Van de algemeen secretaris

Zoals bekend verondersteld mag worden, is tijdens de op 28 februari 2004 gehouden algemene vergadering (partijdag) een peiling gehouden naar de bij de aanwezige kiesverenigingen levende voorkeur als het gaat om het al dan niet uitstellen van de partijdag tot een later tijdstip in het jaar in verband met de voorjaarsvakantie. Uit die peiling bleek dat een meerderheid voor handhaving van het bestendige gebruik was om de partijdag op de laatste zaterdag van februari te houden. Ook nadien is het Hoofdbestuur nog benaderd met de vraag om de partijdag 2 weken eerder of later te houden in verband met de schoolvakanties. Verder is tijdens bovenbedoelde partijdag een aantal vragen gesteld over de procedure tot vaststelling van de jaarrekening en de décharge van de penningmeester van het Hoofdbestuur Hoewel in de rubriek "Van de voorzitter" in De Banier van 20 augustus 2004 daarop al is ingegaan, zal in dit artikel meer in detail de beoogde nieuwe procedure worden geschetst.

Procedure vaststelling jaarrekening

Ten aanzien van de procedure tot vaststelling van de jaarrekening is gebleken dat die aanpassing behoeft. Het Hoofdbestuur nnoet op een partijdag in beginsel binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een jaarverslag uitbrengen over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid (jaarverslag secretaris). Dit kan mondeling gebeuren zoals steeds het geval is geweest. Echter, het Hoofdbestuur moet tevens de balans en de staat van baten en lasten (gecomprimeerd) met een (korte) toelichting ter goedkeuring aan de partijdag overleggen, vergezeld van een accountantsverklaring. De goedkeuring van de jaarrekening door de partijdag strekt tot décharge van de penningmeester. Goedkeuring door de partijdag impliceert uiteraard dat de leden (kiesverenigingen) vooraf daarvan hebben kunnen kennis nemen.

Gelet op het voorgaande is door het Hoofdbestuur besloten om in het vervolg voorafgaande aan de partijdag de plaatselijke kiesverenigingen in het bezit te stellen van:

• het programma van de partijdag; • het jaarverslag van de secretaris; • de balans, de staat van lasten en batenmét een toelichting daarop; • de accountantsverklaring; • het verslag van de vorige partijdag. Er v/ordt naar gestreefd om een en ander zo veel mogelijk te bundelen in de vorm van een "brochure".

Uiteraard zal het programma van de partijdag zodanig worden aangepast dat de goedkeuring van de jaarrekening en de décharge van de penningmeester expliciet worden geagendeerd. Verder zal gelegenheid worden gegeven tot het stellen van vragen over het verslag van de secretaris. Het ter vergadering voorlezen van een secretariaatsverslag en van het financiële verslag zal dan uiteraard achterwege blijven. De gevolgen van deze aanpassingen voor het programma zullen onzes inziens overigens beperkt zijn.

Het voorgaande impliceert wél dat de partijdag in het vervolg niet langer "als regel in de maand februari" kan worden gehouden. Het opstellen van de jaarrekening, de controle, de vermenigvuldiging en de verzending daarvan vergen nu eenmaal de nodige tijd. In weerwil van de hierboven bedoelde ter vergadering uitgevoerde peiling terzake, zal de algemene vergadering in het vervolg op de laatste zaterdag van maart of in voorkomend geval de eerste zaterdag van april worden gehouden. En hiermee is de situatie weer vergelijkbaar met die van vóór 1933 toen de partijdag met het oog op de aanwezigheid van de onderwijzers in de paasvakantie werd gehouden. In 1933 werd echter besloten om de partijdag voortaan in februari te doen plaatsvinden nu bleek dat de "plattelandsbewoners" liever vroeger vergaderden'.

Het tijdpad ziet er met de nieuwe werkwijze globaal als volgt uit: 1. vóór I oktober: ontvangst voorstellen kiesverenigingen ter behandeling in de algemene vergadering (partijdag; art. 3, eerste lid van het Algemeen Reglement); 2. de voorstellen worden vervolgensdoor het Hoofdbestuur besproken; 3. vóór 15 november: toezenden voorstellen (evt. met preadvies) aan de desbetreffende provinciale vereniging(en) (art. 3, derde lid van het Algemeen Reglement; dit artikellid moet worden gewijzigd omdat daarin thans is vermeld de datum van 15 oktober); 4. vóór 15 december: de desbetreffendeprovinciale vereniging(en) stel(t)(len) het Hoofdbestuur in kennis van de uitslag van de stemming (art. 3, vierde lid van het Algemeen Reglement; dit artikellid moet eveneens worden gewijzigd omdat daarin thans is vermeld de datum van 15 november); 5. de van de provinciale vereniging(en)

ontvangen reacties worden besproken door het Hoofdbestuur; 6. vóór 15 januari: het Hoofdbestuuroverlegt met de Raad van Advies; 7. vóór 1 februari: bijeenroepen partijdag op een termijn van ten minste 2 maanden voor de datum daarvan door het toezenden van een agenda met voorstellen aan kiesverenigingen (art. 19, vierde lid van de statuten j° art. 4 van het Algemeen Reglement); 8. ontvangst amendementen op voorstellen tot uiterlijk vier weken voor de datum van de partijdag (art. 5, eerste lid van het Algemeen Reglement); 9. vervolgens worden de jaarstukkendoor het Hoofdbestuur vastgesteld en de eventueel ontvangen amendementen besproken; 10. daarna worden zo veel exemplarenvan de jaarstukken toegezonden aan de kiesverenigingen als er reglementair afgevaardigden zijn naar de partijdag; 1 1. eventuele amendementen (voorzienvan een preadvies) worden uiterlijk twee weken voor de datum van de partijdag aan de kiesverenigingen toegezonden c.q. gepubliceerd in De Banier (art. 5, tweede en derde lid van het Algemeen Reglement). 12. de partijdag wordt gehouden op delaatste zaterdag van maart (of de eerste zaterdag van april, bijv. in verband met Pasen).

De hierboven bedoelde aanpassingen in artikel 3, derde en vierde lid van het Algemeen Reglement zullen ter vaststelling worden geagendeerd voor de D.V. in 2005 te houden algemene vergadering.

Algemene vergadering 2005

Zoals reeds eerder in De Banier is vermeld, zal de eerstvolgende partijdag worden gehouden D.V. op zaterdag 2 april 2005. In de aanloop naar deze partijdag zal bovenvermeld tijdpad slechts worden gevolgd indien en voorzover dat mogelijk is in verband met reeds vastgestelde vergaderdata. Dit betekent bijvoorbeeld dat de reeds voor december 2004 geplande vergadering van het Hoofdbestuur met de Raad van Advies gewoon zal doorgaan. De eerste 7 hierboven vermelde stappen zullen dus met inachtneming van de tot nu toe gebruikelijke termijnen worden doorlopen. Vanaf stap 8 zal zo veel mogelijk het nieuwe tijdpad worden gevolgd.

mr. V.A. Smit, algemeen secretaris

' Staatkundig Gereformeerde Partij. Van Goedertierenheid en Trouw, 's-Gravenliage 1993 biz. 30.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen