Gemeentebestuur (29)

De secretaris (vervolg)

door C. den uu, Hendrik Ido Ambacht

De secretaris geniet op grond van artikel 111 een jaarwedde, die door Gedeputeerde Staten, nadat de raad is gehoord, onder Koninklijke goedkeuring wordt bepaald.

In de praktijk is dit een dode letter geworden. Decennia lang is het al gebruikelijk dat deze wedden centraal worden geregeld en wel zodanig, dat de Minister van Binnenlandse Zaken salarisschalen, afhankelijk van de grootte van de gemeenten, ontwerpt, waaraan Gedeputeerde Staten zich plegen te conformeren. Het horen van de raden is thans een nietszeggende formaliteit geworden, die echter op grond van de wet wel moet worden vervuld.

Voor de secretaris geldt geen verbod, als voor de burgemeester en de wethouders geschreven, op grond waarvan hij geen andere inkomsten uit de gemeentekas mag genieten.

Die andere inkomsten moeten dan wel een vergoeding zijn voor het verrichten van andere werkzaamheden dan die van de secretaris, want anders ontstaat er natuurlijk strijd met de bepaling van het nu besproken artikel. De wens van velen is dat de secretariswedde op dezelfde wijze geregeld gaat worden als die voor de burgemeester, d.w.z. bij algemene maatregel van bestuur. Gedeputeerde Staten gehoord. Gratificaties, ambtstoelagen of persoonlijke toelagen kan de raad de secretaris niet toekennen zonder in strijd te komen met artikel 111. Wel staat men vrijwel algemeen op het standpunt, dat de secretaris evenals de andere ambtenaren bij jubilea e.d. op grond van het ook op hem van toepassing zijnde algemene ambtenarenreglement een bedrag in geld mag accepteren.

Artikel 112: „Bij ongesteldheid, afwezigheid of ontstentenis van de secretaris wordt hij vervangen op de wijze, bij het reglement van orde voor de vergadering van de raad te bepalen. Het bepaalde in het eerste lid geldt mede ingeval artikel 2, tweede lid, toepassing heeft gevonden.

Die, buiten het geval van ongesteldheid van de secretaris, met de waarneming van zijn bediening gedurende meer dan een maand onafgebroken is belast geweest, heeft voor die tijd op de daaraan verbonden jaarwedde aanspraak."

In het reglement van orde kan de vervanging van de secretaris op allerlei wijzen zijn geregeld. De raad kan zelf de vervanging bij voorbaat regelen door het aanwijzen van een bepaalde functionaris. Wellicht is dit niet het verstandigst omdat iemand, die die bepaalde functie op zeker moment bekleedt, toevallig een met het secretariaat onverenigbare betrekking zou kunnen vervullen. Beter zou dan zijn een bepaalde persoon aan te wijzen. Ook kan voor elk optredend incidenteel geval de vervanging door de raad geregeld worden. De raad kan in het reglement van orde de vervanging ook aan burgemeester en wethouders opdragen. Ook dan kan voor ieder geval afzonderlijk de vervanging geregeld worden of - en dat zal dunkt me in de meeste gemeenten wel gebeuren — bij voorbaat voor onbepaalde tijd. Er zullen dan één of meer loco-secretarissen door burgemeester en wethouders worden aangewezen. De voor de secretaris geldende eisen zijn ook van toepassing op de vervanger. Deze zal dus ook beëdigd moeten worden, bij een algemene vervanging zal alleen bij het eerste optreden als loco-secretaris een beëdiging moeten plaats vinden. De vervanging moet ook worden geregeld, indien de burgemeester in bepaald aangewezen gemeenten van 5000 inwoners en daar beneden tevens secretaris is. De loco-burgemeester treedt dus niet tevens als loco-secretaris op.

Wat de vergoeding bij waarneming betreft, gaat de letter van dit artikel ervan uit, dat de secretaris bij ziekte zijn jaarwedde behoudt en dat zijn vervanger voor de waarneming niets krijgt. Bij onafgebroken afwezigheid gedurende meer dan een maand om andere reden zou de secretaris zijn wedde aan zijn vervanger moeten afstaan. Een en ander is volkomen vreemd aan hetgeen tegenwoordig omtrent dit soort zaken in de gemeentelijke ambtenarenreglementen is geregeld. Met name wordt daarin bij het waarnemen van een hogere functie aan de betrokken ambtenaar het verschil tussen de wedde, verbonden aan die hogere functie en zijn eigen wedde toegekend. Hoewel nergens in de wet een verbod is te vinden om aan de vervanger van de secretaris een bepaalde beloning toe te kennen, is wetswijziging in de geest van de algemene ambtenarenreglementen dringend gewenst.

Artikel 109: „Door hem worden alle stukken, die van de raad en van burgemeester en wethouders uitgaan, medeondertekend.

In de gemeenten, waar de burgemeester tevens met de taak van secretaris is belast, worden die stukken door een der wethouders medeondertekend." De handtekening van de secretaris heeft geen andere betekenis dan te strekken tot bewijs, dat de stukken luiden overeenkomstig de genomen beslissingen en dat de ambtelijke procedure geheel juist is afgewikkeld. Voor het besluit zelf laadt de ondertekenaar geen enkele verantwoordelijkheid op zich. Het is niet noodzakelijk dat de besluiten worden ondertekend door hem, die de vergadering zelf heeft bijgewoond. De enige eis van geldigheid van de handtekening is, dat degene, die ondertekent, op het moment van de ondertekening tot ondertekenen bevoegd is. Bij afwezigheid van de burgemeester, die tevens secretaris is, vindt het tweede lid van artikel 109 geen toepassing. In dat geval zal in plaats van de wethouder de loco-secretaris moeten tekenen.

Blijkens artikel 110 wordt de instructie voor de secretaris door de raad vastgesteld en aan Gedeputeerde Staten medegedeeld. Deze mededeling dient om Gedeputeerde Staten in staat te stellen te beoordelen of de instructie bepalingen bevat, in strijd met wet of algemeen belang. In de instructie, waaraan in de praktijk blijkbaar weinig waarde wordt gehecht en die dan ook in zeer veel gemeenten totaal verouderd is, plegen bepalingen te worden opgenomen omtrent uit te voeren taken, bijwonen van vergaderingen van raad en burgemeester en wethouders, te verle­ nen verlof enz. Ook als de secretaris tevens burgemeester is, zal de raad een instructie voor hem moeten vaststellen, waarbij er speciaal op zal zijn te letten dat daarin geen bepalingen voorkomen, die hem in de uitoefening van het burgemeestersambt belemmeren.

Positie en taak van de secretaris zijn in de wet zeer summier omschreven. Artikel 108 zegt niet meer dan dat de secretaris de raad, burgemeester en wethouders, de burgemeester en de commissies in alles, wat het hun opgedragen bestuur aangaat, behulpzaam is.

In de raadsvergadering is de secretaris passief; hij neemt geen deel aan de beraadslagingen. Hij zal misschien slechts bij hoge uitzondering het woord voeren, wanneer hem dat voor een administratieve/juridische toelichting zou worden gevraagd. Het recht om in de raadsvergadering het woord te voeren heeft hij volgens de gangbare mening niet. Hij zal er op moeten letten dat alle door de raad behandelde zaken administratief/juridisch juist worden afgewerkt.

In de vergadering van burgemeester en wethouders zal de secretaris daarentegen wel degelijk aan de besprekingen deelnemen, hoewel hij ook daar geen stem heeft In feite zal hij - behoudens dus gebrek aan medebeslissingsrecht - als een lid van het college fungeren en dan nog wel als een belangrijk lid, doordat hij door zijn positie over grote deskundigheid beschikt.

Het feit, dat hij ook de burgemeester bij het aan deze opgedragen bestuur behulpzaam is, maakt de secretaris nog geen ondergeschikte van de burgemeester. Wat de ondergeschiktheid van de secretaris aan de bestuursorganen in het algemeen betreft, is er weinig duidelijkheid en bestaat er nog al verschil van opvatting. Er is ruimte voor de opvatting dat in ieder geval ondergeschiktheid aan de raad kan worden aangenomen, omdat deze de secretaris benoemt, schorst, ontslaat en zijn instructie vaststelt. Die ondergeschiktheid blijft dan echter beperkt tot het terrein, waarop het bestuursorgaan zich beweegt en voor zover het de behulpzaamheid bij het opgedragen bestuur betreft.

Het bestuur van de Vereniging van gemeentesecretarissen huldigt echter een andere opvatting. Ondanks deze bevoegdheden van de raad, zegt men, is er nog geen sprake van een ondergeschiktheid. De positie van de secretaris wordt dan vergeleken met o.a. die van de ook door de raad benoemde ambtenaar van de burgerlijke stand en die van de door de Kroon benoemde burgemeester en notaris. Zij allen hebben slechts te luisteren naar de wet en bij geen hunner is er sprake van ondergeschiktheid, aldus genoemd bestuur, dat er verder de nadruk'op legt dat de ambtenaren ter secretarie aan de secretaris en niet aan burgemeester en wethouders ondergeschikt zijn.

Het bestuur is voorts van mening dat de secretaris niet alleen burgemeester en wethouders, maar ook rechtstreeks (schriftelijk) de raad dient te adviseren. Een opvatting, die wel ver afstaat van de geldende praktijk.

De verhouding van de secretaris tot de commissies zal in de praktijk van minder gewicht zijn, omdat de secretariaten van de commissies — zeker in wat grotere gemeenten - onmogelijk door hemzelf kunnen worden vervuld. Desgevraagd zal hij echter wel een commissie behulpzaam moeten zijn. Aangenomen wordt dat hij niet verplicht is één of meer raadsleden te assisteren b.v. bij het opstellen van een amendement.

De positie van de secretaris staat de laatste tijd wel zeer in de belangstelling. Op initiatief van de Vereniging van gemeentesecretarissen is door de Vereniging van Nederlandse gemeenten in samenwerking met andere instanties een studie verricht, die heeft geleid tot het rapport „Rondom de gemeentesecretaris". Dit rapport is behandeld op een speciaal VNG congres op 2 april 1981 en daarna op een bijzonder VGS congres op 7 mei 1981. Laatstgenoemd congres zag de functies van de secretaris als volgt (en daarmede besluit ik de bespreking van de bepalingen omtrent de secretaris): a. secretariaat van raad en burgemeester en wethouders b. advisering, met name op juridisch/ administratief gebied en op politiek/bestuurlijk gebied c. brugfunctie tussen bestuursorganen en ambtelijk apparaat d. management en coördinatie van de beleidsvoorbereidings en - uitvoering e. diensthoofd f. representatie.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen