouden.

Het bovenstaande zal waarschijnlijk niet veel tegenspraak ontmoeten. Vreemder zal misschien iemand aankijken tegen administratie van pastorale bezoeken. Als het bezoek — ziekenbezoek, huisbezoek enz. — maar gebracht is, is het toch af? Ja, — mits goed gebracht natuurlijk — en toch heeft menig ambtsdrager door scha en schande moeten leren dat het geen kwaad kan in z’n agenda niet alleen aan te tekenen waar hij een bezoek moet brengen, maar ook een lijstje bij te houden van de bezoeken die hij hééft afgelegd (achter de naam bijv. in breukvorm de datum: 12/2 betekent dan: op 12 februari bezocht, en als er haakjes omheen staan: (12/2) toen bezocht maar niet thuis getroffen. Het kan gebeuren dat op ziekenbezoek de patiënt of de familie zegt: ’t Is al zes weleen geleden dat u er geweest bent! Intussen leef je zelf in het eerlijke besef dat er nog maar drie weken zijn gepasseerd sinds het laatste bezoek. Wie heeft dan gelijk? Misschien (waarschijnlijk) geen van beiden: waren ’t er „maar” of „al” (ligt aan het uitgangspunt waarnaar geoordeeld wordt) vier weken, of vijf. In wezen maakt dat geen verschil! Er is een gevoel van verwaarlozing ontstaan — terecht of ten onrecht, dat worde in het midden gelaten — maar dat gevoel moet als het enigszins mogelijk is, voorkomen worden, want het frustreert het geestelijk contact. Of een ander komt met het verhaal: U bent daar en daar al zo vaak geweest en bij ons nog nooit of slechts eenmaal! Je moet al over een formidabel „opsluitingsvermogen” beschikken om dan precies te weten hoe vaak je ergens wel en hoe vaak niet geweest bent!

Wij kunnen als ambtsdragers natuurlijk ons zelf wat in ’t gevlij komen door aan te ne men — weer — dat geen van beiden helemaal gelijk en helemaal ongelijk heeft! Eerlijker is wellicht er maar van uit te gaan dat de „klagende” partij gelijk heeft — meestal is die beter in de gelegenheid de zaak in ’t geheugen „op te sluiten” dan de andere die tien-, zo geen honderdtallen bezoeken aflegt. Laat de goed bijgehouden agenda de onpartijdige rechter zijn die vonnist!

Als een agenda zó gebruikt wordt, kan de pastorale administratie reeds voor een groot deel als gedaan worden beschouwd, maar nog niet als afgedaan. Het verdient alle aanbeveling deze agenda als de grondslag te beschouwen voor de eigenlijke pastorale administratie: een alfabetisch opgezet aantekenboekje met de namen ( eventueel ook de adressen) van alle „pastorale eenheden” die de gemeente telt. Wanneer bijvoorbeeld op de linkerbladzijde de namen worden geschreven en daarbij zoveel kolommen worden gemaakt dat er één is voor de „kennismakingsbezoeken” (binnen de kortst mogelijke tijd af te leggen bij voorkeur met, desnoods zonder pastoorse — in het laatste geval worde dan een tweede kolom gereserveerd voor het „samen-bezoeken”), één voor „huisbezoeken” — eventueel te splitsen in een kolom voor huisbezoek met een andere ambtsdrager en een voor „prive-huisbezoek” — en één voor alle andere bezoeken waarvoor de rechterbladzijde voldoende ruimte biedt om de in te vullen data (weer in breukvorm) een behoorlijke tijd voort te zetten. Raakt een regel vol, dan kan de naam opnieuw ingeschreven worden en de reeks data vervolgd worden. Wie bang is dat het moeite kost overal nog een jaartal in te vullen, kan gebruik maken van een ball-point met verschillende kleuren: elk jaar een andere kleur!

Waarvoor al dat aantekenen nodig is? Zeker, ook voor de „pastorale” verslaggeving op de kerkeraadsvergadering (geen procesverbaal, maar pastoraal uiteraard). Maar vooral ook om „zwart op wit” zelfcontrole te oefenen, de justitia distributiva” (géén voorkeursbezoeken, die wellicht beter „visites” zijn te noemen) te betrachten, het zeer on-pastorale „vergeten” tot een minimum te beperken!

Deze „zelfcontrole” enz. kan niemand missen. Vele klachten zouden niet geuit worden, zelfs geen kans krijgen te ontstaan als deze zelfcontrole, wilt u dit zelfonderzoek door middel van pastorale administratie voldoende beoefend zou worden! Dit geldt alle ambtsdragers, zij het ieder op zijn wijze, naar het terrein hem toevertrouwd.

Rest nog een speciale categorie van bezoeken, de huisbezoeken die door de ambtsdragers worden afgelegd, hetzij alleen hetzij met z’n tweeën. Op de een of andere manier zal elke kerkeraad wel een soort administratie daarvoor bijhouden. Hoe dan ook — zelfs op een stuk behangpapier is mogelijk! — er moet iemand zijn in de kerkeraad die bijhoudt of elke „pastorale eenheid” (gezin of alleenstaande) huisbezoek ontvangt. Als dat goed en trouw gebeurt, is het in orde. „Zelfcontrole”, „verdelende rechtvaardigheid” en „niet-verge ten” zijn dan gewaarborgd.

Maar misschien kan het nog beter dan het al gebeurt! Daarom wil ik een systeem hier signaleren waarop in alfabetische orde de namen (adressen) van de „pastorale eenheden” geschreven stonden. Tussen twee namen was zoveel ruimte gelaten dat zonder veel bezwaren een nieuwe naam ingeschreven kon worden. Elke bladzijde bevatte vervolgens een vijftal kolommen voldoende voor vijf „bezoekjaren” (waarna een nieuwe lijst gemaakt moest worden). In elke kolom werden de bezoekdata plus de initialen van de bezoekers vermeld. De voor deze lijst verantwoordelijke persoon hield de lijst bij tijdens de verslaggeving op de kerkeraadsvergadering (en „programmeerde” de volgende bezoeken). Natuurlijk is variatie (voor wijksystemen enz.) mogelijk. Maar ook deze „pastorale administratie” kan van grote geestelijke betekenis zijn om alles eerlijk en met orde in ’s Heren huis te doen geschieden.

Nogmaals, heel deze „pastorale administratie” staat misschien voor veler besef mijlen ver van het eigenlijke pastorale werk. Terecht, als het een doel zou worden in zich zelf, maar ten onrechte als niet wordt beseft dat het pastorale werk gediend wordt door goede controle, c.q. zelfcontrole ook in dit opzicht.

De vraag is gesteld of de kwintessens van al de (colleges en) artikelen over het pastorale werk ook in praktijk wordt gebracht. Gesteld werd dat er mensen zijn die niet in verlegenheid raken als ze die vraag voor hun dominee, hun kerkeraad moeten beantwoorden. Geen ambtsdrager kan er zich uitredden met een „Die mij oordeelt, is de Here!” Wie zal dat betwisten? Dat zal wel waar wezen. Maar de gemeente oordeelt ook. En dan behoeven we niet eens te onderschrijven: vox populi vox dei (de stem van het volk is de stem van God: door middel van de gemeente spreekt God!).

Ieder mens, ook ieder ambtsdrager zou waarschijnlijk vreemd opkijken als hij kennis kon nemen van de beoordeling van zijn optreden door anderen, in casu van zijn ambtswerk door de gemeente. Ongetwijfeld heeft ieder wel eens mensen ontmoet die met zekere trots beweren dat zij van hun hart geen moordkuil maken, dat ze zeggen wat ze denken („eerlijk” h.i.!), mensen die „hun mond in beide handen dragen” en meestal meer grofheid dan liefde demonstreren door zogenaamd de waarheid te zeggen zoals zij die zien. Een dergelijke ontmoeting kan wel eens pijnlijk zijn. Verspil uw energie niet door een „oratio pro domo” op te zetten (zelfverdediging — hoe geoorloofd die soms ook moge zijn). Als ’t goed met ons staat, brengt het ons tot zelfbezinning!

Wat er achter je rug gezegd wordt (duidelijker vaak”, geroddeld wordt)? Wie zal dat keren? Wee u als alle mensen wel van u spreken — deze tekst kon wel speciaal voor ambtsdragers geschreven staan! Als ze ’t over mij hebben dan wordt een ander tenminste — op dat moment in elk geval — met rust gelaten! En toch schrijver dezes viel eens een dagboek in handen (wees gerust: niet van een huisgenoot!). Zonder dat hij 't wist viel het open juist op een plaats waar hij z’n eigen naam las. Is de menselijke nieuwsgierigheid begrijpelijk en vergeeflijk als je dan verder leest? Degene die dat dagboek schreef had het blijkbaar nuttig en nodig geoordeeld een beoordeling van schrijver dezes te geven. Z’n goed recht overigens. Maar je eerste reactie is dan: wat een stommerd! Die heeft ook bitter weinig mensenkennis en zoet of zuur veel zelfverbeelding. Och, iets van die reactie zal ook wel kloppen, maar later ga je nadenken: hoe heb ik toch aanleiding gegeven tot zulk een natuurlijk m.i. scheve en absurde beoordeling? Is die wel zo scheef en absurd? Er zal toch wel iets zijn dat reden gaf om zo en niet anders te schrijven, ook afgedacht van de puperteitsuitlaat die zo’n dagboek vaak kenmerkt? En al kun je dan met de beste wil van de wereld en het meest serieuze zelfonderzoek niet ontdekken waar de fout precies schuilt, dat zelfonderzoek is beslist niet waardeloos!

Hoe de mensen, hoe de gemeente ons ambtswerk beoordeelt, we zullen er wel nooit helemaal achter komen. Dat kan zelfs „genade” zijn. Maar laat in elk geval het hulpmiddel van de „pastorale administratie” mee ons ervoor bewaren dat we in dit opzicht aanleiding geven tot een oordeel waarin wel de „vox dei” doorklinkt, in de buurt van Matth. 25 : 26!

En laten we het eindoordeel aan de Here overlaten. Hij zij ook pastores genadig!

H.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.