MAILGEBRUIK IS BEDREIGING VOOR AMBTSGEHEIM predikant@dorpskerk.nl

De tijd dat een willekeurige predikant het woord e-mail uitsprak als email – daarmee dus verwijzend naar een geglazuurd voorwerp – ligt alweer even achter ons. Predikanten hebben hun eigen mailadres of gebruiken een algemeen mailadres van de gemeente. Ook het mailgebruik rondom kerkenraadszaken heeft de afgelopen jaren een vlucht genomen. Terwijl een paar jaar geleden notulen nog integraal werden voorgelezen, treft een kerkenraadslid tegenwoordig de agendastukken inclusief notulen keurig in pdf-formaat in zijn mailbox aan. Ook veel min of meer vertrouwelijke informatie wordt per e-mail tussen kerkenraadsleden uitgewisseld.

Het mailgebruik is in de onderlinge kerkenraadscommunicatie een praktische vooruitgang, maar tegelijk vormt het een risico op onbedoeld lekken van informatie. Een reële vraag is: Wie leest mee? Net als: Hoe groot is de kans dat deze belangrijke e-mail een eigen leven gaat leiden?

RISICO’S

Als het gaat om het ambtsgeheim is het tweede deel van de derde vraag van het bevestigingsformulier helder: ‘(…) belooft u geheim te houden datgene wat bij de uitoefening van uw ambt vertrouwelijk te uwer kennis is gekomen?’ Ook de kerkorde geeft het ambtsgeheim een belangrijke plaats in het kerkelijk leven (zie PKN ord.4-1-2).

Mailgebruik brengt wat betreft het ambtsgeheim zeker risico’s met zich mee. Als een predikant gebruikmaakt van een algemeen e-mailadres van de gemeente, zoals predikant@dorpskerk.nl, dan zal de beheerder van de website het mailverkeer van de predikant kunnen inzien. Vaak ligt het beheer van de website niet bij een kerkenraadslid, maar bij een gemeentelid. Dus liever geen delicate kwesties per mail naar de dominee. Wat gebeurt er trouwens met de binnenkomende mails als de predikant niet meer werkzaam is voor de betreffende gemeente? Er zijn genoeg redenen om niet te werken met predikant@dorpskerk.nl, al kunnen de nadelen verholpen worden door de technische structuur van de website los te koppelen van de inhoud.

THUIS

Ook thuis kan het snel misgaan met mail. Alle gezinsleden maken gebruik van dezelfde computer en gebruikersnaam (zgn. account) en kinderen hebben daarmee inzicht in de e-mails van vaderlief. Soms schakelen ambtsdragers hun eigen kinderen in bij de techniek rondom het schrijven en versturen van de wekelijkse kopij voor het kerkblad. Dat de jongelui thuis dan zaken te zien krijgen die hen niet aangaan, laat zich raden.

Hoe de risico’s te beperken? Voor zaken die vallen onder de pastorale geheimhouding (zie aantekening) is deze vraag in eerste instantie gemakkelijk te beantwoorden. Een ambtsdrager dient hier strikt vertrouwelijk mee om te gaan en niemand van het besprokene op de hoogte te stellen. Het gebruik van e-mail is dan ook niet aan de orde. Mocht – met medeweten van de betrokkenen – overleg met een of meer ambtsdragers nodig zijn, dan is e-mail waarschijnlijk niet het aangewezen medium. Het is in zo’n geval beter dat ambtsdragers mondeling met elkaar communiceren. Dit voorkomt uitgebreide mailuitwisselingen die gemakkelijk een eigen leven gaan leiden. De forward-knop is snel ingedrukt en voor je er erg in hebt, zijn er veel meer mensen bij de discussie betrokken dan bedoeld.

NOTULEN

Sommige pastorale zaken komen tijdens de kerkenraadsvergadering ter tafel, uiteraard ook nu weer na overleg en afstemming met de betrokkenen. De notulist van de vergadering doet verslag van de gedachtewisseling en besluitvorming. Voorafgaand aan de volgende vergadering ontvangen alle breeders de agenda en de vergaderstukken (waaronder de notulen) digitaal. Er ontstaat dan alsnog een risico op het onbedoeld schenden van het ambtsgeheim.

Dit risico kan op diverse manieren verkleind worden. Er zijn kerkenraden waarbij is afgesproken dat pastorale zaken in het geheel niet genotuleerd worden. Dat kan zolang een zaak geen directe bestuurlijke consequenties heeft. Andere kerkenraden werken met een volgnummersysteem. Elke pastorale zaak krijgt een volgnummer en in de notulen wordt gebruikgemaakt van dit nummer. Separaat wordt een tabel bijgehouden welk nummer op welke zaak betrekking heeft.

Weer een andere werkwijze is dat notulen niet meer per e-mail gecommuniceerd worden, maar alleen in geprinte vorm wordt uitgedeeld. Ter bescherming van de ambtsgeheimen worden de notulen aan het einde van de vergadering ingeleverd bij de scriba, die voor vernietiging zorgt. Alleen de door voorzitter en scriba ondertekende versie van de notulen wordt gearchiveerd.

NIET VERSCHUILEN

Naast de pastorale zaken wordt een ambtsdrager geconfronteerd met bestuurlijke zaken die kunnen vallen onder het ambtsgeheim. Hoe hiermee om te gaan? In de eerste plaats zal een ambtsdrager zich dienen te realiseren dat hijzelf verantwoordelijk is voor het ambtsgeheim. Hij is immers degene die beloofd heeft geheim te houden wat hem vertrouwelijk ter kennis is gekomen. Het op een verantwoorde manier gebruikmaken van mailtechnieken voor het kerkenraadswerk is een kwestie van discipline.

Een ambtsdrager dient thuis zeker te stellen dat de mails random zijn ambtelijk werk alleen door hem gelezen kunnen worden. Hij kan en mag zich niet verschuilen achter communicatietechnieken die wellicht falen of die hij onvoldoende beheerst. Maken meerdere gezinsleden gebruik van dezelfde computer, dan is het aan te bevelen om in Windows verschillende gebruikers – accounts – aan te maken, wat inzage in elkaars mailbox en bestanden voorkomt. Elke gebruiker heeft een eigen wachtwoord.

WACHTWOORD

Een andere methode is dat vertrouwelijke documenten die per e-mail verstuurd worden door de verzender voorzien worden van een wachtwoord. Het wachtwoord is alleen bij de ambtsdragers bekend en zij kunnen het betreffende document hiermee openen. Het is belangrijk dat het wachtwoord separaat gecommuniceerd wordt en niet in de begeleidende tekst in de e-mail staat. Een kerkenraad kan ervoor kiezen elke keer hetzelfde wachtwoord te gebruiken. Dan het is van belang dat het wachtwoord regelmatig wijzigt.

Het is ook mogelijk om te werken met e-mailadressen die in eigendom zijn van de gemeente, bijvoorbeeld smytegelt@kerkmiddelburg.nl. In het bekende mailprogramma Outlook is het mogelijk om alle e-mails die via dit adres binnenkomen automatisch in een aparte folder (digitale map) op te slaan. Het groepsgewijs verwijderen van de inkomende en uitgaande e-mails is dan ook gemakkelijk, ze staan immers netjes bij elkaar in een folder.

Want ook voor het regelmatig verwijderen van oude e-mails is een ambtsdrager verantwoordelijk. Verwijderen betekent in de praktijk trouwens twee keer verwijderen: na de eerste keer zijn e-mails (en overige bestanden) meestal nog beschikbaar, pas na de tweede keer zijn ze definitief gewist. Is alles in een folder opgeslagen, dan kan de ambtsdrager die afscheid neemt – na eventuele overdracht aan zijn opvolger – zijn digitale archief eenvoudig verwijderen en de mailbox opschonen.

INTERNETPLATFORMS

Ultieme vorm van bescherming van digitale informatie is het afschaffen van het gebruik van e-mail. Tegenwoordig zijn er diverse digitale internetplatforms (bijvoorbeeld Google Docs) waarop gebruikersgroepen informatie met elkaar delen. Het is dan niet nodig om alles in de eigen mailbox te ontvangen. De gebruiker – lees: ambtsdrager – logt in met behulp van zijn eigen gebruikersnaam en wachtwoord en print bijvoorbeeld de kerkenraadsstukken rechtstreeks vanaf het platform. Het gebruik van een dergelijk platform heeft nog meer voordelen: er wordt automatisch een goed digitaal archief opgebouwd en bij vertrek van een ambtsdrager is het een kwestie van het digitaal verwijderen van een gebruiker en toevoegen van een nieuwe.

R. Verzijl is ICT-ondernemer en scriba van de hervormde gemeente Wijk (bij Heusden). Dit artikel verscheen eerder in De waarheidsvriend, orgaan van de Gereformeerde Bond in de PKN.

Aantekening

Praktische tips voor ambtsdragers

• Neem uw belofte met betrekking tot het ambtsgeheim serieus en denk na waar het thuis mis kan gaan.

• Bespreek in de kerkenraad de wijze van het wel of juist niet digitaal communiceren van vertrouwelijke stukken en leg het beleid vast in een protocol. Bespreek dit protocol zorgvuldig met toetredende ambtsdragers.

• Gebruik de functionaliteit ‘Gebruikersaccounts’ van Windows om toegang van gezinsleden tot vertrouwelijke e-mail en documenten te voorkomen.

• Geef vertrouwelijke documenten een wachtwoord mee en communiceer het wachtwoord separaat, bij voorkeur alleen mondeling.

• Bij gebruik van algemene e-mailadressen die behoren bij de gemeente worden de ambtsdragers geïnstrueerd hoe dit in het e-mailprogramma te regelen.

• Zorg ervoor dat het beheer van de website gescheiden is van het beheer van de e-mailadressen.

• Maak gebruik van een internetplatform om documenten beveiligd digitaal ter beschikking te stellen.

• Breeders die van de kerkenraad afscheid nemen, dienen al hun vertrouwelijke mails en documenten te verwijderen.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen