Het belang van uw archieven

Eén van de taken van de Archiefdienst van de Nederlandse Hervormde Kerk is, gemeenten van advies te dienen bij het archiefbeheer.
Daartoe hebben wij onder meer beschikbaar een boekje: 'Richtiijnen voor het beheer van de kerkelijke en semikerkelijke archieven'*.
Goed archiefbeheer is altijd nodig. Een 'archiefbeheerder' bij elke gemeente is essentieel. De nadruk in dit artikel leg ik op een verantwoord beheer van de archieven van gemeenten. Het zal u duidelijk zijn dat dit mutatis mutandis geldt voor alle kerkelijke archieven.
Archieven hebben verschillende functies.
Archiefbescheiden hebben bij hun ontstaan een administratieve en bestuurlijke functie. Na verloop van tijd krijgt een archief ook cultuur- historische betekenis, die met het verstrijken van de tijd steeds belangrijker wordt.
Anders gezegd: archieven bevatten in de eerste plaats bewijsstukken van het handelen van gemeenten, de rechten en verplichtingen. Vervol- gens worden zij een onderdeel van het historisch erfgoed van gemeenten, een authentieke bron voor kennis van het verleden, van belang voor menige tak van wetenschap.
Het praktische èn historische nut van archieven vloeit voort uit de informatie die in archiefstukken ligt opgeslagen. Hun informatieve waarde zowel in de aktuele als in de historische situatie is zo belangrijk dat ze aparte aandacht verdienen en noodzaken tot een verantwoord beheer.

Uit de archieven valt heel wat te lezen, dat licht werpt op de geschiedenis van de gemeente in vroeger eeuwen. Notulen, correspondentie, rekeningen, koopakten, bouw-/restauratietekeningen van kerkgebouwen en pastorieën enz. In de 19e eeuw komen gemeenteleden – merendeels predikanten – los evenwel van de kerkelijke organisatie, tot de oprichting van liefdadigheidsverenigingen en zondagsscholen, later gevolgd door jongelings- en meisjes-, mannen- en vrouwenverenigingen. 'Richtingorganisaties' kwamen tot stand. Hervormden organiseerden zich bijvoorbeeld ter bevordering van het Christelijk onderwijs en ter bestrijding van het drankmisbruik. Kort na de laatste eeuwwisseling is het gemeenteleven hoe langer hoe meer in banden geleid.
Archieven van gemeenten leveren belangrijk gegevens, maar ook de archieven van al die verenigingen die ik noemde. De vraag is echter: wáár zijn ze gebleven? Slechts van een enkele vereniging zijn archiefstukken bij archieven van de hervormde gemeente bewaard gebleven. Ik vermoed echter dat er, met name bij oudere gemeenteleden, nog wel archiefstukken aanwezig zijn. Gevoegd bij de archieven van de eigen gemeente kan de inhoud van deze stukken helpen een beter zicht te krijgen op het kerkelijk leven in voorbije jaren.
Zou ieder, die ooit in het bestuur van een, misschien al lang geleden, opgeheven vereniging heeft gezeten, of wiens vader of grootvader daarvan deel heeft uitgemaakt, niet eens in de kasten en op zolder willen kijken? Misschien dat er in een vergeten hoekje een notulenboek, een map met brieven, een kasboek of wat dan ook, ligt te verkommeren – om straks wellicht te worden weggegooid?
Zouden besturen van nog bestaande verenigingen – ik denk aan zondagsscholen, wijkverenigingen, mannen- en vrouwenverenigingen, enz. – eens willen overwegen hun archieven, voor zover deze voor de dagelijkse gang van zaken niet meer nodig zijn, ook bij de archieven van de gemeente te voegen, opdat deze niet te enigertijd verloren gaan?

Wat behoort tot het archief?
De stukken, die in ieder geval in het archief bewaard moeten worden, zijn
• de notulen van vergaderingen;
• ingekomen brieven en stukken, alsmede kopieën van uitgaande brieven, voorzover de inhoud dit redelijkerwijs gewenst maakt;
• doop-, lidmaten- en trouwboeken;
• goedgekeurde jaarrekeningen van inkomsten en uitgaven (diaconie en kerkvoogdij);
• bouwplannen en tekeningen van kerkgebouwen, pastorieën en andere kerkelijke gebouwen;
• verslagen en rapporten, die bij of krachtens ordinantie zijn voorgeschreven;
• alle stukken gedagtekend vóór 1900;
• allerlei drukwerk zolals kerkblad, gemeentegids, herdenkingsuitgave, prentbriefkaarten van het kerkgebouw, foto-albums en dergelijke. Dit alles heeft in het algemeen historische waarde en dient dus te worden bewaard (dat kan het beste voor deze stukken als documentatie aan het archief toe te voegen). En dan niet te vergeten zijn de relevante stukken van semikerkelijke-archieven zoals jeugdverenigingen, mannen- en vrouwenverenigingen.

Verantwoord beheren
Archief vormt zich direkt bij het ontstaan van een gemeente. Vaak dus al vanaf het einde van de zestiende eeuw.
Vooral de oudere archiefstukken zijn van historisch belang en worden nogal eens geraadpleegd voor (wetenschappelijk) onderzoek. Dit vereist bijzondere zorg: een ruimte met klimaatbeheersing, eventuele restauratie, studieruimte voor onderzoekers, toezicht op gebruik, e.d. Ook is een inventaris met historische inleiding gewenst.
Van een gemeente kan redelijkerwijs niet worden verlangt dat ze hierin zelf voorziet. Het merendeel van de gemeenten zal dat ook financhieel niet kunnen opbrengen.
Wat dan?
De overheidsarchiefdiensten zijn, zoals bepaald in de Archiefwet, uitgerust om de archievenvan de overheid in goede en geordende staat te bewaren. De overheid stelt zich op het standpunt dat archieven van privaatrechtelijke herkomst (zoals kerkelijke archieven) van zodanig belang zijn, dat hun behoud belangrijk voor de gemeenschap is. Daarom stellen deze archiefdiensten hun materiële en personele voorzieningen ook beschikbaar stellen voor het bewaren en beheren van oudere kerkelijke archieven.
Dit houdt in dat een gemeente het beheer (niet het eigendom!) van haar oudere archieven kan overdragen aan een overheidsarchiefdienst. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Afspraken kunnen worden gemaakt over periodieke aanvulling. Over de wijze waarop zo'n overdracht plaatsvindt, kan de 'archiefbeheerder' kontakt opnemen met de archiefdienst van de Nederlandse Hervormde Kerk. Het aantal archieven van hervormde gemeenten ondergebracht bij overheidsarchiefdiensten, is al aanzienlijk.
Een archiefkast, waarin de jongere archieven worden bewaard is eveneens gewenst. Anbevolen indeling: per college een plank (legbord); waar de onderwerpen die regelmatig voorkomen in een afzonderlijke map worden opgeborgen. Regelmatig moet de scriba/secretaris de stukken die niet meer in behandeling zijn, overdragen aan de 'archiefbeheerder'. Regelmatig dienen niet-relevante stukken te worden vernietigd. Periodieke aanvulling van de bij een overheidsarchiefdienst in beheer gegeven oudere archieven, moet plaatsvinden.

De archiefconculenten
Daadwerkelijk verleent een aantal archiefconculenten bijstand. Dit zijn vrijwillige medewerk(st)ers met kennis van archiefbeheer. Zij zijn voor de gemeenten in hun regio een grote steun. Het aantal conculenten is, mede door vergrijzing, nogal gedaald en in maar een beperkt aantal classis/ringen is een conculent beschikbaar. Gaarne beveel ik deze zinvolle en bijzonder noodzakelijke taak in uw aandacht aan. Wilt u archiefconculent worden? Kent u iemand van wie u denkt dat zij/hij hiervoor geschikt is? Belt u of schrijft u ons gerust.
Wij kunnen nog zoveel voorlichting en adviezen geven en in een enkel geval ook zelf behulpzaam zijn, men moet zelf het belang van goed archiefbeheer onderschrijven en er ook naar handelen. Hoe moeilijk dat in de praktijk vaak ook is.
Ik ben er van overtuigd dat op deze wijze prima voorwaarden worden geschapen voor goed archiefbeheer. Als we die weten te realiseren kunnen we de toekomst met vertrouwen tegemoet zien.
Gaarne sluit ik af met de wens:
Iedere hervormde gemeente een 'archiefbeheerder'.

J.C.M. van Haastrecht

* te bestelen bij:
Archiefdienst van de Nederlandse Hervormde Kerk, Postbus 405, 2260 AK Leidschendam, tel. 070-3131218.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen