Hoofdbrekens over de privacywet: de eerste ervaringen

‘Het werd al gauw duidelijk dat deze wet serieuze aandacht vraagt’, zegt directeur J. Karens van de Eben-Haëzerschool in Rhenen. ‘Toen in het voorjaar 2018 vanuit de VGS een aanbod kwam van een handboek privacy 2.0, hebben wij dat boek besteld. Het was een heel duur en dik boek, waar ik wel van schrok: al die lijsten die op invulling en verwerking wachten, wat moeten we daarmee? Maar goed, we zijn hoopvol gestemd naar de introductiebijeenkomst in mei 2018 in Amersfoort gegaan. Later in juni ben ik naar een meer praktische bijeenkomst geweest, waar werd uitgelegd hoe je de formulieren kunt invullen. Bijvoorbeeld wat je moet aanvinken in het verwerkingsregister bij de categorie ‘oud-leerlingen’. Door deze uitleg werd het allemaal wel concreter. Maar dan kom je terug en heb je nog steeds het dikke boek liggen. Toen dacht ik: wij zijn een onderwijsinstelling, geroepen om goed onderwijs te geven. Moeten wij als schoolleiders ons bezighouden met deze materie? Daar gaat heel veel tijd en werk in zitten. Het vraagt om een specialisme.’

USB-stick

Dhr. Karens denkt niet dat de privacywet is ontstaan omdat er op scholen veel dingen misgaan. ‘Wel zijn er de maatschappelijke ontwikkelingen, kijk naar de sociale media en de toenemende informatie-uitwisseling. Daardoor raakt deze wet ook onze scholen en zul je eraan moeten voldoen. Je hebt te maken met leerlinggegevens die soms behoorlijk vertrouwelijk van aard zijn. Het zou natuurlijk een kwalijke zaak zijn als een leerkracht onderweg z’n schooltas verliest waarin een USB-stick met vertrouwelijke informatie zit. Dan zie ik het nut van de privacywet wel in.’

Dhr. Karens noemt een ander voorbeeld. ‘Ik heb net voor jou koffie gehaald. Tegenwoordig ben ik er behoorlijk alert op dat ik mijn PC vergrendel als ik vijf of tien minuten wegloop bij mijn beeldscherm. Zo voorkom je dat een willekeurig persoon die binnenloopt de informatie kan zien.’

Kort voor de zomervakantie 2018 onderneemt de Eben- Haëzerschool een actie richting de ouders. Karens: ‘We hebben alle ouders een toestemmingsformulier gegevensverwerking gestuurd. Daarin kunnen de ouders aangeven of ze toestemming geven voor het gebruik van bepaalde gegevens en foto’s in de schoolgids, de schoolkrant, in nieuwsbrieven en voor het gebruik van digitale leermaterialen. Die formulieren hebben we allemaal teruggekregen; en ook met 100 procent toestemming. Daardoor merkte ik dat er in de ouderpopulatie geen bezwaren leven als de gegevens van hun kinderen maar zorgvuldig worden behandeld. We zijn in contact gekomen met een collega-school in de buurt en kregen spontaan wat werkdocumenten aangereikt. Maar ook dán wordt duidelijk dat het een tijdrovende, specialistische klus blijft!’

Pilot

Toen dhr. Karens een mail van de VBSO kreeg met de vraag om mee te doen aan een pilot, hoefde hij niet lang na te denken. ‘We zijn in contact gekomen met dhr. Peter Bults van Bults-info. Hij heeft op onze school een gesprek gevoerd met de directie, IB’er, ICT’er en een administratief medewerker erbij, om te horen wat onze wensen zijn.

Aansluitend is hij met een aanbod gekomen om ons te ontlasten. Ik ben daar tot op de dag van vandaag blij mee. Bults is nu voor ons de Functionaris Gegevensbescherming (fg). Hij komt hier binnenkort weer een morgen om het een en ander te regelen zodat we wettelijk gedekt zijn. Het mooie is dat de adviezen op maat worden gegeven, ze zijn schoolspecifiek: wat is er op deze school in deze situatie nodig om aan de AVG te voldoen? Er hangt wel een prijskaartje aan, maar als ik zie wat dit bureau ons uit handen neemt, is dat het geld en de moeite dubbel en dwars waard. En wij kunnen ons als schoolleiders bezig houden met onze kerntaken.’

Kennisnet

De Dr. C. Steenblokschool in Veenendaal heeft ervaring opgedaan met Kennisnet, zegt directeur E. Krijgsman. ‘Kennisnet heeft een heel uitgebreide documentatie over de AVG, wat ik ben gaan ordenen. Daarnaast biedt Kennisnet een handige checklist, waarmee je kunt nagaan of je alle onderdelen hebt geregeld. In een speciale kolom kan je de datum aangeven van de schoolplanning.’

Dhr. Krijgsman wijst op de betreffende kolom: ‘Kijk, de classificatie van gegevens en processen zijn besproken op de teamvergadering van 15 mei, kun je hier zien.’

De directeur merkt wel dat het onderwerp actief geagendeerd moet worden. ‘Het komt er voor het personeel gewoon bij,’ zegt hij. ‘Kennisnet heeft bijvoorbeeld een prachtige PowerPoint over een risicoanalyse. Als ik deze wil bespreken op de teamvergadering, stuur ik een mail met de vraag: jongens, ik heb vijf man nodig om eens een uurtje te kijken waar de risico’s van onze school liggen. Dan is er niemand die gelijk op staat en zegt: dat vind ik nou eens leuk. Ze zetten zich liever in voor onderwerpen die echt met het onderwijs te maken hebben.’

Poster

In de Veenendaalse school hangt een poster, waarop het personeel de tien belangrijkste privacythema’s kan zien: inloggen, vergrendelen, printen, geen USB-sticks, meekijkers, ID-check, social media, telefoon, administratie op orde en wachtwoorden. De poster geeft in kort bestek de do’s en don’ts van de privacy en is verkrijgbaar bij Cloudwise.

Dat de privacywet soms tot lastige situaties leidt, kan dhr. Krijgsman beamen. ‘We hebben brieven aan ouders verstuurd met de vraag om toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal. Een ouder gaf aan dat hun kind niet in de digitale nieuwsbrief getoond mag worden. Het ging om een leerling uit groep 8. Wat doe je dan als groep 8 afscheid neemt? Dan kan die leerling niet op de foto getoond worden. We hebben daar iets op bedacht, maar dit is wel een lastige situatie.’

Intussen is de Dr. Steenblokschool aardig op weg, blijkt uit het gesprek met dhr. Krijgsman. ‘Onlangs kreeg ik voor het eerst een versleutelde email. Dit is veiliger voor het versturen van onderzoeksverslagen. Weer een nieuwe stap dus. We zijn er steeds wel mee bezig, maar het moet blijvend de aandacht houden. Ik heb een checklist gemaakt met onderwerpen die de komende tijd in elk geval moeten gebeuren. En de documenten van Kennisnet zijn daarbij behulpzaam. Ze helpen je de goede richting op te gaan.’

J.C. (Jan Kees) Karels is interim-jurist op het gebied van de AVG en het privacyrecht bij de VBSO.

10 tips

PRIVACY & SECURITY
op school

1 inloggen
Twee-factor authenticatie: log in met je wachtwoord en een code die naar je telefoon wordt gestuurd.

2 vergrendelen
Pauze? Leer jezelf en je leerlingen aan om het scherm te vergrendelen. Log altijd uit na gebruik.

3 printen
Let op dat je geen gevoelige info bij de printer laat liggen of andermans printjes meepakt.

4 geen USB-sticks
Beperk het risico dat gegevens op de verkeerde plek terecht komen: werk niet met USB-sticks, sla je documenten op in de cloud.

5 meekijkers
Laat geen belangrijke papieren op je werkplek achter: iemand anders kan meekijken.

6 ID check
Wie heb ik aan de lijn? Controleer de identiteit van de beller, voordat je informatie vrijgeeft.

7 social media
Van welke leerlingen mogen er foto’s op de social media kanalen van de school terecht komen? Maak een afvinklijst voor ouders.

8 telefoonnummers
Een ouder vraagt om het nummer van een andere ouder? Vraag eerst toestemming voordat je telefoonnummers geeft.

9 admin op orde
Ouders mogen inzage vragen in het leerlingadministratiesysteem dus zorg dat je informatie correct en up-to-date is.

10 wachtwoorden
Ga net zo om met je wachtwoorden en die van je leerlingen als met je sokken:
- wijzig ze regelmatig
- deel ze niet met anderen
- gooi ze weg als er een gat in zit

Op de Dr. C. Steenblokschool in Veenendaal hangt een poster waarop het personeel de tien belangrijkste privacythema’s kan zien.

Aanbod functionaris gegevensbescherming (fg)

Scholen zijn verplicht een zogeheten functionaris gegevensbescherming (FG) aan te stellen. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft dit aangegeven op haar website en minister Slob heeft dit in een brief van oktober 2018 nog eens bevestigd. Naast de verplichting kan een FG-er goed ingezet worden om de puntjes op de ‘i’ te zetten bij de invoering van effectief privacybeleid op school.

De VGS en de VBSO hebben de handen ineengeslagen om een passend aanbod te doen voor een FG-er. In december is hierover een brief naar de scholen gestuurd. De aanbieder heet Bults-info en biedt de mogelijkheid de FG taken extern te beleggen via het FG plein. Ook kan een steunteam privacy ingehuurd worden om aan de AVG te voldoen.
Voor vragen over deze dienstverlening kan gemaild worden naar info@steunteam.nl.

Meer informatie: www.fgplein.com en www.steunteam.nl

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen