Vergaderpraktijken (6)

Ik ben er van overtuigd dat je met bewuste keuzes in het vergadermodel kansen kunt scheppen voor sterke verbeteringen van het besluitvormingsproces. De evaluaties tonen aan dat de effecten van alternatieve modellen groter zijn dan van het commissiemodel. Hoewel de meeste verbeteringen ook via het commissiemodel kunnen worden bereikt, is er dus alle reden om kritisch naar je vergadermodel te (blijven) kijken.

Waarom veranderen?
Waarom zou je veranderen? In de vorige vijf afleveringen van deze serie is hierover heel veel geschreven. Mijn complimenten voor de grondige aanpak hiervan! Ik zal in deze bijdrage geen samenvatting geven van de vorige artikelen, maar vooral vanuit mijn ervaringen als griffier een aantal aandachtspunten die noemen die voor elk vergadermodel van belang zijn. Ik doe dat door eerst op de motieven ofwel doelstellingen van verandering in te gaan, los van het gekozen vergadermodel. Vervolgens kom ik nog even terug op de vraag in hoeverre een bepaald vergadermodel daarvoor een voorwaarde is. Het hoofddoel van alles is het verbeteren van de kwaliteit van het besluitvormingsproces. Dit doel verdient natuurlijk altijd steun! Wat zijn nou de factoren die echt invloed hebben op de kwaliteit van de raad?

Informatievoorziening
Raadsleden gaan in het algemeen af op de voorstellen van het college. en dat is ook logisch. Zonder de aanname dat de informatie die het college aan de raad geeft betrouwbaar is, is het systeem onwerkbaar. Dat neemt niet weg dat die informatie hoe dan ook op allerlei manieren is gefilterd en gekleurd, alleen al vanwege het aantal personen, instanties en gremia die het voorstel heeft gepasseerd. Zij hebben allemaal hun eigen belangen bij een bepaalde voorstelling van de zaken in het voorstel. elk geschreven stuk is gefilterd, verkokerd en getrechterd. Bij voorstellen waar grote politieke en financiële belangen op het spel staan, is bovendien vaak sprake van deels bewuste en deels onbewuste blikvernauwing, soms zo erg dat gesproken kan worden van een tunnelvisie (wat opvallend genoeg extra vaak voorkomt bij tunnels en andere infrastructurele projecten). Het is daarom van het grootste belang om de informatievoorziening van het begin af aan zo open mogelijk te houden. een heel bewust plannen van open beeldvormingsmomenten door de raad draagt daar uiteraard aan bij. Daar valt nog wel meer over te zeggen, maar dat gaat het bestek van dit artikel te buiten.

Vergaderdruk verminderen
Onnodig lang vergaderen is altijd vervelend, maar in het geval van raadsleden is dit een extra kritiek punt. De vergaderdruk is één van de belangrijkste redenen waarom raadsleden af haken en waarom anderen er voor bedanken om zich beschikbaar te stellen voor het raadslidmaatschap. Hier ligt dus een gigantisch aandachtspunt voor ons democratische stelsel! Alle reden om ons met ons allen ervoor in te zetten dat die vergaderdruk beperkt en het raadslidmaatschap behapbaar blijft! een andere factor hierbij is de hoeveelheid stukken die raadsleden te verwerken krijgen. Ook hier kan zoveel beter. Wat overigens losstaat van het vergadermodel. Door het dualisme zijn veel bevoegdheden overgedragen van de raad naar het college. Daardoor alleen al kan het aantal raadsvoorstellen intussen met minstens 50% zijn verminderd. Hetzelfde geldt dan van het aantal vergaderuren. Ook dit staat trouwens nog los van het gekozen vergadermodel.

Eigen agenda voeren
De raad moet z’n eigen agenda bepalen. Natuurlijk moet de raad (ook) de voorstellen die het college aan hem voorlegt behandelen, maar de manier en het moment waarop moet de raad zelf bepalen. Dit heeft alles te maken met de vergaderplanning en voor een belangrijk deel ook met het vergadermodel. Ook hier geldt: bewust omgaan met de onderscheiden fases en vergaderdoelen (BOB, beelvorming-oordeelsvorming-besluitvorming) geeft extra stimulans aan bewuste planning. Dat geldt ook voor de stukken die de raad van het college vraagt. Als in het collegeprogramma staat dat er een nieuw sportbeleid moet komen, maakt het heel wat verschil of je als raad die nota afwacht of eerst zelf in gesprek gaat met sportclubs, vervolgens een verkennende startnotitie van het college vraagt en op basis daarvan afspraken maakt over die nieuwe nota. Dit soort zaken kan een raad bijvoorbeeld regelen in een politieke agenda. In zo’n agenda kun je van tevoren de procedure met elkaar afspreken: wanneer en welke oriëntatie, wanneer een startnotitie, wanneer een eindvoorstel. Het driesterrenmodel van Gouda is ook een voorbeeld van een model waarin je gedwongen wordt om bij elk onderwerp meteen goed na te denken over de procedure. Dat is veel effectiever dan wanneer je dat pas kan doen als je een concreet voorstel hebt ontvangen. Dit vraagt uiteraard ook inzicht in de planning van het college.

Politieke profilering
In tegenstelling tot het beoogde doel leidt het experimenteren met dualisme niet zelden juist tot vermindering van de politieke profilering van raadsleden. Dit doet zich bijvoorbeeld voor als de raad te veel collectief aan beeldvorming en informatieverzameling doet, een risico dat om de hoek ligt bij de open, oriënterende onderdelen van politieke markten. De raad organiseert al zoveel dat eigen initiatieven voor contact met de burger niet meer nodig lijken. Raadsleden en fracties moeten altijd hun eigen verantwoordelijkheid houden bij het oriënteren op maatschappelijke ontwikkelingen! Als raadslid heb je, als extra verantwoordelijke deelnemer van de samenleving, je eigen ogen en oren. Pas ook op met breed samengestelde werkgroepen vanuit de raad. Dat is handig voor procedurele kwesties, maar niet voor politiek-inhoudelijke zaken.

Dichter naar de burger
Een veel genoemd doel is het dichter bij elkaar brengen van burger en politiek. Uit de evaluaties blijkt dat de alternatieve vergadermodellen hier wel enige verbeteringen laten zien. Ik denk dat dit vooral in de open, laagdrempelige sfeer ligt. een gewone burger stapt niet zo gemakkelijk de kring in van een formele raads- of commissievergadering. Ik merk regelmatig dat mensen er zelfs tegenop zien om een vergadering gewoon vanaf de publieke tribune te volgen. En ik begrijp dat helemaal. De inrichting van een vergaderruimte en de sfeer zijn dan ook buitengewoon belangrijk. Toegankelijkheid en inzichtelijkheid van het besluitvormingsproces zijn sowieso erg belangrijk. er zijn allerlei middelen om dat te verbeteren, zoals het gebruik van een raadsinformatiesysteem, uitzending van de vergaderingen via internet, gast van de raad.

Afweging
Ik heb een aantal zaken genoemd die van invloed zijn op het hoofddoel: kwaliteit van de besluitvorming. In alternatieve vergadermodellen zijn de kansen op het bereiken van verbeterdoelen in het algemeen groter dan in het oude commissiestelsel, zo blijkt ook uit de de evaluatie van Boogers (zie aflevering 3). Met een flexibeler stelsel kun je gunstiger voorwaarden scheppen en de positieve effecten dus makkelijker en in grotere mate bereiken. Na de verkiezingen is er weer een goed moment om opnieuw naar het vergadermodel te kijken. Dat heb ik ook met mijn eigen raad afgesproken. een vergadermodel moet echter ook passen bij de cultuur van een gemeente(raad). Dat kan ook het commissiemodel zijn. Ik ben er van overtuigd dat je vrijwel alle aanpassingen in de vergaderstructuur, zoals het BOB-model, ook kan toepassen in een ‘ouderwets’ commissiestelsel en dus ook de positieve effecten daarvan kunt bereiken. Maar het kost wel (nog) meer inzet. De crux voor het bereiken van verbeterdoelen zit bij een actieve en anticiperende griffier in samenspel met een agendacommissie die niet politiek maar wel procedureel sterk optreedt. En goede voorzitters. Daar moet je in investeren en keuzes in maken. Een roulerend voorzitterschap werkt niet.


Wil je reageren op dit artikel? Mail naar iede.bakker@werkendam.nl.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen