"Het intranet versterkt het gevoel erbij te horen"

Een intranet is een gesloten computernetwerk voor een bepaalde doelgroep, bijvoorbeeld een bedrijf of organisatie, waarbij dezelfde technologie wordt gebruikt als op internet. Simpel gezegd: een intranet is een interne website, meestal met koppelingen naar bestaande systemen. Een intranet kan volledig onafhankelijk van internet functioneren.

De reformatorische basisschool Eben-Haëzer in Teuge heeft begin dit jaar een intranet in gebruik genomen. De school telt ongeveer 560 leerlingen, voor een groot deel afkomstig uit Apeldoorn, en circa 50 man (vooral vrouw) onderwijzend personeel.

Het doel van de directie was het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening en het optimaliseren van de informatiestromen. Belangrijke punten hierbij waren besparing van tijd en het terugdringen van de steeds maar groeiende papierstroom. ‘We konden door de vele informatiebomen het bos niet meer zien. Er ontstond een informatie-infarct,’ zegt directeur A.C.W. Hak van de Eben-Haëzerschool. ‘Met het intranet kunnen we informatie managen.’

Communicatie veranderd
De communicatie is als gevolg van het intranet binnen vijf maanden al veranderd. ‘Mensen kijken niet meer in hun postvak, maar lezen van het beeldscherm,’ aldus Hak. ‘Dagelijks vinden ze er nieuws, ziekmeldingen en andere redenen van absentie van leerlingen en collega’s, zoals het overlijden van een familielid of een ziekenhuisbezoek. Daardoor ontstaat een grotere betrokkenheid met het wel en wee van de kinderen en het personeel.’

De ziekmeldingen werden vroeger mondeling of op een briefje doorgeven. ‘Nu gaat het sneller en beter. En je ziet ze nu allemaal op één plek van iedereen, dus je hebt een veel beter overzicht van wat er speelt. Als je nu zo’n kind op het plein ziet lopen, dan weet je wat ermee gebeurd is en kun je erover praten.’

Het intranet wordt dagelijks geactualiseerd. Naast de ziekmeldingen staan er ook zaken als roosters, aankondigingen en verslagen van vergaderingen met een link naar de bijbehorende stukken, sollicitatieprocedures, benoemingen en het programma van de actie voor een goed doel. Ook het voorlopige overzicht van de groepsindeling voor volgend seizoen is al geplaatst, met voor leerkrachten de mogelijkheid tot het geven van commentaar.

Hak: ‘We publiceren zo vaak dat je eigenlijk dagelijks moet kijken om geen nieuws te missen. Dat doet niet iedereen, maar veel mensen van wie je het niet zou verwachten, bijvoorbeeld omdat ze weinig affiniteit met computers hebben, blijken het wel te doen. En het proces corrigeert zichzelf snel: Je voelt je niet prettig als je informatie mist; het intranet versterkt het gevoel erbij te horen. Het is voor mij als directeur een middel geweest om de betrokkenheid van alle medewerkers te vergroten, vooral ook onder parttimers.’

Als service krijgen personeel en bestuursleden ongeveer één keer per twee weken een mailmagazine met de hoofdpunten van het nieuws en de mededelingen toegestuurd.

Minder papier
Directeur Hak concludeert dat ‘de papierwinkel’ na de introductie van het intranet sterk is verminderd. ‘Op dat gebied wordt ook werk bespaard, vooral het kopiëren en verspreiden. De gewonnen tijd wordt nu besteed aan verbetering van informatie. Dagelijks bijhouden kost tijd, maar het verhoogt de betrokkenheid zodanig dat het niet in geld en uren kan worden uitgedrukt.’

Je moet het lef hebben om de knop om te zetten van papier naar digitaal, vindt de basisschooldirecteur. ‘De agenda’s en de stukken staan op intranet, dus daar moet iedereen ze maar vanaf halen. We hebben ervoor gezorgd dat iedereen ook daadwerkelijk bij een pc kan. Ik moet wel eerlijk toegeven dat we aan het begin van de vergadering ook een paar agenda’s op papier neerleggen voor mensen die ze vergeten zijn. Maar op termijn is dat gewoon over.’

Hak vindt dat je als directeur een voortrekkersrol moet spelen bij de overschakeling van papier naar digitaal. ‘Je hebt te maken met verschillende mensen. De voorlopers willen meteen formulieren vanaf het intranet via e-mail inleveren. Anderen leveren ze getypt in en sommigen maken een print en schrijven daarop. Je moet mensen de tijd gunnen om ergens naartoe te groeien. Dat geldt zeker ook voor de onderwijssector. Maar ze voelen zelf dat alles trager loopt via papier. En als mensen het nut en het gemak ervan inzien, trek je ze zo over de streep.’

Content management
Het intranet is in nauwe samenwerking met de school gerealiseerd door InfoServe uit Apeldoorn. InfoServe levert een speciaal programma voor scholen, met aangepaste tarieven voor non-profitorganisaties. In het pakket wordt een stuk standaardfunctionaliteit geboden, zodat met weinig extra werk een goed onderhoudbaar intranet kan worden gebouwd.
Om het intranet te onderhouden en gemakkelijk informatie te kunnen toevoegen en wijzigen heeft de Eben-Haëzerschool gekozen voor een content management systeem (cms) van InfoServe. Daarmee zijn ook koppelingen naar het bestaande systeem aangebracht.

Na de implementatiefase functioneren het intranet en het content management systeem op de Teugse basisschool bijzonder stabiel. Directeur Hak is enthousiast over het gemak waarmee in het cms Word- en Excel-documenten op intranet geplaatst kunnen worden. ‘Op een heel snelle manier kun je dat soort zaken uploaden naar je cms. Dat werkt zeer tijdsbesparend.’

Een redactieteam van vijf mensen houdt het Eben-Haëzerschool-intranet bij. Zonder HTML-kennis kunnen ze allemaal met het systeem omgaan. Een van hen ‘doet’ de dagelijkse zaken. De anderen houden zich bezig met langetermijnzaken, zoals informatie over kwaliteitszorg en leerlingenzorg. Hak: ‘Dat alles is nu binnen drie muisklikken beschikbaar.’

Het intranet breidt zich steeds verder uit. Er wordt veel nieuwe informatie gepubliceerd. Kennis die eerst bij één persoon lag, komt nu veel breder beschikbaar. ‘Het leuke is dat kennis die in de organisatie wordt opgedaan, daarmee wordt teruggegeven aan de organisatie. Vervolgens kun je die weer gebruiken als input in lessen of vergaderingen,’ aldus de basisschooldirecteur.

Vindbaarheid
De vindbaarheid van informatie is volgens Hak sterk verbeterd. ‘Voorheen stond alles op veel verschillende plaatsen en moest je nog wel eens zoeken. Het vergde de nodige vasthoudendheid van leerkrachten om het juiste document te vinden, op het computersysteem of op papier. Dat leidde nog wel eens tot teleurstellingen. Structuur is op een intranet veel beter in beeld te brengen. De informatie wordt veel zorgvuldiger geselecteerd en je stelt hogere kwaliteitseisen als je publiceert.’ En ook de zoekmachine maakt het vinden van informatie aangenamer.

Opvallend was de betrokkenheid vanuit het bestuur. In het begin hebben de bestuursleden een tijdje via internet toegang gehad tot het intranet. Daarmee werd voor hen de afstand tot de organisatie veel kleiner. ‘Een van mijn wensen voor de nabije toekomst is daarom een module voor het bestuur en één voor de ouderraad’, aldus Hak.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen