Administratie en beheer

Richtlijnen voor de administratie en het beheer treffen we aan in Ordinantie 15 van de kerkorde en wel in art. 15 e.v.

De jaarrekening dient ingevolge art. 21 van Ord. 15 te worden toegezonden ter goedkeuring aan het provinciaal college van toezicht. De jaarrekening geeft een beeld van de inkomsten en de uitgaven. Bij inkomsten denken we aan koliekten, giften, baten m.b.t. gebouwde en ongebouwde eigendommen en ontvangen rente. De uitgaven worden meestal naar onderdeel gespecificeerd. Wij kunnen hier denken aan: ondersteuningen, gehandicaptenwerk, maatschappelijk werk en gezinszorg, zieken-en bejaardenzorg, bijdrage aan diakonale instellingen, lasten, bijdrage kosten bredere kerkelijke organen en overige kosten. De jaarrekening kan ons echter maar ten dele helpen om de vraag te beantwoorden of er een goed diakonaal beleid gevoerd is. We weten immers niet op grond waarvan besloten is om voor de verschillende posten gelden beschikbaar te stellen. Welke keuzen zijn gemaakt en welke motieven liggen er aan ten groiidsla'g?

Het maken van keuzen en het afwegen van bedragen heeft te maken met begroten. Een begroting maken heeft een doel, een begroting zet een route uit waarlangs het diakonale handelen het komende jaar gestalte hoopt te krijgen. Een begroting is ook niet een kopie van de vorige jaarrekening afgerond op hele guldens. Een begroting is ook niet een stuk dat na vaststelling in de kerkeraad in het archief verdwijnt of een stuk dat vertrouwelijk door kerkeraad en diakonie wordt besproken en niet ter kennis van de gemeente mag komen.

Een begroting is wèl een stuk gereedschap en wordt het hele jaar door gebruikt. Het nut van het opstellen van een begroting kan als volgt kort worden weergegeven:1. men wordt er door aangezet om jaarlijks de diakonale zaken op een rij te zetten en plannen te maken voor het volgende jaar;

2. men geeft vooraf aan kerkeraad en gemeente een verantwoording van de financiële plannen van de diakonie;

3. een door de kerkeraad goedgekeurde begroting geeft een vrij mandaat aan de diakonie om begrote posten uit te voeren;

4. men kan met een begroting de uitgaven in de loop van het jaar bewaken; men zorgt er daarbij tevens voor dat er geen overschotten aan diakonaal geld ontstaan;

5. een begroting geeft de mogelijkheid om te komen tot een evenwichtige verdeling van de diakonale gelden over de verschillende doelen;

6. wanneer men de begroting in de loop van het jaar regelmatig op tafel laat komen, dan kan men ook kontroleren of de gemaakte plannen inderdaad worden uitgevoerd.

Voordelig saldo

Er zijn diakonieën, die hun begroting of jaarrekening afsluiten met een voordelig saldo. Wil dit zeggen dat aan alle diakonale verplichtingen werd voldaan of kunnen de diakonieën niet voldoende diakonale doelen vinden? Ook worden diakonale fondsen nogal eens gebruikt om een voordelig saldo op een zogenaamde 'verantwoorde' wijze weg te werken.

Indien een diakonie een diakonaal fonds in het leven roept, dan zal dit een konkreet omschreven doel moeten hebben. Het fonds dient dan ook binnen afzienbare tijd daadwerkelijk gebruikt te worden. Een fonds vormen zonder een konkreet doel voor ogen hebben, is in feite dus niets anders dan 'potten' met geld dat daarvoor niet bestenid is. De gemeente heeft het geld gegeven met het doel er diakonaal mee te werken.

Reserveren

Als argument om geld te reserveren wordt genoemd: 'iets achter de hand hebben voor slechtere tijden'. De vraag is echter: wanneer komen deze slechtere tijden? We kunnen nooit over slechte tijden spreken, als vandaag in de derde wereld per dag 160.000 mensen dood gaan van de honger!

Hoe groot moet de armoede en ellende in de wereld zijn, voordat wij ophouden met reserveren?

Vermogen

De vraag kan gesteld worden 'wat is het nut van vermogen? ' De vraag of het vermogen een diakonaal doel heeft wanneer het belegd wordt in aandelen en effekten is zeer twijfelachtig! Het toevoegen van de rente aan het vermogen is zeker nutteloos en dient geen enkel diakonaal doel. Het nut van vermogen kan alleen zijn, dat de opbrengst werkelijk diakonaal besteed wordt. Bij vrijkomend bezit zou overwogen kunnen worden om een deel te bestemmen voor een diakonaal projekt. Een ander deel zou op zo'n wijze belegd kunnen worden, dat een zo groot mogelijk diakonaal rendement kan worden verkregen. Diakonaal gezien ligt besteden meer voor de hand dan beleggen. Een en ander is sterk afhankelijk van de plaatselijke situatie.

Mogelijkheden voor beleggen

Bezit beheren is meer dan alleen bewaren. Het geld is de diakenen toevertrouwd met de bedoeling daarmee diakonale taken

mogelijk te maken, resp. uit te voeren. In de praktijk betekent dat: werken met de opbrengst van het belegde resp. uitgeleende kapitaal. En... hoe meer rente, hoe meer werkkapitaal. De vraag is echter of de rente-opbrengst het enige kriterium is. Een bedrijf dat aandelen of obligaties uitgeeft heeft allerlei aktiviteiten: het fabriceert, - betrekt grondstoffen en levert produkten, voert een bepaalde afzetpolitiek. Een bank probeert de haar toevertrouwde gelden tegen zo gunstig mogelijke kondities weer uit te lenen aan projekten, bedrijven en landen.

Stel je voor dat zo'n bedrijf door internationale vestigingen meehelpt onderdrukking in stand te houden of door bepaalde grondstoffen-of afzetpolitiek de slechte voedselsituatie in de derde wereld in stand houdt of bevordert. Dan zou het zelfs zo kunnen zijn dat de diakonie met de renteopbrengst hulp biedt in situaties die het gevolg zijn van het gebruik van haar eigen kapitaal. Het gaat hier om het principe. Het gaat er niet om of dat precies zo ergens gebeurt. Wel staat recht overeind de konstatering, dat er veel bedrijven en banken zijn die winst veel belangrijker vinden dan ethiek. Zodra we dat konstateren, dan moeten er voor een goed beheer van diakonaal geld meer kriteria gelden dan alleen de hoge winsten. Dat is een kwestie van geloofwaardigheid. Voor diakonieën moeten juist de ethische overwegingen zwaarder wegen. Nadere informatie over beleggingsmogelijkheden zijn verkrijgbaar bij de GDR te Driebergen of de Provinciale Diakonale Commissies.

Diakonaal beleidsplan

Bij een begroting en een jaarrekening gaat het om cijfers, om een financieel beleid. Toch kan financieel beleid nog geen diakonaal beleid zijn. Achter cijfers gaan immers niet zichtbare keuzen schuil. Welke keuzen zijn dan gemaakt? Uit de cijfers kunnen wij dit niet halen. Wil een begroting echt tot haar recht komen, dan is hiermee onlosmakelijk een diakonaal beleidsplan verbonden.

Een diakonaal beleidsplan zorgt uiteindelijk voor het financiële plaatje en niet andersom. In een diakonaal beleidsplan wordt de diakonale opdracht en verantwoordelijkheid verbreed en verdiept. In het kort kun je zeggen: 'Beleid is het onderkennen van de diakonale doelstellingen en het zoeken van wegen om deze doelstellingen te bereiken'.

Zo krijg je zicht op wat je doet, maar ook op wat je wilt doen en ook moet doen als diakonie. In een beleidsplan worden deze zaken nader omschreven en nader uitgewerkt in een werkplan.

Over steun aan de kerkvoogdijkas en samenwerking met de kerkvoogdij

Enkele vooropmerkingen

1. De diakonie streeft wel naar samenwerking, maar niet naar samenvoeging met de kerkvoogdij. Overleg/samenwerking bij bijv. het koUekterooster en de begroting, omdat er veel in elkaar overlopende posten zijn. Tevens zou een gesprek plaats kunnen vinden over welke posten tot de verantwoordelijkheid van de diakonie en welke tot de verantwoordelijkheid van de kerkvoogdij behoren. In het verleden zijn teveel kostenposten verschoven van kerkff voogdij naar diakonie. (Hierbij valt te denken aan de kosten voor het jeugdwerk, het evangelisatiewerk, katechesemateriaal, bejaardenwerk e.d.)

Voor de diakonie geldt als uitgangspunt: het geld bestemmen voor mensen in sociaal/ekonomische nood. Tevens zou overlegd kunnen worden over het gezamenlijk afstaan van enkele koliekten voor een fonds algemene christelijke doeleinden, te beheren door de diakonie en waaruit verschillende instanties en instellingen die pastoraal van aard zijn gefinancierd kunnen worden zoals bijv. bijbelgenootschap, bond tegen het vloeken, jeugdwerk, evangelisatiewerk enz. enz.

2. Geen gemeenschappelijke koliekten met kerkvoogdij, maar duidelijk gescheiden koliekten met duidelijk omschreven diakonale doelen. Op bid-en dankdagen primair voor de diakonie kollekteren.

3. Diakonieën moeten kerkvoogdijen niet beschouwen als de nieuwe armen (overheveling). In een enkele noodsituatie is tijdelijke hulp mogelijk, bijv. door een lening tegen lage rente.

Kriteria inzake overhevelingsverzoeken

Onderstaand enkele richtlijnen als uitgangspunten voor steun aan de kerkvoogdij:

1. er moet een goed inzicht zijn in de financiële positie van de kerkvoogdij;

2. alle mogelijkheden voor intensivering en uitbreiding van de kerkvoogdelijke middelen moeten zijn benut;

3. er moet een gunstig advies zijn van de PDC en de PKC;

4. het moet gaan om een overbrugging van enkele jaren. Daarna moet de financiële positie van de kerkvoogdij weer gezond zijn;

5. het levend geld van de diakonie moet in de afgelopen jaren uitgegeven zijn aan diakonale doeleinden (geen 'sluikoverhevelingen');

6. levend geld komt nimmer in aanmerking voor overheveling;

7. indien er door de diakonie een lening wordt verstrekt, dan dient de diakonie aan te geven wat de voornemens zijn te gaan ondernemen met de revenuen van de verstrekte lening (bijv. het steunen van een diakonaal projekt).

Met de praktijk van overhevelen wordt slechts op korte termijn — zo mogelijk — kerkvoogdelijke problemen opgelost. De vraag dient dan ook bij overheveling steeds weer aan de orde te komen: 'is dit een juiste aanpak of vragen problemen van kerkvoogdelijke aard niet veel meer om een fundamentele aanpak? '

Tot zover het rapport van de Gelderse Provinciale Diakonale Commissie. Wij hopen, dat dit rapport, maar ook de andere rapporten van GDR en PDC's binnen de diakonieën, onderwerp van gesprek en bezinning mogen zijn. Het mag voor diakenen wel een gave zijn, om het diakonale geld op een verantwoorde wijze te besteden. Om goede uitdelers te zijn! Gaven, die wij niet van onszelf hebben, maar gaven van God! Gaven zijn er om dóór gegeven te worden. Paulus spreekt over: uitdelers der menigerlei genade Gods. Treffend is hier het grondwoord, wat ons spreekt van economen of rentmeesters! En rentmeesters heersen niet, maar dienen! En dat heeft weer alles te maken met het diaken zijn.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen